Finanzen allgemein

„Werden Sie Ihre analogen Gewohnheiten los“ – ein Interview mit Ute Schröder 1024 683 C4B

„Werden Sie Ihre analogen Gewohnheiten los“ – ein Interview mit Ute Schröder

Bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen ist noch viel Luft nach oben. Woran hapert es und welche Voraussetzungen müssen insbesondere Finance-Experten schaffen? Ute Schröder erläutert im Interview, welche Voraussetzungen Digital Finance benötigt und welche Rolle der Prozessdokumentation zukommt.

 

Die Digitalisierung macht auch im Finanz- und Rechnungswesen Fortschritte, aber offenbar ist noch deutlich Luft nach oben. Laut verschiedener Studien hat rund die Hälfte der Firmen ihre Daten und Prozesse noch nicht für die Digitalisierung fit gemacht. Was sind Ihre Erfahrungen?

 

Ute Schröder: Aus meinen Gesprächen mit Finance-Fachkräften kann ich das nur bestätigen. Viele Unternehmen buchen beispielsweise ihre Rechnungen noch papierhaft, dabei ist das papierlose Rechnungswesen heute nicht nur für große Konzerne, sondern auch für KMUs möglich. Moderne Software ermöglicht die Automatisierung der Buchhaltung. Trotzdem geht es bei manchen Firmen nur langsam voran.

 

Woran liegt das?

Ute Schröder: Wenn Sie widersprüchliche Daten aus vielen Quellen haben, ist das schlecht, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation brauchen Sie einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.

 

Was sind denn die Voraussetzungen, die zunächst erfüllt werden müssen?

Ute Schröder: Die Digitalisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Jedoch ist es eine Mammutaufgabe, alle Prozesse, die im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

 

Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Ute Schröder: Wir haben kürzlich in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens gehört. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie einmal den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund 3 Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.

 

Das Thema Sonderlösungen ist sicherlich jedem Finance-Experten bekannt.

Ute Schröder: Neue Technologien lassen sich erst einsetzen, wenn man standardisierte Prozesse hat. Das ist die Voraussetzung. Einer unserer Experten, Denis Glowicki – CFO bei den Wicke-Werken, hat in seinem Gastbeitrag einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem man die vor- und nachgelagerten Prozesse seiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennt. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So kann keine Verbesserung und Optimierung mehr im Ablauf eintreten. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen.

 

Wie geht man die Aufgabe der Prozessdokumentation am besten an?

Ute Schröder: Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.

 

Wie genau funktionieren die Manuals?

Ute Schröder: Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert! Nach Installation der Software kann direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung gearbeitet werden und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance.

„Corona ist ein Gegenspieler zum Datenschutz“ – ein Interview mit Wolf-Werner Alebrand (1/2) 1024 671 C4B

„Corona ist ein Gegenspieler zum Datenschutz“ – ein Interview mit Wolf-Werner Alebrand (1/2)

Zwei Jahre ist es jetzt her, dass die DSGVO viele Unternehmer zum Verzweifeln gebracht hat. Inzwischen ist zwar Ruhe eingekehrt, doch in den vergangenen 24 Monaten wurden erhebliche Bußgelder wegen Verstößen verhängt. Grund genug, den Scheinwerfer einmal wieder auf das Thema Datenschutz zu richten. Im Interview Wolf-Werner Alebrand, Spezialist für Compliance- und Datenschutz-Management.

 

Herr Alebrand, Ende Mai vor zwei Jahren trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Wo stehen wir heute?

Wolf-Werner Alebrand: Obwohl die DSGVO bereits zwei Jahre vor ihrem Inkrafttreten im Jahr 2018 angekündigt wurde, schienen viele Unternehmen doch von ihr überrascht worden zu sein. Erst wenige Wochen, oft erst wenige Tage vorher, häuften sich auch bei mir die Anfragen, wie nun die Bestimmungen umzusetzen sind. Und bis heute haben viele Unternehmen noch nicht gänzlich ihre Hausaufgaben erledigt. Insgesamt mangelt es noch an Klarheit in der Anwendung, der Beratungsbedarf ist also hoch geblieben. Aber die zunächst befürchteten großen Abmahnwellen sind ausgeblieben.

Kann man schon eine Zwischenbilanz ziehen?

Wolf-Werner Alebrand: Die EU-Kommission zieht in ihrem Bericht aus dem Juni eine weitestgehend positive Bilanz der ersten zwei Jahre. [Anm. der Redaktion: nachzulesen hier]. Danach genießt die DSGVO national eine hohe Akzeptanz und wurde, mit Ausnahme von Slowenien, von den europäischen Mitgliedsstaaten in eigenes nationales Recht umgesetzt. Und auch international hat die DSGVO Schule gemacht. Beispielsweise haben Länder wie Japan oder Brasilien oder Staaten wie Kalifornien mit ihrem California Consumer Privacy Act die Regelungen adaptiert. Das macht die wirtschaftliche Zusammenarbeit einfacher.

 

Die drohenden Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO können mit bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens ja erheblich sein. Wurden diese auch durchgesetzt?

Wolf-Werner Alebrand: Die Zahl der wirksamen Verfahren sind gestiegen. Aufsehen erregt haben beispielsweise die hohen Strafen für Unternehmen wie die Hotelkette Marriott in Höhe von 110 Millionen Euro oder Google in Höhe von 50 Millionen Euro. Auch in Deutschland gab es hohe Bußgelder. Die Deutsche Wohnen musste beispielsweise 14,5 Millionen Euro dafür zahlen, dass sie Mieterdaten nicht rechtzeitig gelöscht haben. Gute Gründe also, sich als Unternehmen intensiv mit der DSGVO auseinanderzusetzen.

 

Was hat sich Ihrer Ansicht nach seit Inkrafttreten der DSGVO zum Positiven hin verändert?

Wolf-Werner Alebrand: Mit Einführung der DSGVO hat sich auch das Bewusstsein über die Sensibilität von Daten verändert, das kann man auch leicht bei sich selbst feststellen. Datenschutz ist nicht nur „nice to have“, sondern ein Grundrecht. Und das kann jetzt besser durchgesetzt werden. Die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten wurden erheblich verschärft. Zudem ist der Datenschutz als Verkaufsargument angekommen, auch in Hinsicht auf Compliance sowie erste Zertifizierungen.

