Tipps & Tools

Und dann kam Corona. So meistern Finance-Manager die Krise. 1024 768 C4B

Und dann kam Corona. So meistern Finance-Manager die Krise.

Unvollständige Lieferketten, Kurzarbeit und Home-Office: Seit Beginn der Corona-Pandemie stehen Manager täglich vor neuen Herausforderungen. Wir haben mit verschiedenen Finance-Managern unserer C4B Benchmarking Circle über die aktuellen Herausforderungen für sie und ihre Unternehmen gesprochen:

Markus Aschauer, Leiter Buchhaltung und Controlling, Hamburg Wasser

Wir profitieren sicher davon, dass wir ein Gut anbieten, dass immer nachgefragt wird. Nachdem das bundesweite Kontaktverbot nun seit Wochen das Leben der Menschen beeinflusst, haben wir uns bei Hamburg Wasser einmal die Auswirkungen auf den Wasserverbrauch angeschaut. Die Kontaktsperre bedeutet, dass viele Menschen zu Hause bleiben müssen. Und es hat sich tatsächlich etwas verändert: Die Zeit am Morgen mit der höchsten Wasserabgabe, hat sich um gut zwei Stunden nach hinten verschoben. Geschlossene Schulen und Geschäfte sorgen dafür, dass in der Innenstadt weniger Wasser verbraucht wird. Wir merken die Auswirkungen, wie vermutlich die meisten Unternehmen, vor allem in der Umorganisation unserer Arbeit. Beispielsweise können derzeit in den Wohnungen und Häuser nicht, wie turnusmässig erforderlich, die Wasserzähler ausgetauscht werden. Deshalb wurden unsere Monteure bei vollem Gehalt freigestellt. Kurzarbeit mussten wir bisher noch nicht beantragen. Buchhaltung und Controlling arbeiten größtenteils aus dem Homeoffice. Für mich war deshalb der Austausch in den aktuellen C4B Benchmarking Circles zum Thema virtuelles Führen sehr spannend. Wie gelingt gute Mitarbeiterführung in herausfordernden Zeiten wie diesen ist eine Frage, die mich sehr beschäftigt. Das Kontaktbedürfnis der Mitarbeiter ist spürbar gestiegen in den letzten Wochen. Die fehlenden sozialen Kontakte wirken sich negativ auf das Wohlbefinden aus, so mein Eindruck. Die fehlende Grenze zwischen Arbeitswelt und Privatleben belastet zusätzlich und erzeugt offenbar Stress.

Heiko Busse, Managing Director Kaesler Nutrition GmbH

An erster Stelle steht für uns die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, durch vielfältige Maßnahmen im Unternehmen haben wir für sicheres Arbeiten gesorgt. Diese Strukturen aufzubauen hat uns, wie vermutlich viele andere Unternehmen auch, einige Anstrengungen gekostet. Als Lieferant und Produzent für Futtermittel-Zusatzstoffe stehen wir ganz am Anfang der Wertschöpfungskette und zählen nicht nur selbst zu den systemrelevanten Branchen, sondern beliefern diese auch. Das gilt es für uns jetzt auch weiterhin möglichst nahtlos sicherzustellen, auch wenn die Logistikkette an der ein oder anderen Stelle schon beeinträchtigt ist.

 

 

Björn Greven, Leiter Controlling, Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH & Co. KG

Die größten Herausforderungen bestehen sicher darin, die wirtschaftlichen Folgen und die Reaktion der Märkte einzuschätzen, um unser Unternehmen sicher durch die Krise manövrieren zu können. Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit sind gerade jetzt unabdingbar. Alle Unternehmen stehen vor riesigen Herausforderungen und ich denke, dass niemand weiß, wohin uns das alles führen wird. Deshalb brauchen wir Vorgehensweisen und Tools um „auf Sicht“ fahren zu können. Gerade zu dieser Zeit ist natürlich der Austausch mit anderen Benchmarking-Teilnehmern von großem Vorteil, da wir alle vor den gleichen Fragen stehen. Wenn man sich die Antworten auf diese Fragen mitteilt, ist allen geholfen, um möglichst unbeschadet durch diese Krise zu kommen.

Anton Hollerieth, Leiter Finanzen Alpenhain

Unser Unternehmen ist ein Traditionsunternehmen, wir beliefern den Lebensmitteleinzelhandel, Großverbraucher und Gastronomien in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in über 40 anderen Ländern seit mehr als 100 Jahren mit verschiedene Weich- und Backkäsesorten. Wir sind beispielsweise von Terminverzögerungen bei Lieferungen aus anderen EU-Staaten betroffen. Der Handel bestellt derzeit wesentlich mehr, aber durch die Ausfälle in der Gastronomie und Hotellerie haben wir beispielsweise auch Umsatzeinbrüche zu verzeichnen. Auf einen Schlag sind viele unserer Verwaltungsmitarbeiter jetzt im Homeoffice, dies zu organisieren und jetzt täglich dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter gut betreut sind, ist eine große Herausforderung.

