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Neufassung GoBD: Nutzen Sie die Chance, Prozesse neu zu denken (Teil 3 von 3) 1024 624 C4B

Neufassung GoBD: Nutzen Sie die Chance, Prozesse neu zu denken (Teil 3 von 3)

Nach fast vier Jahren GoBD wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Oktober 2018 der Entwurf einer Neufassungvorgelegt, worüber innovative Prozesse wie das „Mobile-Scannen“ legitimiert oder technische Migrationen 2019 deutlich vereinfacht werden sollen. Insgesamt stellt die Novellierung ein mehr an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Die wichtigsten Neuerungen der GoBD umfassen:

  • Das Fotografierenvon Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Das Verbringen von Papierbelegen ins Auslandmit anschließender Digitalisierung ist zulässig
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierungausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
  • Cloud-Systemewerden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentationmüssen historisch nachvollziehbar sein

Tipp: Schematische Prozessdokumentation vornehmen

Mit der Neufassung der GoBD 2019 haben Sie und Ihr Unternehmen die Chance einer wichtigen Weiterentwicklung. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Prozesse neu zu denken. Vom C4B-Team können Sie mit den C4B Manuals eine leicht verständliche schematische Prozessdokumentation erhalten. Prozessbeschreibungen zu erstellen ist zwar alles andere als trivial, aber: Sie kennen Ihre Abläufe am besten. Sparen Sie sich daher hohe Beratungshonorare und tragen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, Dienstleister und die Programmabläufe der eingesetzten Software selbst zusammen. Nutzen Sie dazu unser Wissen und die Systematik unserer Practice Lösungen als Vorlage.

Die C4B Manuals bieten leicht verständliche Prozessdokumentationen und Best Practice-Tipps zu Digitalisierung und Automatisierung. Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Vergleichen Sie Ihre IST-Prozesse mit unseren Musterprozessen. Alle Unterlagen erhalten Sie in Power Point und Word, die ohne großen Aufwand auf Ihr Unternehmen übertragen werden können. Die Prozesslandkarte geht dabei teilweise weit über das eigentliche Rechnungswesen hinaus. Weiterhin geben wir Ihnen konkrete Möglichkeiten und Tipps zur Digitalisierung und Automatisierung, die auf unserer Best Practice-Erfahrung basieren.

Machen Sie Ihre Prozesse langfristig sicher, wirtschaftlicher und effizienter!

https://c4b-team.de/c4b-leistungen/c4b-manual/

Haben Sie Fragen? Dann zögern Sie bitte nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen: u.schroeder@c4b-team.de

Excel-Tipp: Wie Sie ein Dashboard-Template mit exakter Tabelle und Diagrammpositionierung erstellen 1024 626 C4B

Excel-Tipp: Wie Sie ein Dashboard-Template mit exakter Tabelle und Diagrammpositionierung erstellen

„Die besten Auswertungen sind für die Katz, wenn Sie nicht anschaulich zusammengefasst werden können“, so die Worte eines Managers eines namhaften Automobilherstellers. Zur Zusammenfassung der wichtigsten Auswertungen werden in der Praxis sogenannte „Business Dashboards“ verwendet. Ob als Vertriebs- Produktions- oder ganzheitliches Management-Dashboard, alle haben das gemeinsame Ziel die wichtigsten Kernaussagen über die aktuellen Unternehmensentwicklungen empfängerorientiert, übersichtlich und ansprechend zu zeigen. Wie Sie Ihr eigenes Dashboard-Template (Schablone) in Excel erstellen zeigt Ihnen der folgende Excel Tipp:

 

Erstellung eines Rasters

Damit Sie jede Auswertung im Dashboard exakt ausrichten können, empfiehlt sich die Erstellung eines Rasters. Blenden Sie dazu durch setzen eines Häkchens über den Reiter ANSICHT/ im Bereich Anzeigen/ die Gitternetzlinien ein. Im Raster ist jede Zelle ca. 17 Pixel breit und 17 Pixel lang.

Ist das Raster erstellt, markieren Sie die Größe des Bereiches, in welchem Ihre Auswertung (Diagramm oder Tabelle) dargestellt werden soll. Im Beispiel ist es B5 bis O13.

