Die Anlagenbuchhaltung fristet in Unternehmen häufig ein Schattendasein – mit manchmal schmerzhaften Folgen. Dabei leistet sie als zentraler und meist einziger „Stammdatenschatz“ für einen Teils des Unternehmensvermögens so einiges. Warum die Anlagenbuchhaltung mehr Aufmerksamkeit verdient und wie sich ihr Potenzial voll ausschöpfen lässt, erläutert Denis Glowicki, CFO bei der Wicke GmbH + Co. KG, in seinem Gastbeitrag.
Anlagevermögen in der Buchhaltung – ein eher „dröges“ Thema?
Zumindest eines, das in Unternehmen häufig ein Schattendasein fristet – mit manchmal schmerzhaften Folgen. Dabei leistet das Anlagevermögen als zentraler und meist einziger „Stammdatenschatz“ für einen Teil des Unternehmensvermögens so viel: Nebst Verträgen, Fristigkeiten und Kostenzuordnung kann die Anlagenbuchhaltung – intelligent verknüpft mit anderen Unternehmensdaten – sogar Investitionsentscheidungen unterstützen, Liquiditäts- und Ergebnisplanungen verbessern sowie Risiken minimieren. Dazu im Folgenden einige Tipps.
Was macht die Anlagenbuchhaltung eigentlich herausfordernd?
- Breites Spektrum
Das Spektrum an Anlagengütern kann sehr groß sein, von Lizenzen, Firmenwerten über Immobilien und technischen Anlagen bis hin zu den Finanzanlagen sind sehr unterschiedliche Güter zu beurteilen, zu erfassen und zu bewerten. - Ständige Neuerungen
Handelsrechtliche und steuerliche Bilanzierungs- und Bewertungsregeln werden durch die Rechtsprechung geprägt und unterliegen häufiger Aktualisierung sowohl was die Bewertung als auch Aktivierungsgebote/-wahlrechte angeht. - Informationsfluss muss gesichert werden
Um das Anlagevermögen aktuell und richtig zu halten ist ein frühzeitiger Informationsfluss zu allen Abteilungen notwendig. - Einheitliche Sprachregelungen
Selbst wenn der Informationsfluss gut organisiert ist, muss mit anderen Abteilungen ein gemeinsamer Sprachraum gefunden werden, d.h. Begrifflichkeiten müssen klar definiert bzw. deren Bedeutung erklärt sein.
Fokus auf Informationsfluss und Sprachregelungen richten
An einem Beispiel lässt sich verdeutlichen, welche Bedeutung ein guter Informationsfluss und eine einheitliche Sprachregelung haben. Die Entwicklungsabteilung will Maschinenersatzteile kaufen, die rund ¼ der ursprünglichen Anschaffungskosten (AK) ausmachen. Der Anlagenbuchhalter versucht mit dem Entwicklungsleiter zu klären, ob es sich um Reparaturaufwand oder um zu aktivierende AK handelt und ob die Restnutzungsdauer sich hierdurch verlängert. Bei der Frage, ob es sich um eine wesentliche Verbesserung handelt, entrüstet sich der Entwicklungsleiter. Aber selbstverständlich ist das eine Verbesserung, die Genauigkeit der Messergebnisse wird dadurch um 20% erhöht. Woran kann hier die richtige Einordnung dieser Investition scheitern? Der Buchhalter setzt voraus, dass der Techniker den Begriff „wesentliche Verbesserung“ so wie er selbst einordnet. Der Entwicklungsleiter wird dagegen immer behaupten, es sei eine wesentliche Verbesserung, weil er die Kosten dafür rechtfertigen will.
Nicht nur vom Schreibtisch aus: Bilanzielle Auswirkungen einschätzen
Die bilanziellen Auswirkung einzuschätzen, d.h. ob eine Aktivierung der Investition vorzunehmen ist oder nicht, sollte aus eigenem Interesse möglichst frühzeitig erfolgen. Es ist ärgerlich, wenn eine falsche Annahme das Reporting anders beeinflusst als gedacht. Die Einschätzungen sind nicht trivial, beispielhaft seien nur Stichworte wie anschaffungsnaher Erhaltungsaufwand oder wesentliche Verbesserung bei Reparaturkosten genannt. Außerdem kann es notwendig sein, das Ergebnis der Einschätzung für spätere externe Prüfer zu dokumentieren. Im Nachhinein lassen sich die notwendigen Informationen oftmals nicht mehr – oder wenn doch, dann nur zeitaufwendig rekonstruieren.
Eine Dokumentationspflicht gilt auch für Folgebewertungen, Eigenleistungen oder Anlagenabgänge. Voraussetzung dafür, diese Aufgaben dauerhaft richtig und vollständig zu gewährleisten, ist, dass der Informationsfluss sichergestellt wird. Die Führung des Anlagenvermögens lässt sich deshalb auch nicht nur vom Arbeitsplatz des Buchhalters aus erledigen. Es kann durchaus auch eine Besichtigung oder ein persönliches Gespräch für eine bilanzielle Beurteilung angebracht sein. Kommen ganz oder teilweise selbst erstellte Anlagen oder immaterielle Güter vor, ist eine vorherige Abstimmung mit den ausführenden Kollegen eigentlich unumgänglich.
Prozessdokumentation leicht gemacht!
Bei der Anlagenbuchhaltung alle relevanten Aspekte im Auge behalten und gleichzeitig der Dokumentationspflicht gerecht werden? Das gelingt mithilfe der C4B- Prozessbeschreibung Anlagevermögen aus den C4B Manuals.
In Teil 2 seines Gastbeitrags erläutert Denis Glowicki, wie sich der „Stammdatenschatz“ Anlagevermögen heben lässt.
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Fotos: Denis Glowicki, Pexels
Über den Autor
Denis Glowicki ist Leiter Finanzen der Wicke GmbH + Co. KG, einem der weltweit führenden Hersteller industrieller Räder, Reifen, Lenk- und Bockrollen für Transportgeräte und andere Anwendungsbereiche. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Sprockhövel/ Nordrhein-Westfalen und beschäftigt weltweit etwa 1.000 Mitarbeiter:innen. Glowicki, von Haus aus Steuerberater, ist seit mehr als zehn Jahren im Unternehmen und seit 2019 Mitglied der Geschäftsleitung.
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