 

Michael Kraus, Head of Controlling Klüber Lubrication

Wir haben innerhalb kürzester Zeit die Produktion und das Lager auf zeitlich versetzte Schichten umgestellt. Das gesamte Controlling arbeitet aus dem Homeoffice; Monats- und Quartalsabschluss haben wir so gut gemeistert. Aber schöner wäre es trotzdem, wenn man sich persönlich begegnen könnte anstatt nur virtuell, denn in der Kommunikation gehen so feine Nuancen verloren. Derzeit spüren wir die Corona-Krise auf der Einkaufsseite, weil zum Teil unsere Lieferanten betroffen sind. Auch der Transport hin zum Kunden ist schwieriger geworden, Luftfracht gibt es praktisch kaum noch und die geschlossenen Grenzen in Europa erschweren den Transport auf der Straße.

 

 

Henrik Leps, Vice President Finance Light & Optics, Jenoptik

Erst galt es, innerhalb kürzester Zeit das mobile Arbeiten zu ermöglichen und die Fertigung umzuorganisieren, das war eine riesige Herausforderung. Von organisatorischen Fragen für das Homeoffice wie ausreichend VPN-Lizenzen und Notebooks bereitzustellen, bis hin zu dem Ärgernis zu schwacher Telefonleitungen. Wir fertigen unter Reinraumbedingungen, auch die Fertigung musste umgest
ellt werden. Für das gesamte Unternehmen galt es also, Workarounds und pragmatische Lösungen zu finden. Wir haben relativ schnell eine Betriebsvereinbarung treffen können, die das mobile Arbeiten, das Handling von Urlaubstagen und beispielsweise Gleitzeit regelt. Es war schön zu beobachten, wie engagiert alle mitgeholfen haben und auch honoriert wurde, dass wir an bestmöglichen Lösungen für alle arbeiten. Den sich ständig verändernden Herausforderungen stellen wir uns jeden Morgen um 8.00 Uhr mit einem „Pandemie-Call“, in dem ein Team aus Vertretern aller Funktionen die aktuelle Lage bespricht und schnellstmöglich Lösungen erarbeitet. Nach wenigen Wochen Homeoffice spüre ich jedoch bei uns allen eine gewisse Ernüchterung, denn das mobile Arbeiten fordert uns alle sehr, beispielsweise auch durch die fehlenden Sozialkontakte

 

Mirko Waeckerle, Finance Director Linxens Germany GmbH

Unsere größte Herausforderung zu Beginn der Corona-Krise bestand darin, das Unternehmen so zu organisieren, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschützt werden und trotzdem die Kunden beliefert werden können. Das ist sehr schnell gut gelungen. In der Produktion haben wir beispielsweise einen kontaktlosen Schichtwechsel eingeführt. Zudem sind möglichst viele Beschäftigte im Homeoffice tätig. Jetzt stellen wir fest, dass die Lieferketten schwierig werden. Durch Engpässe im Transportwesen können sich Lieferungen verzögern, die Kapazitäten im Luftverkehr fehlen und werden zudem richtig teuer.

Über Nacht virtuell führen: 6 Tipps für „Remote Leadership“ – ein Interview mit Paul Liese 1024 748 C4B

Über Nacht virtuell führen: 6 Tipps für „Remote Leadership“ – ein Interview mit Paul Liese

Durch die Corona-Krise sind plötzlich viele Führungskräfte mit dem Thema virtuelle Führung konfrontiert. Großteile des Teams können nur noch aus dem Homeoffice heraus arbeiten – und Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf längere Zeit nur über Chat, Telefon und Videokonferenz zu kommunizieren. Manager Paul Liese ist es gewohnt, virtuell zu führen. Im Interview mit dem C4B Blog verrät der Geschäftsführende Gesellschafter der HSP Software GmbH seine Tipps, wie Homeoffice für alle gelingt und wie man Stolpersteine umschifft.

Herr Liese, was sind die größten Herausforderungen, wenn die Mitarbeiter* vom Homeoffice aus arbeiten?

Paul Liese: Damit virtuelle Teams erfolgreich sein können, ist eine gute Führung genauso wichtig wie in präsenten Teams – vielleicht sogar noch wichtiger. Bei HSP arbeiten wir seit vielen Jahren virtuell, meine Mitarbeiter dürften theoretisch fünf Tage pro Woche vom Homeoffice aus arbeiten. Eingespielt hat sich aber, dass das Team gerne an drei Tagen im Büro präsent ist, weil der persönliche Kontakt zu den Kollegen und auch die Zugehörigkeit für alle wichtig ist. Das spüren nun auch die Teams, die seit der Corona-Pandemie plötzlich überwiegend virtuell zusammenarbeiten. Den persönlichen Kontakt zueinander herstellen, Informationsfluss und Workflow anders zu organisieren, das sind die größten Herausforderungen.

Worauf sollten Führungskräfte achten, damit das auch virtuell klappt?

