Self-Service BI (Business Intelligence) gelingt nicht allein durch die Anschaffung eines Tools. Unternehmen sollten als einen Weg – eine Reise – betrachten. Dabei sind kontinuierliche Anwendung und Wiederholung der Schlüssel zum Erfolg, sagt Kai-Uwe Stahl. Es sei ein bisschen so wie mit dem Fitness-Studio: Man wird keine Muskeln aufbauen, nur weil man einmal im Studio war. Im zweiten Teil unseres Interviews [Teil 1 ist hier nachzulesen] verrät der Experte von reportingimpulse, warum eine einmalige Schulung nicht ausreicht und wie man Mitarbeitende zu einem regelmäßigen Austausch motiviert.
Kai, warum ist nach der Schulung das Selbst-Präsentieren so wichtig?
Kai-Uwe Stahl: Die Präsentation sollte genau von den Menschen gemacht werden, die das Dashboard gebaut haben, die später einmal diese Guideline, dieses Framework anwenden. So kommen sie selbst Schritt für Schritt in diesen Prozess, können aber gleichzeitig auch internes Marketing dafür betreiben – aus dem Team für das Team. Von außen sind Impulse und eine initiale Beschleunigung sehr sinnvoll. Dann übernehmen – mindestens in Teilen – wieder die eigenen Kolleg:innen. Die Präsentation ist dabei der erste Baustein, damit eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Dashboarding-Kompetenzen und der dazugehörigen Prozesse stattfindet. Das Team erfährt beim Präsentieren, wie das Dashboard, das sie erstellt haben, bei den Anwendern ankommt. Denn spätestens beim Vorstellen fällt einem auf, ob die Storyline wirklich trifft, warum wir diese Darstellungsform gewählt haben, ob wir die Anforderungen verstanden haben und gute Arbeit geleistet haben, da das Team Mehrwert damit schaffen kann. Gleichzeitig bildet man automatisch auch die Empfänger:innen aus. Sie können sich unter Anleitung durchklicken, bekommen direkt ihre Fragen beantwortet.
Reicht denn eine einmalige Schulung aus?
Nein, Self-Service BI ist ein Weg – eine Reise – auf die wir uns begeben können. Unser Tipp ist: Nutzt jede Gelegenheit, um euch und eure Kolleg:innen auszubilden. Einmalige Trainings sind unserer Erfahrung nach eine erste gute Beschleunigung. Nicht mehr, nicht weniger. Kontinuierliche Anwendung und Wiederholung sind der Schlüssel zum Erfolg. Dort trennt sich die berühmte Spreu vom Weizen – hier zeigt sich, wer die Impulse aufgenommen hat und sie mit den eigenen Daten und im eigenen Tool auf die Straße bekommt. Wir empfehlen deshalb regelmäßige, wiederkehrende kleine Einheiten, gemeinsam mit den Anwenderinnen und Anwendern. Und zwar in unterschiedlichen Formaten. Ob das ein Training on the Job zu einem Detailthema ist oder eine Q&A-Einheit zu Top 10 Tool-Hacks für eine schnelle Implementierung des Frameworks. Hilfreich ist auch, von Anfang an klare Verantwortlichkeiten zu benennen, damit Interessierte auch die richtigen Ansprechpartner finden und nicht ausgebremst, sondern beschleunigt werden können. Im besten Falle gibt es ein einheitliches Vorgehen, wie wir in unserem Unternehmen, wie wir z.B. mit Anforderungen für ein Dashboard umgehen.
Wie schafft man es, die Mitarbeitenden zu einem regelmäßigen Austausch zu motivieren?