 

Es ist vielfach zu lesen, dass die EU-Verordnung speziell bei europäischen Unternehmen wie ein Katalysator für mehr und vor allem wirksamere IT-Sicherheit gesorgt hat. Inwiefern ist das so? Und: teilen Sie diese Ansicht?

Wolf-Werner Alebrand: Ich nenne es gerne den „heilsamen Druck der Gesetze“. Die angedrohten Bußgelder erzeugen den notwendigen Handlungsdruck, damit die Regeln auch umgesetzt werden. Ansonsten fragen sich viele Unternehmen: Warum kümmere ich mich überhaupt um den Datenschutz? Aus diesem Zwang heraus werden Projekte aufgesetzt und Prozesse unter die Lupe genommen, für die vorher oft nicht die Ressourcen bereitgestellt wurden. Insofern hat so ein Gesetz auch positive Nebeneffekte, das gilt auch für einzelne Bereiche wie die IT.

 

Mit der Corona-Pandemie wurden viele Arbeitsplätze quasi über Nacht an den heimischen Schreibtisch oder gar Küchentisch verlagert. Wie geht es dem Datenschützer damit?

Wolf-Werner Alebrand: Corona war zunächst einmal ein Gegenspieler zum Datenschutz. Viele Unternehmen mussten möglichst schnell ihre herkömmlichen Arbeitsprozesse umstellen. Nur wenige hatten aufgrund des finanziellen und zeitlichen Drucks die Zeit, auch noch passende Schulungen für ihre Mitarbeiter zu organisieren. Ad hoc wurden Videokonferenzlösungen eingesetzt und Messenger-Gruppen gegründet, private Hardware genutzt, häufig mangels ausreichender dienstlicher Laptops. Und Firmendokumente lagen am heimischen Küchentisch, zwischen den Schulaufgaben der Kinder. Alles Themen, bei denen sich dem Datenschützer die Nackenhaare sträuben. Unternehmen tun gut daran, im Sinne einer gezielten Prävention von Datenschutzverstößen auch für die Remote-Arbeit einige Vorgaben einzuführen. Angefangen von Arbeitsanweisungen zu dem Umgang mit Papierdokumenten im häuslichen Umfeld über Vorgaben zur IT-Sicherheit, beispielsweise dem Einsatz von Passwörtern, bis hin zu dem sicheren Zugriff auf den Unternehmensserver. Einen guten Überblick über notwendige Maßnahmen im Homeoffice bietet ein Dokument des Bayerischen Landesamtes für Datenschutz.

Lesen Sie im zweiten Teil unseres Interviews mit Wolf-Werner Alebrand mehr zur Frage, wie detailliert ein Informationssicherheitskonzept sein sollte und welche Maßnahmen Firmen zum Schutz vor Cyberattacken treffen müssen.

 

Über Wolf-Werner Alebrand

Wolf-Werner Alebrand ist Spezialist für Compliance- und Datenschutz-Management und berät und unterstützt Unternehmen zu Themen des betrieblichen Risikomanagements und als Interimsmanager.

Wolf-Werner Alebrand auf LinkedIn und Xing.

Digitalisierung versus Automatisierung – Ein Gastbeitrag von Denis Glowicki (1/2) 1024 683 C4B

Digitalisierung versus Automatisierung – Ein Gastbeitrag von Denis Glowicki (1/2)

Ist die Automatisierung eines Prozesses schon Digitalisierung? Was wir heute mit Digitalisierung doch eigentlich meinen sind Datennutzung und Automatisierung, sagt Denis Glowicki. Der Finance-Manager befasst sich in seinem Gastbeitrag unter anderem damit, wie Unternehmen sich von ihren analogen Gewohnheiten verabschieden können.

Warum tun wir eigentlich in letzter Zeit ständig so, als wäre Digitalisierung etwas Neues? Fast 70 Jahre sind seit der Erfindung des ersten funktionsfähigen Computers vergangen, der Erfinder schon lange verstorben und wir benutzen hunderte von Mikrochips jeden Tag. Bei vielen von Ihnen überwachen diese kleinen Helferlein sogar schon den Schlaf, ganz Verrückte tragen Chips bereits unter der Haut. Ich finde, wir sind schon ziemlich digital. Es lässt sich natürlich noch viel weiter ausbauen, aber was wir heute mit Digitalisierung doch eigentlich meinen sind Datennutzung und Automatisierung, oder? Habe nur ich das Gefühl das medial immer alles in einen Topf geworfen wird? Diese beiden Stichworte sind der große Hype, Digitalisierung war und ist nur die Vorstufe und Grundlage dessen was wir eigentlich tun wollen und müssen. Nur Informationen, die in digitaler statt analoger Form vorliegen, können durch andere Computer analysiert, wieder- und weiterverwertet werden. Das ist es doch, worum sich die aktuellen Diskussionen eigentlich drehen und das ist Automatisierung.

Digitalisierung macht die Informationen nur schneller und leichter verfügbar. Für den Geschäftsalltag ist das ganz sicher schon eine deutliche Erleichterung. Dieser Prozess läuft bereits seit fast 30 Jahren, ist mit Sicherheit noch lange nicht abgeschlossen, wie wir im Folgenden noch sehen werden, und hat schon einige Berufsbilder verändert. Vergleichen Sie doch mal die Anzahl der Sekretariate und die Aufgaben der Büroassistenz damals und heute. Aber der große Hub im Fortschritt, von dem so ziemlich alle Berufstätige betroffen sein werden, da gebe ich allen anderen Recht, stellt sich erst mittels Schnittstellen und Datenanalyse. In der Realität arbeiten die Unternehmen aber noch in einer Welt voller Medienbrüche.

Wissen Sie auch nicht, wie Sie in Ihrem Unternehmen diesen nächsten Schritt angehen sollen? Sie träumen von Smart-Factories und fragen wie Sie Ihr Unternehmen schnell dahin bekommen sollen? Vergessen Sie’s, gehen Sie drei Schritte zurück und fangen Sie viel weiter vorne an. Wir müssen alle erstmal unsere Hausaufgaben machen, sonst ist das in etwa so, als hätte Herr Gutenberg gerade den Buchdruck erfunden und wir starten eine Diskussion über E-Book-Reader. Deswegen handelt der zweite Teil dieses Beitrags auch nicht von schlauen Fabriken sondern von den Humanus data vecturas.

Der „Humanus data vecturas“

Die Lateinlehrer unter Ihnen mögen bitte entschuldigen. Übersetzen wir es daher mal als humanoide Datentransporteure, dieser Begriff ist eine Eigenkreation. Was ist damit gemeint? Nun ja, die Wirklichkeit wie wir in unserem beruflichen Alltag mit digitalen Daten umgehen und immer wieder in analoge Strukturen zurückfallen ist schon erstaunlich. Dieser Artikel handelt von fehlenden Maschine-Maschine Interaktion statt derer Mitarbeiter als Analog-Digital-Wandler fungieren. Das ist weder abwertend noch überheblich gemeint. Dabei möchte ich mich auch nicht ausnehmen. Ich gehöre auch noch bei vielen Tätigkeiten zu dieser Spezies. Dieser Teil des Beitrags soll nur das Problem beschreiben und damit dem ein oder anderen die Augen öffnen. Sie können mir auch gern widersprechen, vielleicht sind Sie über diese Evolutionsstufe in Ihrem Unternehmen schon hinaus. Aber nun genug der Verwirrung, die ich bei Ihnen wahrscheinlich gerade gestiftet habe. Schauen wir uns ein Beispiel aus dem Unternehmensalltag der meisten KMU’s an.

Einkäufer Kurt Billig soll beim Lieferanten Peter Weiss 100 Kartons Druckerpapier bestellen.  Lassen Sie uns mal gemeinsam den möglichen Weg und die Interaktionen verfolgen bis die Rechnung für diese Lieferung bezahlt werden kann.

Herr Billig erstellt also eine neue Bestellung im ERP-System. Lieferantenstammdaten, Artikelnummer, Preis ist alles in der Datenbank hinterlegt. Ruckzuck ist die Bestellung fertig. Aber nein, was tut er nun? Er druckt die Bestellung aus! Oh mein Gott, er hat die schönen digitalen Daten wieder analogisiert. Nein, nein, nein, das passiert bei Ihnen natürlich nicht mehr. Sie schicken Ihrem Lieferanten Peter Weiss sicher eine automatisierte E-Mail mit der Bestellung im Anhang als pdf-Datei. Aber was macht der Herr Weiss jetzt damit? Er öffnet die E-Mail nebst pdf-Anhang, kann diese Informationen aber nicht in sein ERP übernehmen, sucht deshalb in seiner Software die richtigen Kundenstammdaten heraus, tippt Artikelnummer und Menge in einen neuen Kundenauftrag ein, prüft nochmal ob die Lieferanschrift auf der Bestellung mit den Informationen im Kundenstammsatz übereinstimmt und drückt dann endlich die <Speichern>-Taste und ist so stolz wie er mit der Technik umgehen kann.

Na, haben Sie ihn erkannt? Das ist der „Humanus data vecturas“ in seiner reinsten Form. Er nimmt digitale Daten in sich auf um mit seinen analogen Künsten des Zwei-bis-vier-Fingertippens auf einem 104-Tasten-Cherry-Instrument alles in die nächste hochmoderne SQL-Datenbank zu transportieren, braucht dafür etwa 5hoch12 mal so lange und macht dabei unendlich mal mehr Fehler als würden diese beiden Datenbanksystem unter Ausschluss von Herrn Weiss und seinem tollen Instrument direkt miteinander kommunizieren.

Ich denke, Sie haben das Problem spätestens jetzt verstanden und um die Geschichte nicht unnötig in, die Länge zu ziehen, so geht es mit den Analog-Digital-Wandlern in der Auftragsabwicklung immer weiter.

Herr Weiss druckt einen Lieferschein. Diesen bekommt der Spediteur.     digital > analog

Bei der Zustellung wird der Wareneingang vom Lieferschein abgetippt.    analog > digital

Herr Weiss druckt außerdem aus seinem ERP eine Rechnung.     digital > analog

Herr Billig prüft Preis und Menge auf der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang in seinem ERP.         analog > digital

Möchten Sie jetzt wissen wie oft noch Daten wieder analog-digital-analog-digital von unserer Spezies gewandelt werden, wenn Herr Weiss sich versehentlich vertippt hat und statt weißem Druckerpapier die graue Recyclingausführung verschickt hat? Nein, ich denke, wir ersparen uns das. Im nächsten Teil wollen wir uns darum lieber mit Ursachen und Lösungsansätzen beschäftigen.

Und dann kam Corona. So meistern Finance-Manager die Krise. 1024 768 C4B

Und dann kam Corona. So meistern Finance-Manager die Krise.

Unvollständige Lieferketten, Kurzarbeit und Home-Office: Seit Beginn der Corona-Pandemie stehen Manager täglich vor neuen Herausforderungen. Wir haben mit verschiedenen Finance-Managern unserer C4B Benchmarking Circle über die aktuellen Herausforderungen für sie und ihre Unternehmen gesprochen:

Markus Aschauer, Leiter Buchhaltung und Controlling, Hamburg Wasser

Wir profitieren sicher davon, dass wir ein Gut anbieten, dass immer nachgefragt wird. Nachdem das bundesweite Kontaktverbot nun seit Wochen das Leben der Menschen beeinflusst, haben wir uns bei Hamburg Wasser einmal die Auswirkungen auf den Wasserverbrauch angeschaut. Die Kontaktsperre bedeutet, dass viele Menschen zu Hause bleiben müssen. Und es hat sich tatsächlich etwas verändert: Die Zeit am Morgen mit der höchsten Wasserabgabe, hat sich um gut zwei Stunden nach hinten verschoben. Geschlossene Schulen und Geschäfte sorgen dafür, dass in der Innenstadt weniger Wasser verbraucht wird. Wir merken die Auswirkungen, wie vermutlich die meisten Unternehmen, vor allem in der Umorganisation unserer Arbeit. Beispielsweise können derzeit in den Wohnungen und Häuser nicht, wie turnusmässig erforderlich, die Wasserzähler ausgetauscht werden. Deshalb wurden unsere Monteure bei vollem Gehalt freigestellt. Kurzarbeit mussten wir bisher noch nicht beantragen. Buchhaltung und Controlling arbeiten größtenteils aus dem Homeoffice. Für mich war deshalb der Austausch in den aktuellen C4B Benchmarking Circles zum Thema virtuelles Führen sehr spannend. Wie gelingt gute Mitarbeiterführung in herausfordernden Zeiten wie diesen ist eine Frage, die mich sehr beschäftigt. Das Kontaktbedürfnis der Mitarbeiter ist spürbar gestiegen in den letzten Wochen. Die fehlenden sozialen Kontakte wirken sich negativ auf das Wohlbefinden aus, so mein Eindruck. Die fehlende Grenze zwischen Arbeitswelt und Privatleben belastet zusätzlich und erzeugt offenbar Stress.