Paul Liese: „Remote Leadership“ ist kein Hexenwerk. Letztlich sind auch in virtuellen Teams Vertrauen, Transparenz und Zuhören die Basis für die Zusammenarbeit. Sie bilden den Rahmen und bedürfen gemeinsam festgelegter Regeln.

Welche Regeln haben sich bewährt?

Paul Liese: Egal ob im Homeoffice oder im Büro: Jeder fängt täglich zur gleichen Zeit an. Und es gibt Kernarbeitszeiten. Verbindliche Präsenzzeiten sind wichtig, damit alle, auch die Kunden, wissen, wann wir erreichbar sind. Bei uns gibt es einen Check-In zu Beginn des Arbeitstages. Tagsüber lasse ich mein Team wissen, dass ich jetzt zum Mittagessen gehe oder mal nicht erreichbar bin – und erwarte das auch vom Team. Dinge eben, die man im Büro einfach so mitbekommen würde.

Welche Stolperfallen gibt es denn in der virtuellen Zusammenarbeit?

Paul Liese: Der Informationsfluss muss gewährleistet werden, dazu gilt es, viel und aktiv zu kommunizieren. Woran arbeite ich gerade, was habe ich gestern bearbeitet, welche Hindernisse haben sich aufgetan. Das muss ich als Führungskraft vorleben. Daily Standups, also schnelle Updates für das ganze Team, sind eine Möglichkeit, das umzusetzen. Zu Beginn der Corona-Krise wird für viele Unternehmen auch die Schaffung der technischen Voraussetzungen für die virtuelle Zusammenarbeit und zudem der Umgang mit der Technik eine Herausforderung gewesen sein.

Welche Technik hat sich denn bewährt?

Paul Liese: Bei uns staubt das Telefon langsam ein, wir schätzen Arbeitsflächen, auf denen wir digital miteinander kommunizieren. Wir arbeiten mit Microsoft Teams und haben schon vor Jahren mit der Vorläuferversion gearbeitet. In Teams nutzen wir beispielsweise einen firmeneigenen Blog, berichten dort, welche Challenges die Einzelnen geschafft haben. Wir feiern auch gemeinsam Erfolge – nun eben virtuell. Vom Transportmedium E-Mail sind wir seit fast zwei Jahren weg. Wer nach wie vor E-Mails nutzt, sollte verbindliche Antwortzeiten auf E-Mails festlegen.

Wichtig ist, dass man für Mitarbeiter, die den Umgang mit der neuen Technik nicht gewohnt sind, Verständnis zeigt, sie ausreichend begleitet und ihnen die Ängste nimmt. Das Motto muss lauten: Jeder wird mitgenommen, keiner wird abgehängt.

Kann das eine einzelne Führungskraft überhaupt alles leisten?

Paul Liese: Kommunikation nimmt in virtuellen Teams einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch, den man als Manager oft nicht aufbringen kann. Dabei muss die Führungskraft gar nicht alles allein leisten, das Team kann sich auch gegenseitig unterstützen. Indem beispielsweise Tandems gebildet werden, ein technikerfahrener Kollege einem anderen als Mentor zur Seite steht, man Tutorials anbietet. Was man aber auf keinen Fall vernachlässigen sollte, sind regelmäßige 1:1 Termine mit jedem Mitarbeiter. Sie sind nicht nur im Homeoffice wichtig, sondern auch in virtuellen Teams. Auch das gelingt per Videochat. Als Führungskraft kann man das Gelingen der virtuellen Arbeit nicht erzwingen, man kann aber mit gutem Beispiel vorangehen.


6 Tipps für „Remote Leadership“ von Paul Liese

Tipp Nr. 1:       Check-In zu Beginn des Arbeitstages

Tipp Nr. 2:      Verbindliche Präsenzzeiten

  • Arbeitsbeginn
  • Arbeitszeit
  • Pausengestaltung

Tipp Nr. 3:      Schnelle Updates für das ganze Team (Daily Standup)

  • woran arbeite ich gerade
  • was habe ich gestern bearbeitet
  • welche Hindernisse haben sich aufgetan.

Tipp Nr. 4        Tandems oder Kleine Teams bilden, Teammeetings durchführen

Tipp Nr. 5:       Regelmäßige 1:1 Meetings

  • Wie geht es dem Mitarbeiter mit der neuen Situation?
  • Erhält er alle Informationen?
  • Fühlt er sich noch als Teil des Teams?
  • Und: Smalltalk ist für Mitarbeiter auch wichtig.

Tipp Nr. 6        Verbindliche Regeln festlegen

  • Welche technischen Oberflächen werden für was genutzt
  • Dokumentation der Ergebnisse
  • Antwortzeiten für E-Mails

 

Über Paul Liese

Paul Liese ist Geschäftsführender Gesellschafter der HSP Software GmbH, einer von Deutschlands führenden Bilanz Software Entwicklern.

Paul Liese auf XING und LinkedIn.

