Beschleunigt die Corona-Krise die Digitalisierung? Die Hoffnungen und Erwartungen sind groß – und die Skepsis hinsichtlich der Notwendigkeit der digitalen Transformation ist sicherlich geschwunden. Unternehmen lösen immer mehr Aufgaben mithilfe digitaler Technologien. Und durch das rasche Reagieren auf die veränderte Situation seit dem Ausbruch der Pandemie haben viele Unternehmen bereits Anpassungen bei bisherigen Prozessen vorgenommen, auch im Finanz- und Rechnungswesen. Doch einige Unternehmen mussten auch Überbrückungslösungen finden.
Ein digitales „Next Normal“ wird mit Sonder- oder Insellösungen jedoch kaum gelingen. Im Rechnungswesen stellen unzureichend optimierte Prozesse immer noch das größte Hindernis für den Einsatz moderner Technologien dar. Das bestätigen nicht nur zahlreiche Studien und Untersuchungen (u.a. die KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2020“ *, sondern auch unsere Gespräche mit Fach- und Führungskräften in Finanzfunktionen. So haben laut KPMG-Studie erst 20 Prozent der befragten Unternehmen ihre Prozesse automatisiert. Entscheidende Herausforderungen seien die Stammdatenqualität, die Homogenisierung der Systeme und die Schaffung einer papierlosen Buchhaltung. Ein Blick in die Unternehmenspraxis verdeutlicht dies noch einmal: Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe wies in einem international tätigen Handelsunternehmen bei rund 3 Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten auf. „Man muss zunächst die Fleißaufgaben lösen und seine Prozesse standardisieren“, weiß auch Finance Manager Carsten Schultz im Interview auf unserem Blog.
Der erste, wichtige Schritt hin zur Digitalisierung und damit auch zur Automatisierung von Prozessen ist, Arbeitsabläufe zu identifizieren, zu strukturieren und verständlich zu machen.
Das ist für viele Unternehmen eine der „Lessons Learned“ während der Pandemie: Prozesse müssen transparent und für alle MitarbeiterInnen nachvollziehbar sein, dann klappt es auch besser mit Remote Work.
Der erste Schritt zur Prozessoptimierung ist die Prozessdokumentation. Alle Prozesse, die im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, müssen analysiert und danach aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge im Rechnungswesen erstellt werden. Nicht zuletzt schreiben die GoBD gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten. Die Aufgabe der Prozessdokumentation ist eine Mammutaufgabe und stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Wir haben mit Finance-Experten aus der Praxis ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.
Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert. Nach Installation der Software kann direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung gearbeitet werden, einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance.
Möchten Sie mehr erfahren? Gerne stehen wir für ein Gespräch oder eine Livepräsentation zur Verfügung. Buchen Sie sich gerne direkt einen Gesprächstermin in unserem Kalender!
Foto: Unsplash
*Quelle: KPMG-Studie