Heiko Busse, Managing Director Kaesler Nutrition GmbH

An erster Stelle steht für uns die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, durch vielfältige Maßnahmen im Unternehmen haben wir für sicheres Arbeiten gesorgt. Diese Strukturen aufzubauen hat uns, wie vermutlich viele andere Unternehmen auch, einige Anstrengungen gekostet. Als Lieferant und Produzent für Futtermittel-Zusatzstoffe stehen wir ganz am Anfang der Wertschöpfungskette und zählen nicht nur selbst zu den systemrelevanten Branchen, sondern beliefern diese auch. Das gilt es für uns jetzt auch weiterhin möglichst nahtlos sicherzustellen, auch wenn die Logistikkette an der ein oder anderen Stelle schon beeinträchtigt ist.

 

 

Björn Greven, Leiter Controlling, Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH & Co. KG

Die größten Herausforderungen bestehen sicher darin, die wirtschaftlichen Folgen und die Reaktion der Märkte einzuschätzen, um unser Unternehmen sicher durch die Krise manövrieren zu können. Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit sind gerade jetzt unabdingbar. Alle Unternehmen stehen vor riesigen Herausforderungen und ich denke, dass niemand weiß, wohin uns das alles führen wird. Deshalb brauchen wir Vorgehensweisen und Tools um „auf Sicht“ fahren zu können. Gerade zu dieser Zeit ist natürlich der Austausch mit anderen Benchmarking-Teilnehmern von großem Vorteil, da wir alle vor den gleichen Fragen stehen. Wenn man sich die Antworten auf diese Fragen mitteilt, ist allen geholfen, um möglichst unbeschadet durch diese Krise zu kommen.

Anton Hollerieth, Leiter Finanzen Alpenhain

Unser Unternehmen ist ein Traditionsunternehmen, wir beliefern den Lebensmitteleinzelhandel, Großverbraucher und Gastronomien in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in über 40 anderen Ländern seit mehr als 100 Jahren mit verschiedene Weich- und Backkäsesorten. Wir sind beispielsweise von Terminverzögerungen bei Lieferungen aus anderen EU-Staaten betroffen. Der Handel bestellt derzeit wesentlich mehr, aber durch die Ausfälle in der Gastronomie und Hotellerie haben wir beispielsweise auch Umsatzeinbrüche zu verzeichnen. Auf einen Schlag sind viele unserer Verwaltungsmitarbeiter jetzt im Homeoffice, dies zu organisieren und jetzt täglich dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter gut betreut sind, ist eine große Herausforderung.

 

Michael Kraus, Head of Controlling Klüber Lubrication

Wir haben innerhalb kürzester Zeit die Produktion und das Lager auf zeitlich versetzte Schichten umgestellt. Das gesamte Controlling arbeitet aus dem Homeoffice; Monats- und Quartalsabschluss haben wir so gut gemeistert. Aber schöner wäre es trotzdem, wenn man sich persönlich begegnen könnte anstatt nur virtuell, denn in der Kommunikation gehen so feine Nuancen verloren. Derzeit spüren wir die Corona-Krise auf der Einkaufsseite, weil zum Teil unsere Lieferanten betroffen sind. Auch der Transport hin zum Kunden ist schwieriger geworden, Luftfracht gibt es praktisch kaum noch und die geschlossenen Grenzen in Europa erschweren den Transport auf der Straße.

 

 

Henrik Leps, Vice President Finance Light & Optics, Jenoptik

Erst galt es, innerhalb kürzester Zeit das mobile Arbeiten zu ermöglichen und die Fertigung umzuorganisieren, das war eine riesige Herausforderung. Von organisatorischen Fragen für das Homeoffice wie ausreichend VPN-Lizenzen und Notebooks bereitzustellen, bis hin zu dem Ärgernis zu schwacher Telefonleitungen. Wir fertigen unter Reinraumbedingungen, auch die Fertigung musste umgest
ellt werden. Für das gesamte Unternehmen galt es also, Workarounds und pragmatische Lösungen zu finden. Wir haben relativ schnell eine Betriebsvereinbarung treffen können, die das mobile Arbeiten, das Handling von Urlaubstagen und beispielsweise Gleitzeit regelt. Es war schön zu beobachten, wie engagiert alle mitgeholfen haben und auch honoriert wurde, dass wir an bestmöglichen Lösungen für alle arbeiten. Den sich ständig verändernden Herausforderungen stellen wir uns jeden Morgen um 8.00 Uhr mit einem „Pandemie-Call“, in dem ein Team aus Vertretern aller Funktionen die aktuelle Lage bespricht und schnellstmöglich Lösungen erarbeitet. Nach wenigen Wochen Homeoffice spüre ich jedoch bei uns allen eine gewisse Ernüchterung, denn das mobile Arbeiten fordert uns alle sehr, beispielsweise auch durch die fehlenden Sozialkontakte

 

Mirko Waeckerle, Finance Director Linxens Germany GmbH

Unsere größte Herausforderung zu Beginn der Corona-Krise bestand darin, das Unternehmen so zu organisieren, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschützt werden und trotzdem die Kunden beliefert werden können. Das ist sehr schnell gut gelungen. In der Produktion haben wir beispielsweise einen kontaktlosen Schichtwechsel eingeführt. Zudem sind möglichst viele Beschäftigte im Homeoffice tätig. Jetzt stellen wir fest, dass die Lieferketten schwierig werden. Durch Engpässe im Transportwesen können sich Lieferungen verzögern, die Kapazitäten im Luftverkehr fehlen und werden zudem richtig teuer.

Über Nacht virtuell führen: 6 Tipps für „Remote Leadership“ – ein Interview mit Paul Liese 1024 748 C4B

Über Nacht virtuell führen: 6 Tipps für „Remote Leadership“ – ein Interview mit Paul Liese

Durch die Corona-Krise sind plötzlich viele Führungskräfte mit dem Thema virtuelle Führung konfrontiert. Großteile des Teams können nur noch aus dem Homeoffice heraus arbeiten – und Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf längere Zeit nur über Chat, Telefon und Videokonferenz zu kommunizieren. Manager Paul Liese ist es gewohnt, virtuell zu führen. Im Interview mit dem C4B Blog verrät der Geschäftsführende Gesellschafter der HSP Software GmbH seine Tipps, wie Homeoffice für alle gelingt und wie man Stolpersteine umschifft.