 

*Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit meint die gewählte Formulierung bei allen personenbezogenen Bezeichnungen in dieser Publikation beide Geschlechter. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.

Sicher durch die Krise navigieren: 5 Tipps zur Liquiditätssicherung 1024 681 C4B

Sicher durch die Krise navigieren: 5 Tipps zur Liquiditätssicherung

Die Corona-Krise ist ein einzigartiger Stresstest, auch für Unternehmen. Unverschuldete Umsatzrückgänge, ob nun durch Störungen in den Lieferketten oder durch signifikanten Nachfrage-Rückgang, führen schnell zu Liquiditätsengpässen. Entscheidend ist jetzt, zahlungs- und handlungsfähig zu bleiben. In einer aktuellen C4B-Stunde mit Teilnehmern der C4B Benchmarking Circles haben wir Tipps zusammengetragen, worauf Finance-Verantwortliche bei der Ermittlung und Sicherung des Liquiditätsbedarfs achten sollten. Unsere grundsätzliche Empfehlung: in der Krise auf die direkte, tagesgenaue Liquiditätssteuerung setzen.

1. Debitorenmanagement fokussieren

Jetzt gilt es, Kunden bzw. Debitoren grundsätzlich stärker zu Monitoren. Achten Sie besonders auf:

  • Kundenspezifisches Zahlungsverhalten
  • Länderspezifisches Zahlungsverhalten
  • Bevor Sie Ware versenden, prüfen Sie, ob der Kunde vielleicht sein Zahlungsziel nicht halten kann – sonst ist nachher die Ware weg und man bekommt kein Geld.

Tipp: Überlegen Sie ggf. ein neues Regelwerk, welche Ware noch versendet wird.

Grundsätzliche Tipps zur Optimierung des Forderungsmanagements haben wir bereits in einem Blogbeitrag zum Working Capital Management zusammengetragen.

2. Kreditorenmanagement prüfen

Die Unternehmen berichten von zunehmenden Schwierigkeiten, alle Lieferketten zu gewährleisten.

  • Prüfen Sie, ob Sie kritische Lieferanten aus Italien und anderen stark krisengeschüttelten Ländern haben (Produktionsstopp in Indien).
    Denken Sie über Alternativen nach.
  • In China verbessert sich bei allen die Lage, dennoch führen fünf bis sechs Wochen Produktionsstopp auch zu Verzögerungen in den Lieferketten.
  • Die Warenlogistik über Flugverkehr ist durch Einstellung des Personenflugverkehrs immer noch stark eingeschränkt.
  • Auf dem Seeweg gibt es auch noch Probleme (z.B. zum Hafen hin in China)
  • Wenn die Waren hier in den Häfen ankommt, gilt es abzuwarten, wie es den Logistikern in DE in den kommenden Wochen geht. Viele werden auch finanziell vielleicht Schwierigkeiten haben mit ihrem Fuhrpark etc.

Weil das Kreditorenmanagement immer eine wesentliche Rolle für die Liquidität im Unternehmen spielt, kann man jetzt noch einmal die Prozesse unter die Lupe nehmen:

  • Der Ausbau der Kreditorenlaufzeit verschafft Ihnen ggf. Luft. Prüfen Sie also noch mal die Zahlungskonditionen (Überprüfung und Verringerung der Anzahl an Zahlungskonditionen, Analyse der Skontoverluste, Maximierung des Skontoertrages)
  • Fehl-/ Doppelüberweisungen prüfen
  • Skontoverlustanalysen
  • Analyse des Rechnungsprüfungsprozesses (Ablauf und Automatisierung)
  • Prüfung und Benchmarking der Zahlungsinstrumente Kreditoren (Importakkreditive, Inkassi, Auslandszahlungsverkehr, Fremdwährungszahlungen etc.)

In einem unserer Blogbeiträge finden Sie Tipps für das Management von Verbindlichkeiten.

3. Kostenbremse ziehen

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, sofort Kosten zu senken:

