Zeitaufwand verringern, mehr Kapazitäten freisetzen, Fehler reduzieren: Mit diesen Wünschen werden häufig Automatisierungs-Projekte aufgesetzt. Doch welche Voraussetzungen sind für ein Gelingen erforderlich – und welche Stolpersteine gilt es zu vermeiden? Gastautorin Franziska Müller von der wemakefuture GmbH aus Gießen beantwortet diese Fragen und stellt zudem Praxisbeispiele vor. Im ersten Teil ihres Gastbeitrags zur Cloud Automatisierung hat sie sich bereits mit den Zielen und Einsatzmöglichkeiten der Cloud Automatisierung befasst – nachzulesen hier.
Wie kann Automatisierung für Accounting und Controlling eingesetzt werden?
Wie schon erwähnt, spielt die Standardisierung eine große Rolle für die Prozess-Automatisierung. Genau darum eignet sie sich hervorragend für Accounting und Controlling, da sich in diesen Bereichen häufig schon lange Gedanken um Standards und Dokumentation gemacht wird. Außerdem sind sie geprägt von wiederkehrenden Prozessen – auch ein mal jährlich ist wiederkehrend. Dennoch gibt es ein paar Dinge zu beachten, bevor Sie loslegen:
Was gilt es zu beachten:
Digitalisierung als Grundvoraussetzung
Automatisierte IT-Prozesse können nicht ohne die Digitalisierung. Bevor nicht Papier durch Excel ausgetauscht wurde, können keine Daten von Software zu Software übergeben werden. Auch einzelne Zwischenschritte, die analog und händisch ablaufen, sollten vermieden werden. Solche Aufgaben sind im Anschluss häufig die Schwachstellen von optimierten Workflows.
Prozesse definieren und standardisieren
Wir lieben es, wenn Kunden mit dem Wunsch einer Automatisierung mit einer vorbereiteten Prozessdokumentation, beispielsweise als BPMN, auf uns zu kommen. Das zeigt uns, dass der Prozess mit allen Details und Tücken durchdacht wurde – und es vereinfacht die Cloud-Automatisierung ungemein. Dennoch: häufig sieht die Realität anders aus. Dann nimmt die Prozessdefinition oftmals ebenso viel Zeit in Anspruch, wie die technische Entwicklung selbst.
Das Ziel der Automatisierung kennen
“Also in unserem Unternehmen läuft das Accounting ja völlig automatisiert ab.” Vielleicht ist das der neueste Spruch beim nächsten Netzwerk-Treffen, wer weiß. Dennoch: vor der Automatisierung sollte das Ziel klar sein. Auch Cloud-Automatisierung sollte nicht krampfhaft um ihrer selbst willen geschehen. Schließlich wird auch Zeit in die Vorbereitung und Umsetzung gesteckt. Das alles nur für einen lockeren Spruch gegenüber den Kolleginnen und Kollegen? Wie wäre es stattdessen mit diesen Zielen: Zeitaufwand verringern, mehr Kapazitäten freisetzen, Fehler reduzieren oder einen sehr aufwändigen Prozess endlich implementieren.
Praxisbeispiele
PraxisbeispieleNachdem wir also geklärt haben, was die Voraussetzungen für Cloud-Automatisierung sind und welche Ziele mit ihr verfolgt werden, wird es Zeit, den Begriff mit Leben zu füllen. Das geht am besten mit konkreten Projektbeispielen aus den Bereichen Accounting und Controlling. Wie zuvor bereits erwähnt eignen sich diese Bereiche durch die hohe Standardisierung besonders gut für Automatisierung. Für die Buchhaltung beispielsweise setzen wir die häufigsten Kundenprojekte um. So auch das Folgende:
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Automatisierte Rechnungsstellung und Buchhaltung für einen Online-Shop für Luftreiniger
Spätestens seit der Corona-Krise boomen Online-Shops und die gesamte E-Commerce Branche. Der Wettbewerb nimmt zu und die Konkurrenz für bestehende Onlinegeschäfte steigt. Dieses Ziel hat auch ein Kundenunternehmen von uns, das Anfang des Jahres an den Markt ging. Eine völlig neue Generation von Luftreinigern wird über den eigenen Online-Shop angeboten. Ein Produkt das aktuell kaum mehr Relevanz haben könnte.