Nun klicken Sie im Reiter START / im Bereich Ausrichtung / auf Verbinden und zentrieren. Im Anschluss kopieren Sie je nach Anzahl Ihrer Auswertungen im Dashboard diesen neu festgelegten Darstellungsbereich. In der Regel sollten Sie nicht mehr als 9-15 Auswertungen in einem Dashboard darstellen, da es sonst zu unübersichtlich wird.

 

Exakte Ausrichtung Ihrer Auswertung im Darstellungsbereich durch die alt-Taste

Damit alle Ihrer Diagramme/ Tabellen in jedem Darstellungsbereich exakt ausgerichtet sind kopieren Sie diese in das Darstellungsfeld und richten diese WICHTIG mit gedrückter alt-Taste aus. Durch Drücken der alt-Taste beim Verändern der Diagramm/Tabellen-Größe orientiert sich das Diagramm immer am Raster. Eine exakte Ausrichtung wird somit möglich und Ihr Dashboard bekommt eine professionelle Wirkung. Zum Schluss blenden Sie die Gitternetzlinien Ihres Rasters wieder aus, über ANSICHT / Bereich Anzeigen / Haken bei Gitternetzlinien entfernen.

 

Autor: Ralf Greiner

Lesetipp – Blockchain as a Service – das bieten die wichtigsten Player 150 150 C4B

Lesetipp – Blockchain as a Service – das bieten die wichtigsten Player

Das Thema Blockchain lässt uns nicht los! In unserem Interview mit Henrik von Haslingen haben wir uns bereits intensiv mit der Blockchain-Technologie befasst. Weil sie auch für Business-Anwender immer interessanter wird, empfehlen wir Ihnen einen interessanten Beitrag dazu von der Computerwoche:

https://www.computerwoche.de/a/blockchain-as-a-service-das-bieten-die-wichtigsten-player,3545334

Excel-Tipp Pivottabellen – Wie Sie absolute und relative Werte in einer Pivottabelle darstellen können 150 150 C4B

Excel-Tipp Pivottabellen – Wie Sie absolute und relative Werte in einer Pivottabelle darstellen können

Tabellenanalyse leicht gemacht – Gerade Auswertungen von verkauften Artikelmengen werden erst dann aussagefähig, wenn man neben den absoluten Werten in der Auswertungstabelle direkt daneben die relativen Werte in Prozent der verkauften Mengen abbildet. Wie Sie in Ihrer Pivottabelle relative Werte in Prozent des Spaltenergebnisses darstellen, zeigt Ihnen der heutige Excel-Tipp.

Einfügen der Prozentspalte
Um in Ihre erstellte Datentabelle die Prozentspalte einzufügen, müssen Sie lediglich zwei Mal die Spalte „Menge“ aus den PivotTable-Feldern in den Bereich „Ʃ-WERTE“ einfügen. Nun erscheint in Ihrer Pivottabelle zu jedem Jahr die Spalten „Summe von Menge“ und „Summe von Menge2“.

Darstellung in Prozent des Spaltenergebnisses
Nun klicken Sie in den PivotTable-Feldern im Bereich „Ʃ-WERTE“ auf den Dropdown Button des Buttons „Summe von Menge2“ und wählen die „Wertfeldeinstellungen“ aus. Hier klicken Sie auf den Reiter „Werte anzeigen als“ und stellen die Auswahlliste in der „Keine Berechnung“ steht auf „% des Spaltenergebnisses“ um.

Jetzt werden alle Werte in der Spalte „Summe von Menge2“ in Ihrer Pivottabelle wie gewünscht in Prozent dargestellt. Zur besseren Übersicht benennen Sie die Spalte „Summe von Menge“ in „abs“ für absolut und die Spalte „Summe von Menge2“ in „%“ für Prozent durch direktes Überschreiben der Zelle in der Pivottabelle um.

HINWEIS:
Da es sich um eine Auswertung handelt, die „Übersicht“ schaffen soll empfehle ich Ihnen, nach Möglichkeit auf die Nachkommastellen der Prozentwerte zu verzichten, da diese für den Leser nicht hilfreich sind und das Auge des Lesers unnötig belasten. Die Tabelle wirkt durch das Weglassen der Nachkommastellen gleichzeitig klarer und strukturierter.