  1. Die Finanzverwaltung kommt Unternehmen, die von der Krise betroffen sind, auf Antrag mit:
  • zinslosen Steuerstundungen (Umsatz-, Einkommens- und Körperschaftssteuer) und
  • der Herabsetzung von Vorauszahlungen (Gewerbe-, Einkommens- und Körperschaftssteuer) entgegen.
  • Tipp aus der Unternehmenspraxis: Nicht mit x- verschiedenen örtlichen Finanzämtern diskutieren, sondern zentral mit dem Finanzamt die Stundung der Gewerbesteuer verhandeln, dass den gewerbesteuer-Messbetrag festlegt.
  1. Denken Sie auch an Stundung von
  • Versicherungsbeiträgen
  • Sozialversicherungsbeiträgen
  • Tipp: Gehen Sie aktiv auf Behörden, Versicherungen etc. zu und diskutieren Sie offen die Möglichkeiten.
  1. Nutzen Sie die Flexibilisierung durch Kurzarbeitergeld.
    Achtung: Die Bearbeitungszeiten sind durch das hohe Aufkommen derzeit lang, Unternehmen berichten von einer deutlichen Verzögerung von Auszahlungen von 2-3 Wochen.
  2. Investitionen ggf. einfrieren, Instandhaltungsprojekte schieben.
    Viele der teilnehmenden Unternehmen berichten, dass sie Instandhaltungsmaßnahmen gerade verschieben. Externe dürfen nur noch bei dringenden Reparaturen auf das Gelände.
4. Öffentliche Finanzierungshilfen
  • Günstige KfW-Kredite: Die Beantragung eines KfW-Kredites erfolgt nur über die Hausbank, an die Sie sich in diesen Fällen wenden sollten.
    Achtung Nadelöhr: Die Risikoprüfung durch die Hausbanken erfolgt nach den Regelungen vor der Krise, d.h. das Tempo ist gedrosselt. Zudem agieren die Banken auch in der Krise vorsichtig und restriktiver. (siehe dazu der nachfolgende Tipp 5. Zur proaktiven Bankenkommunikation).
  • Leichterer Zugang zu Bürgschaften: Für Unternehmen können über die Hausbanken auch Bürgschaften für Betriebsmittel zur Verfügung gestellt werden. Bis zu einem Betrag von 2,5 Millionen Euro werden die Bürgschaften durch die zuständigen Bürgschaftsbanken direkt, darüber hinaus durch die Länder bzw. deren landeseigene Förderinstitute bearbeitet. Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie bei der für Sie zuständigen Bürgschaftsbank, die über ein Internetportal recherchiert werden kann.
  • Förderbanken auf Länderebene: Auch Sie bieten zinsgünstige Betriebsmittelfinanzierungen an. Die Einzelheiten hierüber finden Sie bei den jeweiligen Förderinstituten der Länder. Eine Übersicht mit Suchfunktion bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie auf seiner Website.
  • Soforthilfen des Bundes und der Länder: Auf der Website des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie findet sich eine Übersicht: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/laender-soforthilfen.html
  • Exportkreditgarantien: Für international tätige Unternehmen, bei denen Exportgeschäfte über Hermes-Bürgschaften abgesichert sind, greifen diese teilweise auch bei Schäden, die auf den Corona-Virus zurückzuführen sind. Dies betrifft etwa Schäden als Folge eines Produktionsabbruchs in der Herstellungsphase. Abgesichert ist oft auch der Ausfall von Lieferungen, der als Lieferantenkreditdeckung oder auch Forderungsdeckung bekannt ist. Das bietet etwa Schutz für den Fall, dass ein Auslandskunde eine Forderung nicht bezahlt.
5. Proaktive Bankenkommunikation

Auch für Banken sind gerade herausfordernde Zeiten, sie haben eine Flut von Anträgen zu bearbeiten. Umso wichtiger sind die proaktive Kommunikation zu Ihren Banken und eine gute Gesprächsvorbereitung. Dazu noch ein paar Tipps:

  • Holen Sie Ihren Ansprechpartner bei der Bank, falls er Ihr Unternehmen noch nicht so gut kennt, mit ins Boot: Stellen Sie Ihr Produkt/ Angebot kurz vor und erklären Sie, wer Ihre Kunden sind, wo der Kundennutzen liegt.
  • Halten Sie fest, was den Markt für Ihr Unternehmen/Ihre Branche derzeit kennzeichnet, welche Entwicklungen Sie erwarten, ggf. welche wichtigen Eigenschaften die Branche aufweist.
  • Zeigen Sie auf, welche Ziele Sie kurz- und mittelfristig in dieser Krise verfolgen. Ggf. auch welche Marketinginstrumente Sie dabei nutzen.
  • Zeigen Sie die finanzielle Lage auf und erwähnen Sie die wichtigsten Kennzahlen.
Aus der Toolbox: Stammdaten erfassen 510 340 C4B

Aus der Toolbox: Stammdaten erfassen

Aus der Toolbox
Digitalisierung trifft Automatisierung
Teil 2: Stammdaten erfassen

Mit unserer Serie “Aus der Toolbox” erhalten Sie Impulse zu den Themen Digitalisierung und Automatisierung – kurz und prägnant – aus der Praxis für die Praxis. Diese Woche geben wir Ihnen für den Kreditorenprozess Tipps zum Thema Stammdaten erfassen.