Für den Launch des Online-Shops integrierten wir große Teile der Buchhaltung, um sicherzustellen, dass über verschiedenste Kanäle Bestellungen richtig erfasst werden. So können wir Chaos bei der Rechnungsstellung vermeiden. Das Unternehmen nutzt als Software für die eigene Buchhaltung lexoffice. Ein Programm, das Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Buchungen ermöglicht.
Kunden des Unternehmens können grundsätzlich über drei verschiedene Kanäle bestellen: Entweder direkt über den Online-Shop, über ein digitales Bestellformular, das besonders für Großbestellungen vorgesehen ist, oder über den direkten Kontakt mit den Mitarbeitenden. Diese erstellen dann direkt über die interne CRM-Software eine Bestellung.
Alle drei Kanäle lösen somit automatisch ein digitales Angebot oder eine Rechnung aus. Die Bestellmengen werden automatisch erfasst und mit dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz versehen. Zeitgleich wird ein DATEV-Satz erzeugt und automatisch übermittelt.
Die Rechnungen werden im Anschluss automatisiert an die Kunden versendet und liegen dem Unternehmen zeitgleich zur korrekten Buchung vor. Ein möglicher nächster Schritt wäre, den Beleg automatisch zu verbuchen. Dies unterbindet die aktuelle Gesetzgebung jedoch. Die technische Umsetzbarkeit ist allerdings gegeben.
Ein Prozess, der also aus drei verschiedenen Kanälen gestartet werden kann und für jede Rechnungen einige Minuten erfordert, wird somit auf wenige Sekunden verkürzt.
Das gleiche Ergebnis konnten wir einem anderen Kundenprojekt für automatisierte Reportings erzielen:
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Automatisiertes Controlling und KPIs für eine Düsseldorfer Unternehmensberatung
Die Beraterbranche muss sich Herausforderungen stellen, die so auch viele andere Branchen kennen: zeit- und personalintensive Prozesse erhöhen die internen Kosten, eine Vielzahl von Absprachen sind nötig, Controlling und KPIs gewinnen an Bedeutung aber ziehen auch einen Mehraufwand mit sich.
Die eigenen Strukturen und Prozesse werden überdacht, und die wichtigsten Prozesse und Aufgaben werden identifiziert. So war es auch der Fall bei einer Düsseldorfer Unternehmensberatung für Personal- und Organisationsentwicklung. Nach starkem personellem Wachstum wurde der Wunsch nach einer IT-Infrastruktur, die mithalten kann, größer.
Da nahezu ausschließlich in Projekten gearbeitet wird, nimmt das Projektmanagement viel Zeit in Anspruch. Hierfür wurde bereits die Cloud-Anwendung Podio genutzt. Hier buchten alle Berater und Beraterinnen ihre Zeiten, vermerkten wichtige Informationen und Projektmeilensteine. Doch die so gesammelten Daten wurden kaum genutzt.
Darum definierte das Unternehmen KPIs, die in Bezug auf die Projektarbeit erhoben werden sollten. Daten zu Aufträgen, Personal, Ausschreibungen und laufenden sowie vergangenen Projekten mussten strukturiert und qualifiziert werden. Diese Daten lagen indirekt in Podio längst vor, wurden jedoch nicht genutzt. Außerdem sollten sie an einem zentralen Punkt zur Verfügung stehen.
Die Lösung ist mehrschrittig: Zunächst werden die relevanten Daten aus Podio in Google Sheets übergeben. Hier werden die definierten KPIs berechnet, Daten strukturiert und vorbereitet. Anschließend werden sie visualisiert. Durch die Verbindung mit Google Datastudio, eine Software für die Visualisierung von Daten, werden automatisiert wöchentliche Reportings erstellt und die errechneten KPIs dargestellt.