Autor: Ralf Greiner

Excel-Tipp: Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen 150 150 C4B

Excel-Tipp: Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen

Kennen Sie das? Sie möchten lange Datenlisten zum einen übersichtlich gestalten und zum anderen mit den Daten rechnen. Dazu eigenen sich sehr gut Pivot-Tabellen, da diese die Filter- und Rechenfunktion wunderbar kombinieren. Der Nachteil ist, dass beim Filtern nach mehr als einem Element für den Betrachter nicht mehr ersichtlich wird, nach was die Pivot-Tabelle gefiltert wurde. Im Filter steht lediglich „mehrere Elemente“. Wie Sie mit dem Analysewerkzeug „Datenschnitt“ Ihre Pivot-Tabellen filterbar und die ausgewählten Filter sichtbar machen, zeigt Ihnen der heutige Excel-Tipp.

Sichtbarmachen von Filtern mittels „Datenschnitt“
Um die Funktion Datenschnitt zu nutzen klicken Sie an eine beliebige Stelle in Ihrer bereits eingefügten Pivot-Tabelle. Nun erscheinen in der Reiterleiste die sogenannten PIVOTTABLETOOLS. Dort wählen Sie im Reiter ANALYSIEREN / im Bereich Filtern Datenschnitt einfügen. Nun bekommen Sie das Auswahlmenü „Datenschnitt auswählen“ angezeigt und können jedes Element das Sie als Filter sichtbar machen möchten, durch setzen eines Häkchens auswählen:

Das sieht bei mir anders aus.

Und wenn ich dort auf Einfügen à Filter à Datenschnitt klicke, kommt das folgende Fenster.
Sie müssen erst in die Pivottabelle klicken und dann über Pivotable Tools /Analysieren/Datenschnitt einfügen. Sie haben nicht in die Pivotabelle geklickt, daher erscheint bei Ihrer Variante, die auch möglich ist das folgende Feld.

Durch Drücken der OK Buttons erscheinen die ausgewählten Filter neben Ihrer Pivot-Tabelle. Nun können Sie durch Anklicken der gewünschten Jahre oder Kunden Ihre Tabelle filtern.

Nach mehreren Elementen im Datenschnitt filtern
Wenn Sie mehrere Elemente/Parameter im Datenschnitt auswählen möchten ist dies durch gleichzeitiges Drücken der STRG-Taste während der Auswahl möglich. Der Empfänger kann nun sofort sehen, nach welchen Elementen die Tabelle gefiltert wurde, da diese farbig (blau) hinterlegt werden. Die ausgewählten Filter in den einzelnen Datenschnitten können durch Drücken des „Filter-Löschen-Buttons“ oben rechts im Datenschnitt-Feld wieder aufgehoben werden.

Autor: Ralf Greiner

Excel-Tipp: Wie und Warum man eine Pivottabelle einfügt 150 150 C4B

Excel-Tipp: Wie und Warum man eine Pivottabelle einfügt

Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? – Dann sind Pivottabellen das richtige Werkzeug für Sie. Der große Nutzen von Pivotabellen ist, dass sie zum „rechnen mit gefilterten Daten“ gemacht sind und somit direkt genutzt werden sollten, wenn Sie Daten nach bestimmten Kriterien filtern und aufsummieren wollen. Der nächste Excel-Tipp zeigt Ihnen wie Sie eine Pivottabelle einfügen:

Von der Datenliste zur Pivottabelle
Um nun aus einer langen Datenliste eine Pivottabelle zu erstellen klicken Sie in eine beliebige Zelle in Ihrer Datentabelle. Dann klicken Sie Über den Reiter EINFÜGEN/ im Bereiche Tabellen auf den Knopf Pivot Table. Excel umrahmt automatisch die komplette Datenliste und öffnet das „Pivot Table erstellen“ Dialogfeld. Im Feld „Tabelle/Bereich:“ wird Ihnen der Datenbereich angezeigt, auf den die Pivottabelle nun zugreift. In unserem Beispiel ist es A1:E34. Sie können den Datenbereich auch beliebig ändern oder erweitern. Ferner haben Sie die Möglichkeit die Pivottabelle in einem „neuen“ oder „vorhandenen“ Arbeitsblatt einzufügen. In unserem Beispiel wählen wir das „neue“ Arbeitsblatt aus, da es übersichtlicher ist Daten und Pivottabelle voneinander zu trennen, und bestätigen mit der OK-Taste.

