Intelligente Technologien, die blitzschnell massenhaft Daten erfassen und auswerten, leiten auch einen tiefgreifenden Wandel für die Arbeit der Finanzfunktionen ein. Finanzexperten werden von Routinetätigkeiten entlastet und sie bekommen mehr Zeit für anspruchsvolle Management- und Strategie-Aufgaben, so das Versprechen. Doch auch der Weg zu „Digital Finance“ kann steinig sein, weiß Finance Manager Carsten Schultz.
Herr Schultz, die digitale Weiterentwicklung des Finanz- und Rechnungswesens steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Warum ist das für den Finance-Bereich so wichtig?
Carsten Schultz: Man erreicht nur eine höhere operative Exzellenz, auch im Accounting, wenn man eine effiziente Plattform aufbaut, die auf modernste Technologien setzt. Das schafft man nicht mehr, indem man „nur“ T-Konten aufmalt und Rechenmaschinen benutzt.
Was beschäftigt Ihrer Erfahrung nach den Finance-Bereich häufig am meisten, wo liegen die Hürden auf dem Weg zur Digitalisierung?
Carsten Schultz: Mitarbeiter und Entscheider der Finanzfunktionen verbringen häufig viel Zeit damit, aussagefähige Daten auf verlässliche Weise verfügbar zu machen. Und kämpfen dabei aber vielfach noch mit inkompatiblen IT-Systemen, Abstimmungsbrücken zwischen internem und externem Rechnungswesen oder aufwändigen manuellen Verfahren. Vor allem im Accounting sind Routineaufgaben häufig ein Zeitfresser – und alle wären erleichtert, wenn diese automatisiert werden könnten. Doch um sich das Leben mit dem Einsatz moderner Technologien einfacher zu machen und bevor man sich auf Machine Learning und Co. stürzt, muss man zunächst die Fleißaufgaben lösen und seine Prozesse standardisieren.
Warum ist die Standardisierung so herausfordernd?
Carsten Schultz: Oftmals herrscht gar keine Transparenz darüber, wie viele Varianten es für einen Prozess im Unternehmen gibt. Deshalb steht zu Beginn eines Digitalisierungsprojekt zunächst die Aufgabe, den Ist-Zustand zu analysieren. Hilfreich ist aus meiner Erfahrung, für das Process-Mining externe Berater einzusetzen, damit man ein echtes Abbild aller vorhandenen Prozesse erhält. Hat man einen Überblick, wie viele Varianten es beispielsweise unternehmensweit für eine dreistufige Tätigkeit Rechnungseingang – Prüfung – Freigabe gibt, dann lässt sich im nächsten Schritt ein Standardprozess definieren, der Grundlage für den digitalen Workflow bildet.
Welche wesentlichen Erkenntnisse haben Sie aus dem Digital Finance Projekt in Ihrem Unternehmen mitgenommen?
Carsten Schultz: Zuerst kommt das Process-Mining, danach die Standardisierung. Für diese Schritte sollte man genug Zeit einplanen. Jedes intelligente Automatisierungsprogramm benötigt eine Basis, auf der es losmarschieren kann. Routinejobs werden erst dann der Vergangenheit angehören, wenn zuvor Prozesse standardisiert wurden. Schafft man diese Basis nicht, dann nützt auch die ausgefeilteste neue Technologie nichts.
Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen zudem noch schaffen, damit die Digitalisierung im Finance eine Chance hat?
Carsten Schultz: Wo wollen wir hin, warum machen wir das und wie wollen wir es machen – über diese Fragen muss im Unternehmen Transparenz herrschen. Dazu sollte man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unbedingt abholen. Auch bei ihnen löst das Stichwort Digitalisierung Ängste aus. Ich empfehle, die Mitarbeiter von Anfang an mit einzubinden. Zum einen kennen sie die Prozesse aus ihrer täglichen Arbeit und können so auch ihre Ideen mit einbringen. Zum anderen tragen sie so ein Projekt auch besser mit, wenn sie es selbst mitgestalten dürfen.
Carsten Schultz ist seit 2013 bei der Valora AG, einem internationalen Handelsunternehmen mit Sitz in Muttenz. Seit Oktober 2019 ist Schultz als Leiter SCC Accounting sowie als Senior Projekt Manager Accounting & Finance für die Ausrichtung der gesamten Retail Accounting Plattform der Valora Gruppe verantwortlich. Wesentliche Kernelemente des Projekts sind die Standortübergreifende Zusammenarbeit sowie die Optimierungen der Prozesse mit Hilfe von RPA und KI.
Carsten Schultz auf LinkedIn und Xing.
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