Herr Liese, was sind die größten Herausforderungen, wenn die Mitarbeiter* vom Homeoffice aus arbeiten?

Paul Liese: Damit virtuelle Teams erfolgreich sein können, ist eine gute Führung genauso wichtig wie in präsenten Teams – vielleicht sogar noch wichtiger. Bei HSP arbeiten wir seit vielen Jahren virtuell, meine Mitarbeiter dürften theoretisch fünf Tage pro Woche vom Homeoffice aus arbeiten. Eingespielt hat sich aber, dass das Team gerne an drei Tagen im Büro präsent ist, weil der persönliche Kontakt zu den Kollegen und auch die Zugehörigkeit für alle wichtig ist. Das spüren nun auch die Teams, die seit der Corona-Pandemie plötzlich überwiegend virtuell zusammenarbeiten. Den persönlichen Kontakt zueinander herstellen, Informationsfluss und Workflow anders zu organisieren, das sind die größten Herausforderungen.

Worauf sollten Führungskräfte achten, damit das auch virtuell klappt?

Paul Liese: „Remote Leadership“ ist kein Hexenwerk. Letztlich sind auch in virtuellen Teams Vertrauen, Transparenz und Zuhören die Basis für die Zusammenarbeit. Sie bilden den Rahmen und bedürfen gemeinsam festgelegter Regeln.

Welche Regeln haben sich bewährt?

Paul Liese: Egal ob im Homeoffice oder im Büro: Jeder fängt täglich zur gleichen Zeit an. Und es gibt Kernarbeitszeiten. Verbindliche Präsenzzeiten sind wichtig, damit alle, auch die Kunden, wissen, wann wir erreichbar sind. Bei uns gibt es einen Check-In zu Beginn des Arbeitstages. Tagsüber lasse ich mein Team wissen, dass ich jetzt zum Mittagessen gehe oder mal nicht erreichbar bin – und erwarte das auch vom Team. Dinge eben, die man im Büro einfach so mitbekommen würde.

Welche Stolperfallen gibt es denn in der virtuellen Zusammenarbeit?

Paul Liese: Der Informationsfluss muss gewährleistet werden, dazu gilt es, viel und aktiv zu kommunizieren. Woran arbeite ich gerade, was habe ich gestern bearbeitet, welche Hindernisse haben sich aufgetan. Das muss ich als Führungskraft vorleben. Daily Standups, also schnelle Updates für das ganze Team, sind eine Möglichkeit, das umzusetzen. Zu Beginn der Corona-Krise wird für viele Unternehmen auch die Schaffung der technischen Voraussetzungen für die virtuelle Zusammenarbeit und zudem der Umgang mit der Technik eine Herausforderung gewesen sein.

Welche Technik hat sich denn bewährt?

Paul Liese: Bei uns staubt das Telefon langsam ein, wir schätzen Arbeitsflächen, auf denen wir digital miteinander kommunizieren. Wir arbeiten mit Microsoft Teams und haben schon vor Jahren mit der Vorläuferversion gearbeitet. In Teams nutzen wir beispielsweise einen firmeneigenen Blog, berichten dort, welche Challenges die Einzelnen geschafft haben. Wir feiern auch gemeinsam Erfolge – nun eben virtuell. Vom Transportmedium E-Mail sind wir seit fast zwei Jahren weg. Wer nach wie vor E-Mails nutzt, sollte verbindliche Antwortzeiten auf E-Mails festlegen.

Wichtig ist, dass man für Mitarbeiter, die den Umgang mit der neuen Technik nicht gewohnt sind, Verständnis zeigt, sie ausreichend begleitet und ihnen die Ängste nimmt. Das Motto muss lauten: Jeder wird mitgenommen, keiner wird abgehängt.

Kann das eine einzelne Führungskraft überhaupt alles leisten?

Paul Liese: Kommunikation nimmt in virtuellen Teams einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch, den man als Manager oft nicht aufbringen kann. Dabei muss die Führungskraft gar nicht alles allein leisten, das Team kann sich auch gegenseitig unterstützen. Indem beispielsweise Tandems gebildet werden, ein technikerfahrener Kollege einem anderen als Mentor zur Seite steht, man Tutorials anbietet. Was man aber auf keinen Fall vernachlässigen sollte, sind regelmäßige 1:1 Termine mit jedem Mitarbeiter. Sie sind nicht nur im Homeoffice wichtig, sondern auch in virtuellen Teams. Auch das gelingt per Videochat. Als Führungskraft kann man das Gelingen der virtuellen Arbeit nicht erzwingen, man kann aber mit gutem Beispiel vorangehen.


6 Tipps für „Remote Leadership“ von Paul Liese

Tipp Nr. 1:       Check-In zu Beginn des Arbeitstages

Tipp Nr. 2:      Verbindliche Präsenzzeiten

  • Arbeitsbeginn
  • Arbeitszeit
  • Pausengestaltung

Tipp Nr. 3:      Schnelle Updates für das ganze Team (Daily Standup)

  • woran arbeite ich gerade
  • was habe ich gestern bearbeitet
  • welche Hindernisse haben sich aufgetan.

Tipp Nr. 4        Tandems oder Kleine Teams bilden, Teammeetings durchführen

Tipp Nr. 5:       Regelmäßige 1:1 Meetings

  • Wie geht es dem Mitarbeiter mit der neuen Situation?
  • Erhält er alle Informationen?
  • Fühlt er sich noch als Teil des Teams?
  • Und: Smalltalk ist für Mitarbeiter auch wichtig.

Tipp Nr. 6        Verbindliche Regeln festlegen

  • Welche technischen Oberflächen werden für was genutzt
  • Dokumentation der Ergebnisse
  • Antwortzeiten für E-Mails

 

Über Paul Liese

Paul Liese ist Geschäftsführender Gesellschafter der HSP Software GmbH, einer von Deutschlands führenden Bilanz Software Entwicklern.

Paul Liese auf XING und LinkedIn.

 

*Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit meint die gewählte Formulierung bei allen personenbezogenen Bezeichnungen in dieser Publikation beide Geschlechter. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.