Erstellen einer Pivottabelle
Im sich neu geöffneten Arbeitsblatt finden wir nun eine noch leere Pivottabelle vor, dessen Aussehen wir mittels der sogenannten „PivotTable-Felder“ (Früher „Feldliste“ genannt) bestimmen können. Im oberen Bereich der PivotTable-Felder finden Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datentabelle wieder. Diese ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste in die jeweiligen Felder FILTER, SPALTEN, ZEILEN und WERTE.

Damit Sie die Kontrolle über die Darstellung der Pivottabelle behalten, hilft folgender Grundsatz: Sie müssen genau wissen, was Sie wie darstellen wollen, z.B. „Kategorie+Art pro Jahr“. Dann muss immer das Wort, was nach dem „pro“ steht (Jahr) in den SPALTEN-Bereich gezogen werden. Die Wörter, die vor dem „pro“ stehen (Kategorie+Art) kommen in den ZEILEN-Bereich. Die Spalte in der die Werte stehen mit denen gerechnet werden soll (in unserem Beispiel Spalte „Menge“) zieht man immer in den ƩWERTE Bereich. Alle Daten, die in erster Linie keine Rolle spielen (Kunde) ziehen Sie dann in den Bereich FILTER.

Eine weitere Besonderheit bei Pivottabellen ist, dass Sie die Daten, auf welche die Pivottabelle zugreift, aktualisieren können, ohne eine neue Pivottabelle einfügen zu müssen. Somit können Sie eine einmal erstellte Pivottabelle im Rahmen des Monatsabschlusses immer wieder nutzen indem Sie lediglich die Daten aktualisieren.

Autor: Ralf Greiner, https://www.ralf-greiner.com/

Willkommen im „Quality Land“ – Lesetipp von Ute Schröder 150 150 C4B

Willkommen im „Quality Land“ – Lesetipp von Ute Schröder

Bekannt wurde Marc-Uwe Kling auf Lesebühnen mit seinen „Känguru-Chroniken“. In seinem ersten Roman „Qualityland“ schildert er eine mögliche Zukunft, in der Technik das ganze Leben dominiert. In seinem Buch dreht es sich viel um das Thema Personalisierung in der digitalen Kommunikation – und die damit verbundenen Absurditäten. Er beschreibt eine Zukunft, in der man keine Entscheidungen mehr trifft – sie werden für einen getroffen. Algorithmen optimieren das Leben, sei es bei der Partnerwahl oder bei Shop-Lieferungen. Das eigene „Level“ reguliert Job, Partner, Freunde, etc. Das Buch lässt mich nicht nur gut unterhalten, sondern auch nachdenklich zurück. Wohin führt uns der Weg der Datenkraken in unserer Realität?

Qualityland, Marc-Uwe Kling
Gebundene Ausgabe: 384 Seiten
Ullstein Hardcover (22. September 2017)
ISBN-10: 3550050151
ISBN-13: 978-3550050152

Predictive Analytics im B2B-Vertrieb und im Controlling – Lesetipp von Dennis Cichowski 150 150 C4B

Predictive Analytics im B2B-Vertrieb und im Controlling – Lesetipp von Dennis Cichowski

Wie kann ich als Unternehmen meine Produktpolitik und mein Angebot an die Anforderungen des Marktes anpassen? Einfach nur die üblichen Finance-Kennzahlen als Zeitreihen beziehungsweise gleitenden Durchschnitt fortzuschreiben reicht bei weitem nicht mehr aus. Aber welche Methoden oder Modelle sind die richtigen? Unternehmen können Predictive Analytics einsetzen. Predictive Analytics verwendet historische Daten, um zukünftige Ereignisse vorherzusagen. Im Allgemeinen werden sie verwendet, um ein mathematisches Modell zu erstellen, das wichtige Trends erfasst. Dieses prädiktive Modell wird dann auf aktuelle Daten angewendet, um vorherzusagen, was als Nächstes passieren wird, oder um Aktionen vorzuschlagen, mit denen optimale Ergebnisse erreicht werden können.