 

 

 

DIGITALISIERUNGSTIPPS:

  • Stammdaten zentral pflegen
  • Klären Sie, wo die Daten initial gepflegt werden: ERP oder Finanzbuchhaltung?
  • Definieren Sie das führende System für die Stammdaten. Alle anderen Systeme erhalten die Daten über Schnittstellenübergabe.
  • Definieren Sie Ihren Datenflussplan.
  • Bestätigen Sie in einem netten Begrüßungsanschreiben dem Lieferanten alle gespeicherten Stammdaten, z.B. vereinbarte Zahlungsbedingung, Bankverbindung, Adresse. Nennen Sie auch die unternehmenseigenen Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Abteilung.
  • Arbeiten Sie eventuell mit einem extra Lieferantenanlage-Workflow.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten zum automatisierten Einlesen von Stammdaten mit Hilfe der OCR-Erkennung
Neufassung GoBD: Nutzen Sie die Chance, Prozesse neu zu denken (Teil 3 von 3) 1024 624 C4B

Neufassung GoBD: Nutzen Sie die Chance, Prozesse neu zu denken (Teil 3 von 3)

Nach fast vier Jahren GoBD wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Oktober 2018 der Entwurf einer Neufassungvorgelegt, worüber innovative Prozesse wie das „Mobile-Scannen“ legitimiert oder technische Migrationen 2019 deutlich vereinfacht werden sollen. Insgesamt stellt die Novellierung ein mehr an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Die wichtigsten Neuerungen der GoBD umfassen:

  • Das Fotografierenvon Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Das Verbringen von Papierbelegen ins Auslandmit anschließender Digitalisierung ist zulässig
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierungausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
  • Cloud-Systemewerden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentationmüssen historisch nachvollziehbar sein

Tipp: Schematische Prozessdokumentation vornehmen

Mit der Neufassung der GoBD 2019 haben Sie und Ihr Unternehmen die Chance einer wichtigen Weiterentwicklung. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Prozesse neu zu denken. Vom C4B-Team können Sie mit den C4B Manuals eine leicht verständliche schematische Prozessdokumentation erhalten. Prozessbeschreibungen zu erstellen ist zwar alles andere als trivial, aber: Sie kennen Ihre Abläufe am besten. Sparen Sie sich daher hohe Beratungshonorare und tragen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, Dienstleister und die Programmabläufe der eingesetzten Software selbst zusammen. Nutzen Sie dazu unser Wissen und die Systematik unserer Practice Lösungen als Vorlage.

Die C4B Manuals bieten leicht verständliche Prozessdokumentationen und Best Practice-Tipps zu Digitalisierung und Automatisierung. Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Vergleichen Sie Ihre IST-Prozesse mit unseren Musterprozessen. Alle Unterlagen erhalten Sie in Power Point und Word, die ohne großen Aufwand auf Ihr Unternehmen übertragen werden können. Die Prozesslandkarte geht dabei teilweise weit über das eigentliche Rechnungswesen hinaus. Weiterhin geben wir Ihnen konkrete Möglichkeiten und Tipps zur Digitalisierung und Automatisierung, die auf unserer Best Practice-Erfahrung basieren.

Machen Sie Ihre Prozesse langfristig sicher, wirtschaftlicher und effizienter!

https://c4b-team.de/c4b-leistungen/c4b-manual/

Haben Sie Fragen? Dann zögern Sie bitte nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen: u.schroeder@c4b-team.de

Excel-Tipp: Wie Sie ein Dashboard-Template mit exakter Tabelle und Diagrammpositionierung erstellen 1024 626 C4B

Excel-Tipp: Wie Sie ein Dashboard-Template mit exakter Tabelle und Diagrammpositionierung erstellen

„Die besten Auswertungen sind für die Katz, wenn Sie nicht anschaulich zusammengefasst werden können“, so die Worte eines Managers eines namhaften Automobilherstellers. Zur Zusammenfassung der wichtigsten Auswertungen werden in der Praxis sogenannte „Business Dashboards“ verwendet. Ob als Vertriebs- Produktions- oder ganzheitliches Management-Dashboard, alle haben das gemeinsame Ziel die wichtigsten Kernaussagen über die aktuellen Unternehmensentwicklungen empfängerorientiert, übersichtlich und ansprechend zu zeigen. Wie Sie Ihr eigenes Dashboard-Template (Schablone) in Excel erstellen zeigt Ihnen der folgende Excel Tipp:

 

Erstellung eines Rasters

Damit Sie jede Auswertung im Dashboard exakt ausrichten können, empfiehlt sich die Erstellung eines Rasters. Blenden Sie dazu durch setzen eines Häkchens über den Reiter ANSICHT/ im Bereich Anzeigen/ die Gitternetzlinien ein. Im Raster ist jede Zelle ca. 17 Pixel breit und 17 Pixel lang.

Ist das Raster erstellt, markieren Sie die Größe des Bereiches, in welchem Ihre Auswertung (Diagramm oder Tabelle) dargestellt werden soll. Im Beispiel ist es B5 bis O13.

Nun klicken Sie im Reiter START / im Bereich Ausrichtung / auf Verbinden und zentrieren. Im Anschluss kopieren Sie je nach Anzahl Ihrer Auswertungen im Dashboard diesen neu festgelegten Darstellungsbereich. In der Regel sollten Sie nicht mehr als 9-15 Auswertungen in einem Dashboard darstellen, da es sonst zu unübersichtlich wird.