Sicher durch die Krise navigieren: 5 Tipps zur Liquiditätssicherung 1024 681 C4B

Sicher durch die Krise navigieren: 5 Tipps zur Liquiditätssicherung

Die Corona-Krise ist ein einzigartiger Stresstest, auch für Unternehmen. Unverschuldete Umsatzrückgänge, ob nun durch Störungen in den Lieferketten oder durch signifikanten Nachfrage-Rückgang, führen schnell zu Liquiditätsengpässen. Entscheidend ist jetzt, zahlungs- und handlungsfähig zu bleiben. In einer aktuellen C4B-Stunde mit Teilnehmern der C4B Benchmarking Circles haben wir Tipps zusammengetragen, worauf Finance-Verantwortliche bei der Ermittlung und Sicherung des Liquiditätsbedarfs achten sollten. Unsere grundsätzliche Empfehlung: in der Krise auf die direkte, tagesgenaue Liquiditätssteuerung setzen.

1. Debitorenmanagement fokussieren

Jetzt gilt es, Kunden bzw. Debitoren grundsätzlich stärker zu Monitoren. Achten Sie besonders auf:

  • Kundenspezifisches Zahlungsverhalten
  • Länderspezifisches Zahlungsverhalten
  • Bevor Sie Ware versenden, prüfen Sie, ob der Kunde vielleicht sein Zahlungsziel nicht halten kann – sonst ist nachher die Ware weg und man bekommt kein Geld.

Tipp: Überlegen Sie ggf. ein neues Regelwerk, welche Ware noch versendet wird.

Grundsätzliche Tipps zur Optimierung des Forderungsmanagements haben wir bereits in einem Blogbeitrag zum Working Capital Management zusammengetragen.

2. Kreditorenmanagement prüfen

Die Unternehmen berichten von zunehmenden Schwierigkeiten, alle Lieferketten zu gewährleisten.

  • Prüfen Sie, ob Sie kritische Lieferanten aus Italien und anderen stark krisengeschüttelten Ländern haben (Produktionsstopp in Indien).
    Denken Sie über Alternativen nach.
  • In China verbessert sich bei allen die Lage, dennoch führen fünf bis sechs Wochen Produktionsstopp auch zu Verzögerungen in den Lieferketten.
  • Die Warenlogistik über Flugverkehr ist durch Einstellung des Personenflugverkehrs immer noch stark eingeschränkt.
  • Auf dem Seeweg gibt es auch noch Probleme (z.B. zum Hafen hin in China)
  • Wenn die Waren hier in den Häfen ankommt, gilt es abzuwarten, wie es den Logistikern in DE in den kommenden Wochen geht. Viele werden auch finanziell vielleicht Schwierigkeiten haben mit ihrem Fuhrpark etc.

Weil das Kreditorenmanagement immer eine wesentliche Rolle für die Liquidität im Unternehmen spielt, kann man jetzt noch einmal die Prozesse unter die Lupe nehmen:

  • Der Ausbau der Kreditorenlaufzeit verschafft Ihnen ggf. Luft. Prüfen Sie also noch mal die Zahlungskonditionen (Überprüfung und Verringerung der Anzahl an Zahlungskonditionen, Analyse der Skontoverluste, Maximierung des Skontoertrages)
  • Fehl-/ Doppelüberweisungen prüfen
  • Skontoverlustanalysen
  • Analyse des Rechnungsprüfungsprozesses (Ablauf und Automatisierung)
  • Prüfung und Benchmarking der Zahlungsinstrumente Kreditoren (Importakkreditive, Inkassi, Auslandszahlungsverkehr, Fremdwährungszahlungen etc.)

In einem unserer Blogbeiträge finden Sie Tipps für das Management von Verbindlichkeiten.

3. Kostenbremse ziehen

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, sofort Kosten zu senken:

  1. Die Finanzverwaltung kommt Unternehmen, die von der Krise betroffen sind, auf Antrag mit:
  • zinslosen Steuerstundungen (Umsatz-, Einkommens- und Körperschaftssteuer) und
  • der Herabsetzung von Vorauszahlungen (Gewerbe-, Einkommens- und Körperschaftssteuer) entgegen.
  • Tipp aus der Unternehmenspraxis: Nicht mit x- verschiedenen örtlichen Finanzämtern diskutieren, sondern zentral mit dem Finanzamt die Stundung der Gewerbesteuer verhandeln, dass den gewerbesteuer-Messbetrag festlegt.
  1. Denken Sie auch an Stundung von
  • Versicherungsbeiträgen
  • Sozialversicherungsbeiträgen
  • Tipp: Gehen Sie aktiv auf Behörden, Versicherungen etc. zu und diskutieren Sie offen die Möglichkeiten.
  1. Nutzen Sie die Flexibilisierung durch Kurzarbeitergeld.
    Achtung: Die Bearbeitungszeiten sind durch das hohe Aufkommen derzeit lang, Unternehmen berichten von einer deutlichen Verzögerung von Auszahlungen von 2-3 Wochen.
  2. Investitionen ggf. einfrieren, Instandhaltungsprojekte schieben.
    Viele der teilnehmenden Unternehmen berichten, dass sie Instandhaltungsmaßnahmen gerade verschieben. Externe dürfen nur noch bei dringenden Reparaturen auf das Gelände.
4. Öffentliche Finanzierungshilfen
  • Günstige KfW-Kredite: Die Beantragung eines KfW-Kredites erfolgt nur über die Hausbank, an die Sie sich in diesen Fällen wenden sollten.
    Achtung Nadelöhr: Die Risikoprüfung durch die Hausbanken erfolgt nach den Regelungen vor der Krise, d.h. das Tempo ist gedrosselt. Zudem agieren die Banken auch in der Krise vorsichtig und restriktiver. (siehe dazu der nachfolgende Tipp 5. Zur proaktiven Bankenkommunikation).
  • Leichterer Zugang zu Bürgschaften: Für Unternehmen können über die Hausbanken auch Bürgschaften für Betriebsmittel zur Verfügung gestellt werden. Bis zu einem Betrag von 2,5 Millionen Euro werden die Bürgschaften durch die zuständigen Bürgschaftsbanken direkt, darüber hinaus durch die Länder bzw. deren landeseigene Förderinstitute bearbeitet. Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie bei der für Sie zuständigen Bürgschaftsbank, die über ein Internetportal recherchiert werden kann.
  • Förderbanken auf Länderebene: Auch Sie bieten zinsgünstige Betriebsmittelfinanzierungen an. Die Einzelheiten hierüber finden Sie bei den jeweiligen Förderinstituten der Länder. Eine Übersicht mit Suchfunktion bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie auf seiner Website.
  • Soforthilfen des Bundes und der Länder: Auf der Website des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie findet sich eine Übersicht: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/laender-soforthilfen.html
  • Exportkreditgarantien: Für international tätige Unternehmen, bei denen Exportgeschäfte über Hermes-Bürgschaften abgesichert sind, greifen diese teilweise auch bei Schäden, die auf den Corona-Virus zurückzuführen sind. Dies betrifft etwa Schäden als Folge eines Produktionsabbruchs in der Herstellungsphase. Abgesichert ist oft auch der Ausfall von Lieferungen, der als Lieferantenkreditdeckung oder auch Forderungsdeckung bekannt ist. Das bietet etwa Schutz für den Fall, dass ein Auslandskunde eine Forderung nicht bezahlt.
5. Proaktive Bankenkommunikation

Auch für Banken sind gerade herausfordernde Zeiten, sie haben eine Flut von Anträgen zu bearbeiten. Umso wichtiger sind die proaktive Kommunikation zu Ihren Banken und eine gute Gesprächsvorbereitung. Dazu noch ein paar Tipps:

  • Holen Sie Ihren Ansprechpartner bei der Bank, falls er Ihr Unternehmen noch nicht so gut kennt, mit ins Boot: Stellen Sie Ihr Produkt/ Angebot kurz vor und erklären Sie, wer Ihre Kunden sind, wo der Kundennutzen liegt.
  • Halten Sie fest, was den Markt für Ihr Unternehmen/Ihre Branche derzeit kennzeichnet, welche Entwicklungen Sie erwarten, ggf. welche wichtigen Eigenschaften die Branche aufweist.
  • Zeigen Sie auf, welche Ziele Sie kurz- und mittelfristig in dieser Krise verfolgen. Ggf. auch welche Marketinginstrumente Sie dabei nutzen.
  • Zeigen Sie die finanzielle Lage auf und erwähnen Sie die wichtigsten Kennzahlen.
Gemeinsam durch turbulente Zeiten 1024 683 C4B

Gemeinsam durch turbulente Zeiten

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

Ausnahmesituationen wie die Gegenwärtige bringen viele Unsicherheiten mit sich. Wir vom C4B-Team möchten auch in diesen herausfordernden Zeiten fachlich unterstützen – denn mittlerweile haben uns das Coronavirus und seine Folgen nicht nur persönlich, sondern auch wirtschaftlich fest im Griff. Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen stehen vor ungeahnten Herausforderungen.

Wir haben alle unsere Veranstaltungen bis auf Weiteres auf virtuelle Online-Benchmarking Circles umgestellt. Außerdem bieten wir Impulsvorträge in einer „Aktuellen Stunde“ an. Für unsere Benchmarking-Kunden haben wir geschlossene Chat- und Arbeitsgruppen eingerichtet, die sich mit Fragen rund um die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie befassen – zum Beispiel Fördermittel oder Szenario-Rechnungen. Eben mit allem, was jetzt für die Arbeit von Finance-Verantwortlichen wichtig sein kann. Auf unserem Blog wollen wir auch alle Leserinnen und Leser an Erkenntnissen und Praxistipps teilhaben lassen und werden Sie laufend mit Beiträgen versorgen.

Für die Möglichkeiten digitaler Kommunikation sind wir sehr dankbar. Unser Netzwerk nutzen wir ab sofort virtuell und möchten weiterhin allen Benchmarking Circle-Kunden die Gelegenheit bieten, sich auszutauschen. Gemeinsam stehen wir diese turbulenten Zeiten durch. Bei Fragen sind wir vom C4B-Team gerne für Sie da. Tun Sie uns nur einen Gefallen: Bleiben Sie gesund!

Ihre Ute Schröder

 

Rückblick zur Konferenz der Controller als Business Partner vom 28.05.15, ZÜRICH 150 150 C4B

Rückblick zur Konferenz der Controller als Business Partner vom 28.05.15, ZÜRICH

Voller Begeisterung blicken wir auf die Konferenz des Finanz- und Wirtschaftsforums zum Thema „Der Controller als Business Partner“ am 28.05.15 in Zürich zurück. Vielen Dank für die lebhaften Diskussionen und interessanten Ansätze der Controllerinnen und Controller in der Schweiz, die wir in unserem C4B Pannel diskutiert haben.

Forum Zürich 2

Forum Zürich 1

C4B hat im März diesen Jahres den ersten C4B Benchmarking Circle ZÜRICH eröffnet und wird wie nach dem deutschen Vorbild vier Benchmarking Circles pro Jahr in Zürich abhalten. Dies sind die bereits durchgeführten Themen in 2015:

  1. März, Reporting 2.0 & Anforderungen an den Controller der Zukunft
  2. Juni, Der operative Planungsprozess und Rolling Forecast

Diese Themen werden wir bald behandeln:

  1. September 2015, KPI‘s / Dashboard
  2. November 2015, Future Schweizer Modell

Forum Zürich 4 Forum Zürich 3

Neben dem wirklich spannenden Erfahrungsaustausch unter Führungskräften des Rechnungswesens und Controllings ist Zürich immer eine Reise Wert! Vielen Dank an die Schweizer Unternehmen und auf ein baldiges Wiedersehen!

Ihr C4B Team Schweiz

Ute Schröder, Inhaberin C4B Team

Jörg Dannheim, Manager Schweiz

Bildquellen: Die Fotos in diesem Beitrag wurden von Iris C. Ritter gemacht und von der Forum Executive AG zur Verfügung gestellt.

Rückblick zum 40. Congress der Controller 2015 in München 150 150 C4B

Rückblick zum 40. Congress der Controller 2015 in München

Voller Begeisterung blicken wir auf die spannenden Diskussionen und Vorträge des 40. Congress der Controller am 20. /21. April 2015 zurück. Vielen Dank für die lebhaften Diskussionen und interessanten Gespräche an unserem gemeinsamen C4B-Team & TreuenFels Informationsstand.

ICV Kongress 2015-2

Neben fachlichen Themen, kam auch der Spaß nicht zu kurz und Gewinner unserer Verlosung unseres IPad-Mini gab es natürlich auch!

ICV Kongress 2015-1ICV Kongress 2015-4

Bis zum nächsten Mal!

„Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum“ 150 150 C4B

„Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum“

Strategisches Versicherungsmanagement- Teil 5 unserer Serie

IMG_3473

„Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum – und aus Irrtum kann man lernen“, so hat es einst Albert Einstein gesagt. Ist ein Schadensfall eingetreten, kommt auf die mit Versicherungsmanagement betreuten Mitarbeiter häufig eine Flut neuer Aufgaben hinzu, die von vornherein gut geplant werden sollten. Erik Schröder von der Firma Dornbracht hat es in seinem Gastbeitrag schon anschaulich beschrieben. Damit im Schadensfall möglichst viel Zufall durch Planung (und möglichst wenig Irrtum) ersetzt wird, möchte ich im Folgenden einige Aspekte herausgreifen, auf die Sie sich im Schadensfall einstellen sollten:

Verantwortungsbereiche definieren
Für die Abwicklung des Schadens empfiehlt sich die klare Festlegung von Verantwortungsbereichen. Flache Hierarchien erleichtern die zügige Abwicklung des Schadensfalls.

Sachverständige hinzuziehen
Bei Großschäden mit sehr komplexen Zusammenhängen und Überschneidungen zwischen Sach- und Betriebsunterbrechungsschaden, sollten Sie eigene Sachverständige hinzuziehen und ein Sachverständigenverfahren aufsetzen. Der bei jedem Schaden agierende Sachverständige wird von den Versicherungen häufig als neutraler Dritter präsentiert, der im Sinne von Versicherer und Versicherungsnehmer die Schadenberechnung vornimmt. Im eigenen Interesse sollte das Unternehmen eigene Sachverständige hinzuholen. Sie können bei der Ursachenermittlung mitarbeiten, bei der Erfassung der zum Schadensnachweis benötigten Unterlagen und Aufbereitung der entsprechenden Dokumentationen mitwirken sowie bei der vorläufigen Schadenschätzungen zur Begründung angemessener Abschlagszahlungen unterstützen. Insbesondere im Zusammenspiel von Sach- und Betriebsunterbrechungsversicherung bedarf es der kompetenten Unterstützung. Externe Sachverständige können bei der Sicherstellung einer vollständigen Erfassung aller Ansprüche aus betroffenen Versicherungsverträgen unterstützen. Auch die Beweissicherung zur Schadendokumentation gegenüber sonstigen Anspruchsgegnern, zum Beispiel dem Schadenverursacher, zählt zu den Tätigkeiten von Sachverständigen. Das Honorar für die Tätigkeit ist in modernen Versicherungsverträgen in der Regel mitversichert. Für das betroffene Unternehmen fallen für die zusätzlichen, der eigenen Entscheidungssicherheit dienenden Fremdarbeiten insofern keine oder zumindest keine nennenswerten Kosten an.

Mitarbeiter und Stakeholder informieren
Im Schadensfall gehört der rechtzeitige und umfassende Dialog mit den Betroffenen, hier vor allem den Mitarbeitern, sowie den Stakeholdern wie Kunden, Lieferanten, Banken, Behörden, Feuerwehr und Finanzamt, zum Krisenmanagement. Eine offene Kommunikation macht das vom Unternehmen gewählte Vorgehen transparent und beugt Spekulationen und Ängsten vor. Mitarbeiter sollten regelmäßig über Betriebsversammlungen informiert werden. Bei den nach einem Schadensfall beispielsweise anstehenden komplexen behördlichen Genehmigungsverfahren oder bei Bankengesprächen zu Überbrückungsfinanzierungen profitieren Unternehmen auch von einer rechtzeitigen und offenen Kommunikation über den Gesamtprozess. Beispielsweise sehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in den Jahren nach einem Schadensfall ganz anders aus als zu normalen Zeiten. Dies müssen Kapitalgeber verstehen, sie sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden.

Handelspartner/Lieferanten absichern
Steht in Folge eines Schadensfalls der Betrieb still, so werden auch Lieferanten und Handelspartner temporär nicht benötigt. Vorausschauend sollten Regelungen und Absprachen getroffen werden, um sich mittel- und langfristig die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Handelspartnern und dem Vertriebsnetzwerk zu sichern. Die kann auch mit Hilfe von Ausfallentschädigungen geschehen, die über die Betriebsunterbrechungsversicherung mit dem Versicherer verhandelt werden können.

Separate Buchführung
Für den gesamten Schadensregulierungszeitraum ist eine separate Kontenführung empfehlenswert. Somit kann eine klare Trennung zwischen operativen, nicht entschädigungsrelevanten Aufwendungen und schadensbedingten und somit erstattungsfähigen Aufwendungen sichergestellt werden. Darüber hinaus erleichtert dies die Nachweis- und Dokumentationsverpflichtungen des Versicherungsnehmers gegenüber der Versicherung. Solange der Schaden nicht abschließend festgestellt ist und noch kein finales Gutachten vorliegt, zahlt der Versicherer lediglich Abschlagszahlungen. Das Managen von Abschlagszahlungen ist nicht nur zeitraubend, sondern erfordert eine besondere Sorgfalt. Der für den Schadensfall Verantwortliche sollte sehr genau darauf achten, dass alle geplanten Aktivitäten wie Neuinvestitionen etc. auch von den Sachverständigen genehmigt sind. Ansonsten wird sehr schnell Geld ausgegeben, was so nicht vorhanden ist beziehungsweise was nicht erstattet wird. Zudem hat ein Schaden auch steuerrechtliche Auswirkungen, die im Vorfeld genau geprüft werden müssen. Dies betrifft unter anderem die Aufdeckung stiller Reserven bei der Anschaffung neuer Maschinen.

Tipp: Vorsicht ist bei Vergleichsangeboten geboten. Insbesondere bei der Betriebsunterbrechungsversicherung, bei der sich die mittel- und längerfristig aus der Betriebsunterbrechung ergebenden Kosten nur sehr schwer abschätzen lassen, ist ein solches Angebot genau zu prüfen. Ein voreiliger Abschluss kann bei Licht betrachtet gern mehrere Millionen Euro unter dem liegen, was der Versicherer bei normaler Beendigung des Regulierungsschadens zu zahlen hätte. Daher ist die Schadensregulierung bis zum Ende der Versicherungszeit vor allem bei der Betriebsunterbrechung empfehlenswert.

Zahlreiche Tipps dieser Serie entstanden in Zusammenarbeit mit Erik Schröder von Dornbracht, der uns an der Fülle seiner Erfahrung aus dem Großschaden teilhaben ließ. Dank seiner Unterstützung konnte diese Artikelserie zum strategischen Versicherungsmanagement erst entstehen, dafür möchte ich mich noch einmal herzlich bedanken!

Was haben Sie an Erlebnissen zum Thema Versicherungsschäden? Gibt es vielleicht noch den ein oder anderen praktischen Tipp oder Hinweis, die Sie den anderen Lesern mitgeben könnten? Ich würde mich sehr über Ihre Beiträge freuen!