Als Daten aus den Business-Systemen eines Unternehmens können beispielsweise Transaktionsdaten, Vertriebsergebnisse, Kundenbeschwerden und Marketing-Informationen genutzt werden, um künftig datengestützte Entscheidungen auf der Grundlage dieser wertvollen Informationen zu treffen. Einen spannenden Artikel zum Einsatz von Predictive Analytics im B2B-Vertrieb können Sie hier nachlesen:
https://www.cyberforum.de/newsroom/wie-predictive-analytics-b2b-vertrieb-revolutioniert/

Prof. Dr. Klaus Möller, Inhaber des Lehrstuhls für Controlling/Performance Management und Direktor des Instituts für Accounting, Controlling und Auditing der Universität St. Gallen, hat einen spannenden Beitrag zu Predictive Analytics im Controlling verfasst:
http://www.scheer-innovation-review.de/digitalisierung/predictive-analytics-im-controlling/

Excel-Tipp: Schnell eine Übersicht gewinnen 150 150 C4B

Excel-Tipp: Schnell eine Übersicht gewinnen

Mit der Filterfunktion „nach Farbe filtern“ können Sie schnell eine Übersicht über die wichtigsten Markierungen in einem Report gewinnen. Stellen Sie sich vor Sie haben lange Datenlisten und möchten schnell eine Übersicht gewinnen. Dazu ist die Möglichkeit „Sortieren und Filtern“ wunderbar geeignet. Datenfilter zeigen Ihnen für jede Spalte die unterschiedlichen „Begriffe“ an, nach denen gefiltert werden kann. Neben der Möglichkeit nach einzelnen Jahren, Kunden, Kategorien oder Arten zu filtern, gibt es auch die Möglichkeit mach Farbe zu filtern.  Wie Sie aus langen Datenlisten nach den Zeilen filtern können, die Sie farbig markiert haben, zeigt der folgende Excel Tipp.

So aktivieren Sie die Filterfunktion
Um die Filtermöglichkeit zu aktivieren markieren Sie die obere Zeile mit den Spaltennamen. Im Beispiel ist es A1 bis E1. Im Anschluss wählen Sie über den Reiter START/ im Bereich Bearbeiten / Sortieren und Filtern / das FILTER Symbol:

Nun entstehen im rechten Teil der Zellen von A1 bis E1 sogenannte Dropdown Buttons, mit deren Hilfe Sie Daten filtern oder sortieren können. Der Unterschied zwischen „filtern“ und „sortieren“ ist, dass beim Filtern nur die Zeilen angezeigt werden nach denen gefiltert wird, die anderen Zeilen werden ausgeblendet.

Daten nach Farbe filtern
Um nun die Daten nach Farbe zu filtern, klicken Sie auf einen Dropdown Button einer beliebigen Spalte und wählen im Bereich „nach Farbe filtern“ die Farbe aus, nach der Sie filtern möchten.

HINWEIS: In unserem Beispiel wurde nach der Farbe „gelb“ gefiltert. Bitte beachten Sie, dass die Filterfunktion wunderbar dazu dient einen schnellen Überblick zu bekommen. Sollten Sie mit den gefilterten Daten weiterrechnen wollen, empfehle ich Ihnen anstatt der Filterfunktion direkt mit Pivot-Tabellen zu arbeiten.

Autor: Ralf Greiner, https://www.ralf-greiner.com/

„Schnelles Denken, langsames Denken“ – Lesetipp von Andreas Schröder 150 150 C4B

„Schnelles Denken, langsames Denken“ – Lesetipp von Andreas Schröder

In seinem Buch „Schnelles Denken, langsames Denken“ erklärt Daniel Kahnemann, Nobelpreisträger und Wissenschaftler, wie wir unsere Entscheidungen treffen, warum Zögern ein überlebensnotwendiger Reflex ist und was in unserem Gehirn passiert, wenn wir andere Menschen oder Dinge beurteilen. Kahnemann erklärt das menschliche Denken mit all seinen erstaunlichen Möglichkeiten, Fähigkeiten und Einschränkungen. Das Buch beginnt mit der Erläuterung der beiden Denksysteme, dem schnellen und langsamen, die zusammen unser Denken ausmachen. Dabei beschreibt er auch die verschiedenen Denkfehler, denen unser Gehirn unterliegt. Das Wissen über die Limitationen unseres Denkens ist der erste, wichtige Schritt zu besseren Entscheidungen.

Titel:                                 Schnelles Denken, langsames Denken, Daniel Kahnemann
Englischer Originaltitel: Thinking, Fast and Slow
Gebundene Ausgabe:     624 Seiten
Verlag:                              Siedler Verlag
ISBN-13:                           978-3886808861

Haben Sie ein Buch, welches Sie unseren Leser ans Herz legen möchten? Wir freuen uns über Ihre Anregungen!