Es klingt einfach und verlockend: Anwender:innen sind selbst in der Lage, Berichte und Analysen zu erstellen, ohne dass hierfür eine Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Unternehmens erforderlich ist. Doch Self-Service Business Intelligence (BI) gelingt nicht allein durch die Anschaffung eines Tools. Vielmehr muss Self-Service als gemeinsamer Weg von IT und Fachbereich angenommen werden – denn auch aus IT-Sicht ist Self-Service nicht gleichbedeutend mit No-Service, sagt Kai-Uwe Stahl. Der Experte von reportingimpulse erklärt im Interview, worauf es bei Self-Service BI Projekten ankommt und was in der Vorbereitung zu beachten ist.
Kai, wenn ein Unternehmen überlegt, Self-Service BI einzuführen: Wie startet es am besten? Mit der Auswahl des Tools?
Ein Tool kaufen und dann sagen: ich mache jetzt Self-Service – das funktioniert nicht. Self-Service BI ist kein Selbstläufer. Auch wenn Tools intuitiv bedienbar sind, muss man im Unternehmen zunächst die Grundlagen schaffen. Wir sind in einem technologischen Ökosystem unterwegs und doch ist es am Ende der Mensch, die Kolleg:innen, die Mitarbeiter:innen, die den Unterschied machen.
Was sind denn die Voraussetzungen?
Die erste Voraussetzung für einen gelingenden Self-Service ist, eine Entwicklung des Knowhows im Team. Dabei sollten die Möglichkeiten von modernen Dashboards – also dem Endprodukt – im Fokus stehen. Der Schlüssel dafür ist in vielen Fällen die Visualisierung, für die wir die Grundlagen schaffen sollten. Es braucht ein gemeinsames Verständnis aller, wie sie welche Sachverhalte visualisieren möchten. Damit sich dann alle auch auf derselben Ebene und über dieselben Dinge unterhalten. Unsere Empfehlung ist deshalb, mit einem Workshop zum Information-Design zu starten. Dort wird miteinander geklärt, was beispielsweise geeignete und was ungeeignete Diagramme sind, wie im Unternehmen welche Sachverhalte visualisiert werden, welche Farben man nutzen möchte. Ist dieses gemeinsame Verständnis geschaffen, können wir weitermachen mit Dashboarding Best-Practices und auch das Tool unserer Wahl besser kennen lernen. Denn: Wenn wir uns für Self-Service BI entscheiden, müssen wir die alte Excel-Denke durchbrechen, neue Methodiken anwenden lernen und bereit sein auf eine Reise zu gehen.
Nun haben viele Unternehmen bereits Guidelines für Gestaltung, beispielsweise von Powerpoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen – häufig aber auch nicht. Ist die Schaffung eines neuen Standards nicht extrem aufwändig?
Unsere Erfahrung aus verschiedenen Kundenprojekten zeigt, dass es häufig über die Jahre gewachsene, individuelle Lösungen und Gestaltungsvarianten gibt. Und der ein oder andere Fachbereich auch an seiner Darstellungsform hängt. Deshalb ist die gemeinsame Verständigung über ein Framework oder eine Guideline auch nicht trivial. Und ja, wir hören immer wieder, dass es ein aufwändiger Prozess sein kann. Doch wir wissen, dass das an einem Tag zu schaffen ist. Unsere Kunden unterstützen wir mit einem erprobten Prozess und Standard, der sich gut an die Voraussetzungen und Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen lässt.
Wie man Dashboards erstellt und welche Dashboard-Typen sich für die eigenen Anwendungsfälle eignen, haben wir ja bereits einmal im Interview mit Deinem Kollegen Oliver Ulbrich besprochen (hier nachzulesen: Teil 1 und Teil 2). Wenn wir über das Gelingen von Self-Service BI sprechen, welche Rolle spielen dann Mitarbeiter:innen?
Die Mitarbeitenden spielen die Hauptrolle, sie sind es ja schließlich, die Self-Service nutzen sollen. Deshalb muss man sie von Anfang an mit auf die Reise nehmen. Sie sollen ja nicht nur die Tools kompetent – und irgendwann selbstständig – bedienen lernen. Entscheidend ist eher die Methodik Anforderungen und Daten zu verstehen, diese in einem Datenprodukt an die Zielgruppe verständlich zu kommunizieren, damit sie einen Mehrwert fürs Unternehmen ziehen können. Self-Service BI bedeutet für ein Unternehmen deshalb auch immer einen Kulturwandel im Umgang mit Daten. In diesem Zusammenhang sprechen wir auch immer von Datenkultur oder Data Culture. Dazu habe auch ich auch bereits eine BI or DIE Podcast Serie aufgenommen. (Anm. der Redaktion: Zu finden unter: https://www.biordie.com/podcast-bi-or-die-data-culture).
Und wie setzt man den Prozess auf, damit sich die Mitarbeitenden wirklich mitgenommen fühlen?
Indem man die Mitarbeitenden von Anfang an mit einbezieht und an dem Prozess teilhaben lässt. Und zwar sowohl die Ersteller und Erstellerinnen der Dashboards als auch die Kunden – die Anwender:innen. An unserer Dashboard-Week, in der die Grundlagen zum Dashboarding und Datenvisualisierung gelegt und eigene Dashboards gemeinsam erstellt werden, ist ja zunächst nur eine ausgewählte Anzahl an Mitarbeitenden beteiligt. Wir empfehlen deshalb, dass dieses Team im ersten Schritt den Anwender:innen im Unternehmen die von ihnen erstellten Prototypen dann auch selbst präsentiert. Getreu nach dem Motto „Do good and talk about it“. Wir hören immer wieder „wenn unser Unternehmen wüsste, was es alles weiß“ und genau dort müssen wir ansetzen. Wir hoffen nicht nur, dass unsere guten Ergebnisse gefunden werden, sondern versuchen sie aktiv bei unseren Kolleg:innen zu kommunizieren.
Im zweiten Teil des Interviews erklärt Kai-Uwe Stahl, warum eine einmalige Schulung nicht ausreicht und wie man Mitarbeitende zu einem regelmäßigen Austausch motiviert.
Fotos: Canva, Kai-Uwe Stahl
Über Kai-Uwe Stahl
Kai-Uwe Stahl, Geschäftsführer bei reportingimpulse, steht für „MACHEN statt ABWARTEN!“ und „Projekte müssen Liefergegenstände in kürzester Zeit erzeugen, sonst scheitern sie.“ Privat ist er gerne sportlich in der Natur unterwegs und lebt mit seiner Frau und seinen beiden Töchtern in der Nähe von Stuttgart.
Kai-Uwe Stahl auf LinkedIn.
Hier geht es zur ersten Folge des gemeinsamen BI or DIE meets CONTROLL & ROLL Podcasts, in der Ute und Kai mit Ben .