Dokumentationen

Tipps & Tools

Sind Sie eigentlich zufrieden mit den bestehenden Dokumentationen in Ihrem Unternehmen? Und gibt es etwas, das fehlt? Aus der Praxis weiß ich, dass dieses Thema eher zu den ungeliebten Aufgaben gehört. Im dritten Teil unserer Tipps zu Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen (siehe hier Teil 1 und hier Teil 2) möchte ich Ihnen deshalb weitere Learnings aus der Praxis vorstellen, die Ihnen Anregung und praktische Hilfestellung sein sollen:

Dienstwagenregelungen

1. Grenzen der Nutzung klären – z.B. wer darf mitfahren
2. Klare, eindeutige Regelung (Hierarchieabhängig)
3. Zuzahlung möglich ja/nein
4. Aufwand gering halten
5. als Nettolohnoptimierung nutzen
6. Tankkarte ja/nein?
7. Was tun bei Unfall?

Controllinghandbuch

1. Ansprechpartner nennen
2. Rolle des Controllings klären
3. Abgabetermine und Daten für das Berichtswesen
4. Definition der wichtigsten Begriffe
5. Erläuterung von Zusammenhängen und Prozessen, z.B. Investitionsprozess

Und wie bekommt man jetzt die Mitarbeiter dazu, die bestehenden Dokumentationen mehr und aktiv zu nutzen?

Fragen Sie sich doch zunächst einmal: Wie zufrieden sind Sie mit der Nutzung Ihrer Dokumentationen durch die zuständigen Mitarbeiter auf einer Skala von 1 bis 6 (1=sehr gut, 6=ungenügend)?

Mitarbeiter sollen bewegt werden, etwas zu tun, was sie sonst nicht auf diese Art und Weise tun würden. Viele Unternehmen starten jetzt im Wissensmanagement mit „Gamification“. Mit Freude und Engagement auf motivierende Weise werden Inhalte, die zuvor eher langweilig empfunden wurden, jetzt spielerisch umgesetzt. Viele Unternehmen haben Bilanzierungshandbücher und wichtige Unternehmensinformationen in das Intranet gestellt, doch die Klicks und wertvolle Beiträge sind spärlich. Hier setzt Gamification mit Puzzleteile im Intranet suchen, Quizfragen und Gewinnspielen an. Weil ich den Ansatz so spannend finde, habe ich Ihnen auf dem Blog in einer kleinen Serie das Thema Gamification  und den Praxisnutzen vorgestellt – vielleicht sind ja auch für Ihr Unternehmen Anregungen dabei?

Tipps & Tools

In Teil eins unserer Tipps zur Erstellung von Dokumentationen und Handbüchern im Rechnungswesen habe ich die zentralen Learnings zu Kontierungsanweisungen und Unterschriftenregelungen dargestellt. Heute möchte ich auf Bilanzierungshandbücher, Transferpreisdokumentationen und Dienstreiseregelungen eingehen.

Bilanzierungshandbücher

Für die Erstellung von Konzernabschlüssen ist es erforderlich, dass konzerneinheitliche Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Verantwortlichkeiten im Unternehmen dokumentiert und festgelegt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch ein konzernweit verbindliches Bilanzierungshandbuch.

• Organisatorische Themen ansprechen
• Ansprechendes, strukturiertes Layout verwenden
• Nicht nur rein rechtliche Hinweise geben
• Auf betriebsspezifische Belange reduzieren – nicht zu allgemein formulieren
• Auch für Nicht-Kaufläute verständlich schreiben
• mit graphischer Unterstützung (Screenshots, Diagramme, organisatorische Strukturen) arbeiten
• Aktuell halten, pflegen
• Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner im jeweiligen Bilanzierungspunkt benennen (Namen oder Rolle)
• Als Wissenspool, z.B. für Materialpreise nutzen
• Schnittstelle zu Transferpreise muss geprüft werden
• Aussagefähige Überschriften verwenden
• Abgabetermine aufführen
• mit Konsolidierungsvorgaben und Arbeitshilfen arbeiten
• Soviel wie nötig so wenig wie möglich
• Das Format sollte elektronisch mit Suchfunktionen sein

Transferpreisdokumentationen

• Sind sehr firmenindividuell —  allgemeine Learnings entfallen deshalb

Dienstreiseregelungen

• Klare Struktur – mit Einrückungen arbeiten
• Detaillierte Kostenregelung (Trinkgeld, Unterkünfte, etc. vorgeben)
• Aktuell halten

Haben Sie Ergänzungen oder Ihre persönlichen Praxis Favoriten? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

Im dritten Teil dieser kleinen Serie geht es um die Dienstwagenregelung und Controllinghandbücher sowie um die Frage, wie man Mitarbeiter motiviert, die bestehenden Dokumentationen aktiv zu nutzen.

Tipps & Tools

Die Erstellung von Dokumentationen und Handbüchern im Rechnungswesen bindet Ressourcen, kostet Geld und Zeit. Dennoch sind Dokumentationen, Richtlinien und Handbücher wichtig:

• Gesetzliche Anforderungen, wie interne Kontrollsysteme und Compliance Themen
• Internationale Vereinheitlichung, d.h. alle Tochtergesellschaften haben die gleichen Strukturen und Abläufe
• Wenn Mitarbeiter wechseln, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden – möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss

Ich möchte Ihnen in einer kleinen Serie einige Tipps zu Dokumentationen und Handbücher weitergeben. Profitieren Sie dabei auch von den Learnings aus unseren C4B-Benchmarking Circles.

In welchen Bereichen ist Dokumentation besonders wichtig?

1. Kontierungsanweisungen
2. Unterschriftenregelungen
3. Bilanzierungshandbücher
4. Transferpreisdokumentationen
5. Dienstreiseregelungen
6. Dienstwagenregelungen
7. Controllinghandbuch

Die wichtigsten Learnings aus unseren C4B-Benchmarking-Circles

1. Kontierungsanweisungen

• Kontierungshandbücher in Excel anlegen, da die Sortier- und Filterfunktion hilfreich eingesetzt werden kann
• Erläuterungen kurz halten
• Definieren Sie ebenfalls, was nicht in den Konten enthalten/gebucht sein sollte

2. Unterschriftenregelungen

• Kein Fließtext
• Tabellarischer Aufbau / Matrixorganisation
• Geltungsbereich beschreiben
• Hierarchie-Ebenen verdeutlichen
• Thema / Ziel, Betragshöhe, verantwortliche Vertreter festlegen
• Eskalation (Befugnisse in Vertretungssituationen) definieren

Im nächsten Teil unserer Tipps gehe ich auf Bilanzierungshandbücher, Transferpreisdokumentationen und Dienstreiseregelungen ein.