 

Exakte Ausrichtung Ihrer Auswertung im Darstellungsbereich durch die alt-Taste

Damit alle Ihrer Diagramme/ Tabellen in jedem Darstellungsbereich exakt ausgerichtet sind kopieren Sie diese in das Darstellungsfeld und richten diese WICHTIG mit gedrückter alt-Taste aus. Durch Drücken der alt-Taste beim Verändern der Diagramm/Tabellen-Größe orientiert sich das Diagramm immer am Raster. Eine exakte Ausrichtung wird somit möglich und Ihr Dashboard bekommt eine professionelle Wirkung. Zum Schluss blenden Sie die Gitternetzlinien Ihres Rasters wieder aus, über ANSICHT / Bereich Anzeigen / Haken bei Gitternetzlinien entfernen.

 

Autor: Ralf Greiner

Lesetipp – Blockchain as a Service – das bieten die wichtigsten Player 150 150 C4B

Lesetipp – Blockchain as a Service – das bieten die wichtigsten Player

Das Thema Blockchain lässt uns nicht los! In unserem Interview mit Henrik von Haslingen haben wir uns bereits intensiv mit der Blockchain-Technologie befasst. Weil sie auch für Business-Anwender immer interessanter wird, empfehlen wir Ihnen einen interessanten Beitrag dazu von der Computerwoche:

https://www.computerwoche.de/a/blockchain-as-a-service-das-bieten-die-wichtigsten-player,3545334

Excel-Tipp Pivottabellen – Wie Sie absolute und relative Werte in einer Pivottabelle darstellen können 150 150 C4B

Excel-Tipp Pivottabellen – Wie Sie absolute und relative Werte in einer Pivottabelle darstellen können

Tabellenanalyse leicht gemacht – Gerade Auswertungen von verkauften Artikelmengen werden erst dann aussagefähig, wenn man neben den absoluten Werten in der Auswertungstabelle direkt daneben die relativen Werte in Prozent der verkauften Mengen abbildet. Wie Sie in Ihrer Pivottabelle relative Werte in Prozent des Spaltenergebnisses darstellen, zeigt Ihnen der heutige Excel-Tipp.

Einfügen der Prozentspalte
Um in Ihre erstellte Datentabelle die Prozentspalte einzufügen, müssen Sie lediglich zwei Mal die Spalte „Menge“ aus den PivotTable-Feldern in den Bereich „Ʃ-WERTE“ einfügen. Nun erscheint in Ihrer Pivottabelle zu jedem Jahr die Spalten „Summe von Menge“ und „Summe von Menge2“.

Darstellung in Prozent des Spaltenergebnisses
Nun klicken Sie in den PivotTable-Feldern im Bereich „Ʃ-WERTE“ auf den Dropdown Button des Buttons „Summe von Menge2“ und wählen die „Wertfeldeinstellungen“ aus. Hier klicken Sie auf den Reiter „Werte anzeigen als“ und stellen die Auswahlliste in der „Keine Berechnung“ steht auf „% des Spaltenergebnisses“ um.

Jetzt werden alle Werte in der Spalte „Summe von Menge2“ in Ihrer Pivottabelle wie gewünscht in Prozent dargestellt. Zur besseren Übersicht benennen Sie die Spalte „Summe von Menge“ in „abs“ für absolut und die Spalte „Summe von Menge2“ in „%“ für Prozent durch direktes Überschreiben der Zelle in der Pivottabelle um.

HINWEIS:
Da es sich um eine Auswertung handelt, die „Übersicht“ schaffen soll empfehle ich Ihnen, nach Möglichkeit auf die Nachkommastellen der Prozentwerte zu verzichten, da diese für den Leser nicht hilfreich sind und das Auge des Lesers unnötig belasten. Die Tabelle wirkt durch das Weglassen der Nachkommastellen gleichzeitig klarer und strukturierter.

Autor: Ralf Greiner

Excel-Tipp: Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen 150 150 C4B

Excel-Tipp: Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen

Kennen Sie das? Sie möchten lange Datenlisten zum einen übersichtlich gestalten und zum anderen mit den Daten rechnen. Dazu eigenen sich sehr gut Pivot-Tabellen, da diese die Filter- und Rechenfunktion wunderbar kombinieren. Der Nachteil ist, dass beim Filtern nach mehr als einem Element für den Betrachter nicht mehr ersichtlich wird, nach was die Pivot-Tabelle gefiltert wurde. Im Filter steht lediglich „mehrere Elemente“. Wie Sie mit dem Analysewerkzeug „Datenschnitt“ Ihre Pivot-Tabellen filterbar und die ausgewählten Filter sichtbar machen, zeigt Ihnen der heutige Excel-Tipp.

Sichtbarmachen von Filtern mittels „Datenschnitt“
Um die Funktion Datenschnitt zu nutzen klicken Sie an eine beliebige Stelle in Ihrer bereits eingefügten Pivot-Tabelle. Nun erscheinen in der Reiterleiste die sogenannten PIVOTTABLETOOLS. Dort wählen Sie im Reiter ANALYSIEREN / im Bereich Filtern Datenschnitt einfügen. Nun bekommen Sie das Auswahlmenü „Datenschnitt auswählen“ angezeigt und können jedes Element das Sie als Filter sichtbar machen möchten, durch setzen eines Häkchens auswählen:

Das sieht bei mir anders aus.

Und wenn ich dort auf Einfügen à Filter à Datenschnitt klicke, kommt das folgende Fenster.
Sie müssen erst in die Pivottabelle klicken und dann über Pivotable Tools /Analysieren/Datenschnitt einfügen. Sie haben nicht in die Pivotabelle geklickt, daher erscheint bei Ihrer Variante, die auch möglich ist das folgende Feld.

Durch Drücken der OK Buttons erscheinen die ausgewählten Filter neben Ihrer Pivot-Tabelle. Nun können Sie durch Anklicken der gewünschten Jahre oder Kunden Ihre Tabelle filtern.

Nach mehreren Elementen im Datenschnitt filtern
Wenn Sie mehrere Elemente/Parameter im Datenschnitt auswählen möchten ist dies durch gleichzeitiges Drücken der STRG-Taste während der Auswahl möglich. Der Empfänger kann nun sofort sehen, nach welchen Elementen die Tabelle gefiltert wurde, da diese farbig (blau) hinterlegt werden. Die ausgewählten Filter in den einzelnen Datenschnitten können durch Drücken des „Filter-Löschen-Buttons“ oben rechts im Datenschnitt-Feld wieder aufgehoben werden.

Autor: Ralf Greiner

Excel-Tipp: Wie und Warum man eine Pivottabelle einfügt 150 150 C4B

Excel-Tipp: Wie und Warum man eine Pivottabelle einfügt

Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? – Dann sind Pivottabellen das richtige Werkzeug für Sie. Der große Nutzen von Pivotabellen ist, dass sie zum „rechnen mit gefilterten Daten“ gemacht sind und somit direkt genutzt werden sollten, wenn Sie Daten nach bestimmten Kriterien filtern und aufsummieren wollen. Der nächste Excel-Tipp zeigt Ihnen wie Sie eine Pivottabelle einfügen:

Von der Datenliste zur Pivottabelle
Um nun aus einer langen Datenliste eine Pivottabelle zu erstellen klicken Sie in eine beliebige Zelle in Ihrer Datentabelle. Dann klicken Sie Über den Reiter EINFÜGEN/ im Bereiche Tabellen auf den Knopf Pivot Table. Excel umrahmt automatisch die komplette Datenliste und öffnet das „Pivot Table erstellen“ Dialogfeld. Im Feld „Tabelle/Bereich:“ wird Ihnen der Datenbereich angezeigt, auf den die Pivottabelle nun zugreift. In unserem Beispiel ist es A1:E34. Sie können den Datenbereich auch beliebig ändern oder erweitern. Ferner haben Sie die Möglichkeit die Pivottabelle in einem „neuen“ oder „vorhandenen“ Arbeitsblatt einzufügen. In unserem Beispiel wählen wir das „neue“ Arbeitsblatt aus, da es übersichtlicher ist Daten und Pivottabelle voneinander zu trennen, und bestätigen mit der OK-Taste.

Erstellen einer Pivottabelle
Im sich neu geöffneten Arbeitsblatt finden wir nun eine noch leere Pivottabelle vor, dessen Aussehen wir mittels der sogenannten „PivotTable-Felder“ (Früher „Feldliste“ genannt) bestimmen können. Im oberen Bereich der PivotTable-Felder finden Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datentabelle wieder. Diese ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste in die jeweiligen Felder FILTER, SPALTEN, ZEILEN und WERTE.

Damit Sie die Kontrolle über die Darstellung der Pivottabelle behalten, hilft folgender Grundsatz: Sie müssen genau wissen, was Sie wie darstellen wollen, z.B. „Kategorie+Art pro Jahr“. Dann muss immer das Wort, was nach dem „pro“ steht (Jahr) in den SPALTEN-Bereich gezogen werden. Die Wörter, die vor dem „pro“ stehen (Kategorie+Art) kommen in den ZEILEN-Bereich. Die Spalte in der die Werte stehen mit denen gerechnet werden soll (in unserem Beispiel Spalte „Menge“) zieht man immer in den ƩWERTE Bereich. Alle Daten, die in erster Linie keine Rolle spielen (Kunde) ziehen Sie dann in den Bereich FILTER.

Eine weitere Besonderheit bei Pivottabellen ist, dass Sie die Daten, auf welche die Pivottabelle zugreift, aktualisieren können, ohne eine neue Pivottabelle einfügen zu müssen. Somit können Sie eine einmal erstellte Pivottabelle im Rahmen des Monatsabschlusses immer wieder nutzen indem Sie lediglich die Daten aktualisieren.

Autor: Ralf Greiner, https://www.ralf-greiner.com/