Tipps & Tools
Die Erstellung von Dokumentationen und Handbüchern im Rechnungswesen bindet Ressourcen, kostet Geld und Zeit. Dennoch sind Dokumentationen, Richtlinien und Handbücher wichtig:
- Gesetzliche Anforderungen, wie interne Kontrollsysteme und Compliance Themen
- Internationale Vereinheitlichung, d.h. alle Tochtergesellschaften haben die gleichen Strukturen und Abläufe
- Wenn Mitarbeiter wechseln, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden – möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss
Ich möchte Ihnen in einer kleinen Serie einige Tipps zu Dokumentationen und Handbücher weitergeben. Profitieren Sie dabei auch von den Learnings aus unseren C4B-Benchmarking Circles.
In welchen Bereichen ist Dokumentation besonders wichtig?
- Kontierungsanweisungen
- Unterschriftenregelungen
- Bilanzierungshandbücher
- Transferpreisdokumentationen
- Dienstreiseregelungen
- Dienstwagenregelungen
- Controllinghandbuch
Die wichtigsten Learnings aus unseren C4B-Benchmarking-Circles
- Kontierungsanweisungen
- Kontierungshandbücher in Excel anlegen, da die Sortier- und Filterfunktion hilfreich eingesetzt werden kann
- Erläuterungen kurz halten
- Definieren Sie ebenfalls, was nicht in den Konten enthalten/gebucht sein sollte
- Unterschriftenregelungen
- Kein Fließtext
- Tabellarischer Aufbau / Matrixorganisation
- Geltungsbereich beschreiben
- Hierarchie-Ebenen verdeutlichen
- Thema / Ziel, Betragshöhe, verantwortliche Vertreter festlegen
- Eskalation (Befugnisse in Vertretungssituationen) definieren
Im nächsten Teil unserer Tipps gehe ich auf Bilanzierungshandbücher, Transferpreisdokumentationen und Dienstreiseregelungen ein.
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