Diese Auswertung wird dann im Intranet für alle Mitarbeiter veröffentlicht. So haben die Geschäftsführung, Führungskräfte und Teams maximale Transparenz und können den aktuellen Stand stehts nachverfolgen.
So werden in nur wenigen Sekunden wöchentliche Reportings, Auswertungen und KPIs erzeugt. Eine Aufgabe, die von Hand einige Stunden dauern würde.
Stolpersteine: Mit ausreichender Vorbereitung, einem konkreten Plan und einer digitalen Infrastruktur steht der Cloud-Automatisierung eigentlich nur noch wenig im Weg. Dennoch gibt es kleine und große Stolpersteine. Diese zu kennen, kann helfen, nicht darüber zu fallen. Darum hier die drei häufigsten:
Drei Schritte überspringen: Die Prozessautomatisierung lebt von der Digitalisierung und Standardisierung, wie weiter oben beschrieben. Genau darum sollte diesen beiden Schritten im Voraus genügend Zeit eingeräumt werden. Obwohl es löblich ist, den papierhaften Prozess in einem Rutsch zu optimieren, digitalisieren, standardisieren und dann auch noch zu automatisieren, ist das wenig zielführend. Bedarf für Prozessoptimierung gibt es immer. Aber drei Schritte zu überspringen, kann mittelfristig Defizite aufdecken, die durch eine ausreichende Vorbereitung vermieden werden könnten.
Starre Lösungen erwarten: Der Vorteil der Cloud-Automatisierung ist ihre Flexibilität. Sie kann sich an die bestehenden Prozesse und vor allem Software anschmiegen und somit auch einfügen. Aber auch dieser Technologie sind Grenzen gesetzt. So tauchen kleine Details, die nicht umsetzbar sind, erst während eines laufenden Projekts auf. Die Erfahrung zeigt, dass nahezu immer andere Lösungen oder Work-Arounds gefunden werden können. Auch wenn diese von einem ursprünglichen Plan abweichen.
Die falschen Prozesse automatisieren wollen: Automatisierung hat ihre Grenzen. Und die liegen häufig dort, wo menschliche Interaktion unabdingbar ist. So gibt es beispielsweise Aufgaben, die so individuell ablaufen und so viele Entscheidungen benötigen, dass sie kaum standardisiert werden können. Zwar wäre eine Prozessautomatisierung theoretisch möglich, aber mit Aufwand verbunden, der den daraus resultierende Nutzen übersteigt. Hier lohnt es sich, kleinschrittiger zu denken. Häufig können kleine Teilaufgaben automatisiert werden, der Gesamtprozess bleibt aber in Menschenhand.
Fazit
Prozess-Automatisierung ist vielfältig. Sie kann verschiedenste Aufgaben und Prozesse unterstützen. Das muss nicht immer bedeuten, dass ein gesamter Prozess von A bis Z automatisch abläuft. Kann es aber. Es lohnt sich, ein solches Projekt gut vorzubereiten. Es sollten gute digitale Lösungen gefunden werden, die zudem standardisierbar sind. Auch eine Prozessdokumentation lohnt sich an dieser Stelle ganz besonders.
Wenn die Absichten für die Automatisierung jedoch klar sind, dann können dadurch verschiedenste Ziele verfolgt werden: Zeitersparnis, Fehlerminimierung, wichtige Kapazitäten des Teams an anderer Stelle einsetzen oder auch das Unternehmen in Wachstumsphasen unterstützen.
Fotos: wemakefuture, Franziska Müller
Über die Autorin
Franziska Müller ist Projektmanagerin und Verantwortliche für Content Marketing der wemakefuture GmbH aus Gießen. Die wemakefuture GmbH ist als Automatisierungs-Agentur in der DACH-Region sowie europaweit tätig. Kundenunternehmen verschiedenster Branchen und Größen profitieren von individueller Prozessautomatisierung.
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