Die Dashboards eignen sich ja für sehr viele unterschiedliche Anwendungsfälle. Das Monitoring-Dashboard dient beispielsweise nicht nur Sales, um die Umsätze aus den verschiedenen Ländern zu sehen. Wenn HR einmal die Erfahrung gemacht hat, dass es mit dem Monitoring-Dashboard auch die Digitalisierungs- oder Weiterbildungsquote beobachten oder auswerten kann, dann steigt auch hier die Akzeptanz. Diesen Austausch stellen wir idealerweise über interne Communities, wie einen MS-Teams-Kanal, her. Indem man dort regelmäßig Anwendungsfälle vorstellt oder Rückmeldungen einsammelt. Das fördert auch den abteilungs- oder fachübergreifenden Austausch. Denn insgesamt bleibt unser Ziel, Self-Service dezentral zu nutzen – auch wenn wir den Weg zu Self-Service meist zentral starten.
Klappt das dann von allein?
Selbst wenn ein gemeinsamer Kanal existiert, klappt das in aller Regel nicht von allein. Für den Austausch muss sich jemand verantwortlich fühlen, der diesen auch organisiert und die Mitarbeitenden zur Teilnahme motiviert. Um jede Woche eine Self-Service BI Einheit anzubieten, darf man nicht nur auf Input oder Fragen warten, sondern muss sich für jede Woche auch ein Angebot überlegen. Das ist nicht wirklich schwierig, denn allein der Template-Katalog gibt sehr viele viele Themen her. Ob es das Wasserfalldiagramm in SAC oder Abweichungsdiagramme in Power-BI sind: Alle diese Themen eignen sich für eine eigene Einheit und sind ideale Möglichkeiten zur Wiederholung und Vertiefung. Auch hier kann gar nicht genügend Content geteilt werden. Es gibt hier kein zu viel. Ähnlich wie beim Social Media bei der externen Kommunikation.
Ihr bietet ja auch Video-Tutorials an. Können sich die Mitarbeitenden nicht auch alleine weiterbilden?
Wir raten sogar ganz deutlich dazu, dass man sich über die Videos einzelne Schritte anschauen und auch Themen vertiefen kann. Persönlich suche ich auch privat eher nach einem Video auf YouTube, um den Fahrradanhänger zu reparieren als nach einem Blogpost. Aber wir kennen das sicher alle: Auch wenn es noch so gute Videos zu einzelnen Themen gibt, an einem gewissen Punkt ist auch der gemeinsame Austausch entscheidend. So wie es unterschiedliche Lerntypen und Konsumgewohnheiten gibt, so müssen wir auch unterschiedliche Formate für die Weiterbildung bereitstellen. Videos eignen sich gut zur Wiederholung oder für Detailthemen. Das Entscheidende ist Kontinuität – das ist das Einzige, was nachhaltig funktioniert. Das ist ein bisschen so wie mit dem Fitness-Studio. Man wird keine Muskeln aufbauen, nur weil man einmal im Studio war.
3 Tipps zu Self-Service BI
- Die Reise beginnt bei der Standardisierung. Wir wollen nicht immer wieder auf der grünen Wiese starten. Vom Framework, über die Dashboardtypen, bis zu Templates und den dazugehörigen Prozessen.
- Das Know-how im Team wird den Unterschied machen, um echte Mehrwerte für das Unternehmen zu generieren. Faktor Mensch und Methoden-Know-how braucht es zusätzlich zu einer guten Technologie.
- Auch wenn wir klein starten, müssen wir die Skalierbarkeit nicht aus den Augen verlieren. Die Methoden und Werkzeuge müssen darauf ausgelegt sein. Wir beginnen meist zentral. Den größten Mehrwert erzeugen wir, wenn es dezentral läuft.
Fotos: Canva, Kai-Uwe Stahl
Über Kai-Uwe Stahl
Kai-Uwe Stahl, Geschäftsführer bei reportingimpulse, steht für „MACHEN statt ABWARTEN!“ und „Projekte müssen Liefergegenstände in kürzester Zeit erzeugen, sonst scheitern sie.“ Privat ist er gerne sportlich in der Natur unterwegs und lebt mit seiner Frau und seinen beiden Töchtern in der Nähe von Stuttgart.
Kai-Uwe Stahl auf LinkedIn.
Hier geht es zur ersten Folge des gemeinsamen BI or DIE meets CONTROLL & ROLL Podcasts, in der Ute und Kai mit Ben.
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