Bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen ist noch viel Luft nach oben. Woran hapert es und welche Voraussetzungen müssen insbesondere Finance-Experten schaffen? Ute Schröder erläutert im Interview, welche Voraussetzungen Digital Finance benötigt und welche Rolle der Prozessdokumentation zukommt.
Die Digitalisierung macht auch im Finanz- und Rechnungswesen Fortschritte, aber offenbar ist noch deutlich Luft nach oben. Laut verschiedener Studien hat rund die Hälfte der Firmen ihre Daten und Prozesse noch nicht für die Digitalisierung fit gemacht. Was sind Ihre Erfahrungen?
Ute Schröder: Aus meinen Gesprächen mit Finance-Fachkräften kann ich das nur bestätigen. Viele Unternehmen buchen beispielsweise ihre Rechnungen noch papierhaft, dabei ist das papierlose Rechnungswesen heute nicht nur für große Konzerne, sondern auch für KMUs möglich. Moderne Software ermöglicht die Automatisierung der Buchhaltung. Trotzdem geht es bei manchen Firmen nur langsam voran.
Woran liegt das?
Ute Schröder: Wenn Sie widersprüchliche Daten aus vielen Quellen haben, ist das schlecht, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation brauchen Sie einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.
Was sind denn die Voraussetzungen, die zunächst erfüllt werden müssen?
Ute Schröder: Die Digitalisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Jedoch ist es eine Mammutaufgabe, alle Prozesse, die im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.
Können Sie uns ein Beispiel nennen?
Ute Schröder: Wir haben kürzlich in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens gehört. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie einmal den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund 3 Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.
Das Thema Sonderlösungen ist sicherlich jedem Finance-Experten bekannt.
Ute Schröder: Neue Technologien lassen sich erst einsetzen, wenn man standardisierte Prozesse hat. Das ist die Voraussetzung. Einer unserer Experten, Denis Glowicki – CFO bei den Wicke-Werken, hat in seinem Gastbeitrag einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem man die vor- und nachgelagerten Prozesse seiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennt. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So kann keine Verbesserung und Optimierung mehr im Ablauf eintreten. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen.
Wie geht man die Aufgabe der Prozessdokumentation am besten an?
Ute Schröder: Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.
Wie genau funktionieren die Manuals?
Ute Schröder: Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert! Nach Installation der Software kann direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung gearbeitet werden und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance.