• 8. Juni 2021

Wie Automatisierung für Accounting und Controlling eingesetzt werden kann – ein Gastbeitrag von Franziska Müller (1/2)

Wie Automatisierung für Accounting und Controlling eingesetzt werden kann – ein Gastbeitrag von Franziska Müller (1/2)

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Fehler minimieren, Kapazitäten freisetzen, Prozesse beschleunigen – welcher Finance-Mitarbeitende träumt nicht davon? Cloud Automatisierung verspricht die Erfüllung. Denn gerade im Controlling und Accounting, zwei sehr stark datengetriebenen Bereichen, geht es viel um die Themen Prozesseffizienz und –dokumentation. Franziska Müller, Projektmanagerin und Verantwortliche für Content Marketing der wemakefuture GmbH aus Gießen, zeigt in ihrem Gastbeitrag die Bedeutung, praktisches Wissen und Beispiele der Automatisierung für Controlling und Accounting auf.

 

Automatisierung kann als nächster Schritt nach der Digitalisierung angesehen werden.

Schon jahrzehntelang wird dieser Begriff verwendet und als Megatrend betrachtet. Jetzt folgt die Automatisierung und hebt mühsam digitalisierte Prozesse auf die nächste Stufe: Sie lässt Workflows völlig selbstständig ablaufen. Daraus ergeben sich verschiedene Vorteile. Für das Accounting und Controlling kann diese Technologie besonders wertvoll sein. Beides sind Bereiche, die extrem datengetrieben sind und sich schon viele Gedanken über die Themen Prozesseffizienz und –dokumentation gemacht haben. Genau darum sind sie perfekt geeignet für die Automatisierung. Was können Ziele sein, was gilt es zu beachten, welche Einsatzmöglichkeiten ergeben sich daraus, aber auch welche Stolpersteine: Darum soll es in diesem Beitrag gehen.

Was ist Cloud-Automatisierung?

Prozesse sind sozusagen das Arbeitsmaterial der Cloud-Automatisierung. Dementsprechend ist längst auch die Automatisierung von digitalen Prozessen möglich. Im Accounting und Controlling werden nur selten Waren produziert, aber Computer und Software werden bereits zuhauf genutzt. Genau hier setzt die Prozess Automatisierung an. Übrigens verwenden wir die Begriffe Prozess Automatisierung und Cloud Automatisierung in diesem Post synonym. Denn durch die Verknüpfung von genutzter Software, dem Austausch der Daten zwischeneinander sowie definierten Abläufen, können automatisierte Workflows geschaffen werden, die das Accounting und Controlling unterstützen. Das Stichwort für Automatisierung ist: Standardisierung. Und diese begegnet uns im Accounting und Controlling besonders häufig.

 

Wie können Sie sich das vorstellen? Dazu ein kleines, sehr simples Beispiel:

Sie erhalten eine Rechnung via E-Mail. Diese möchten Sie zum einen im richtigen Ordner ablegen, aber auch in der Buchhaltungssoftware hochladen. Sie downloaden also das PDF-Dokument, speichern es auf Ihrem Rechner und vergeben einen standardisierten Namen. Dann öffnen Sie den zugehörigen Ordner (vielleicht laden Sie es auch direkt dorthin herunter) und speichern es ab. Im nächsten Schritt öffnen Sie die Buchhaltungssoftware und laden das eben heruntergeladene Dokument dort wieder hoch. Dort steht es nun bereit zur Buchung.

Nun, all diese Schritte können völlig automatisch ablaufen. Die eingehende E-Mail ist der Auslöser und startet den Prozess. Die Datei wird automatisch im zugehörigen Cloud-Ordner gespeichert. Vor der Speicherung kann anhand von Standards der Dateiname geändert werden. Zusätzlich wird das Dokument auch aus dem besagten Ordner in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Alles dauert nur wenige Sekunden.

 

Ziele der Cloud-Automatisierung

Die Ziele der Cloud-Automatisierung sind tatsächlich sehr ähnlich mit dem oben angesprochenen Geschäftsprozessmanagement. Denn beide haben zum Ziel, Prozesse zu optimieren und dadurch zu beschleunigen. Das kleine Beispiel oben hat gezeigt, wie so etwas aussehen kann. Besonders deutlich wird die Kraft der Cloud-Automatisierung, wenn sie wiederkehrende Prozesse übernimmt. So können immer wieder wertvolle Minuten oder sogar Stunden eingespart werden – jede Woche. Aber abseits davon sind folgendes die häufigsten Ziele der Prozess Automatisierung:

 1. Fehlerminimierung
Wenn Daten aus dem einen Dokument in die andere Software kopiert werden, können Fehler passieren. Abgesehen davon, dass Kopieren und Einfügen wahrscheinlich keine sehr erfüllende Aufgabe ist, ist sie durch die Automatisierung zudem auch überflüssig. Denn wenn wir genutzte Software miteinander verbinden (auch PDF-Dateien können eingebunden werden), dann werden die Daten automatisch von A nach B und C übergeben.

2. Kapazitäten freisetzen
Häufig haben wir es erlebt, dass Kunden und Kundinnen mit einem völlig ausgelasteten Team auf uns zu kamen. Der Plan einer Automatisierung sollte dazu beitragen, die eigenen Mitarbeitenden zu entlasten und im Idealfall dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben. So sind etwa die strategische Planung, Kundenansprache oder das Business Development Aufgaben, die deutlich zielführender als besagtes Copy und Paste sind.

3. Prozesse beschleunigen
Natürlich profitieren Unternehmen besonders von der Automatisierung, wenn die automatisierten Prozesse vorher extrem aufwändig und lang waren und danach nur noch wenige Sekunden benötigen. Manchmal scheinen Prozesse sogar so unüberschaubar, dass sie gar nicht erst implementiert wurden.

So geschehen bei einer Kundin, die kürzlich mit der Idee einer digitalen Unterstützung für ihre Dienstleistung auf uns zu kam. Die Berater sollten durch ein digitales Formular bei der Bestandsaufnahme unterstützt werden. Allerdings war der Fragebogen so umfassend, dass die händische Auswertung Stunden gedauert hätte. Wir konnten die Auswertung erfolgreich automatisieren und so dauert es nun nur noch wenige Sekunden und der Prozess konnte erfolgreich implementiert werden.

4. Wachstum generieren
Für wachsende und wachstumsstarke Unternehmen sind häufig die internen Ressourcen der limitierende Faktor. Entweder das Team, die Infrastruktur oder die Abläufe wachsen nicht gleichschnell. Der Vorteil der Prozess Automatisierung ist, dass sie unabhängig der Datenmenge stabil und verlässlich abläuft. Bezugnehmend auf das obige Beispiel ist es völlig egal, ob täglich eine oder 100 E-Mails eingehen. Die Automatisierung wächst mit. Genau darum kann sie auch zum entscheidenden Faktor werden, Unternehmen in Wachstumsphasen zu unterstützen.

Im zweiten Teil ihres Gastbeitrags beschäftigt sich Franziska Müller mit den Fragen wie Automatisierung für Accounting und Controlling eingesetzt werden kann und was es zu beachten gilt. Zudem stellt sie zwei Praxisbeispiele vor.

Fotos: Franziska Müller, Pexels

 

Über die Autorin

Franziska Müller ist Projektmanagerin und Verantwortliche für Content Marketing der wemakefuture GmbH aus Gießen. Die wemakefuture GmbH ist als Automatisierungs-Agentur in der DACH-Region sowie europaweit tätig. Kundenunternehmen verschiedenster Branchen und Größen profitieren von individueller Prozessautomatisierung.

Franziska Müller auf LinkedIn.

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