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„Werden Sie Ihre analogen Gewohnheiten los“ – ein Interview mit Ute Schröder 1024 683 C4B

„Werden Sie Ihre analogen Gewohnheiten los“ – ein Interview mit Ute Schröder

Bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen ist noch viel Luft nach oben. Woran hapert es und welche Voraussetzungen müssen insbesondere Finance-Experten schaffen? Ute Schröder erläutert im Interview, welche Voraussetzungen Digital Finance benötigt und welche Rolle der Prozessdokumentation zukommt.

 

Die Digitalisierung macht auch im Finanz- und Rechnungswesen Fortschritte, aber offenbar ist noch deutlich Luft nach oben. Laut verschiedener Studien hat rund die Hälfte der Firmen ihre Daten und Prozesse noch nicht für die Digitalisierung fit gemacht. Was sind Ihre Erfahrungen?

 

Ute Schröder: Aus meinen Gesprächen mit Finance-Fachkräften kann ich das nur bestätigen. Viele Unternehmen buchen beispielsweise ihre Rechnungen noch papierhaft, dabei ist das papierlose Rechnungswesen heute nicht nur für große Konzerne, sondern auch für KMUs möglich. Moderne Software ermöglicht die Automatisierung der Buchhaltung. Trotzdem geht es bei manchen Firmen nur langsam voran.

 

Woran liegt das?

Ute Schröder: Wenn Sie widersprüchliche Daten aus vielen Quellen haben, ist das schlecht, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation brauchen Sie einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.

 

Was sind denn die Voraussetzungen, die zunächst erfüllt werden müssen?

Ute Schröder: Die Digitalisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Jedoch ist es eine Mammutaufgabe, alle Prozesse, die im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

 

Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Ute Schröder: Wir haben kürzlich in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens gehört. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie einmal den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund 3 Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.

 

Das Thema Sonderlösungen ist sicherlich jedem Finance-Experten bekannt.

Ute Schröder: Neue Technologien lassen sich erst einsetzen, wenn man standardisierte Prozesse hat. Das ist die Voraussetzung. Einer unserer Experten, Denis Glowicki – CFO bei den Wicke-Werken, hat in seinem Gastbeitrag einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem man die vor- und nachgelagerten Prozesse seiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennt. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So kann keine Verbesserung und Optimierung mehr im Ablauf eintreten. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen.

 

Wie geht man die Aufgabe der Prozessdokumentation am besten an?

Ute Schröder: Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.

 

Wie genau funktionieren die Manuals?

Ute Schröder: Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert! Nach Installation der Software kann direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung gearbeitet werden und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance.

Digitalisierung versus Automatisierung – Ein Gastbeitrag von Denis Glowicki (2/2) 1024 683 C4B

Digitalisierung versus Automatisierung – Ein Gastbeitrag von Denis Glowicki (2/2)

Erreicht man mit der Automatisierung eines Prozesses bereits das Ziel der Digitalisierung? Ein Problem ist, dass Unternehmen noch in einer Welt voller Medienbrüche arbeiten, sagt Finance-Manager Denis Glowicki. Im zweiten Teil seines Gastbeitrags (den ersten Teil können Sie hier nachlesen) befasst sich Glowicki unter anderem mit dem Schnittstellen-Dilemma und wie man es lösen kann.

Nehmen wir es gleich vorweg, die Spezies der „Humans data vectura“ und deren Vorgesetzten sind zum Teil selbst schuld an ihrem Schicksal. Sie müssten doch eigentlich selbst merken, wieviel Zeit sie mit stupiden Tätigkeiten verbringen, die mit Daten-Schnittstellen sicherer und effizienter funktionieren würden. Begeben wir uns mal auf eine Spurensuche.

  1. Haben Sie einen Überblick über alle ablaufenden Prozesse in Ihrem Unternehmen? Ich behaupte ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen. Die einzelnen Personen werden zu Experten in Ihrem Teilbereich, der Blick nach links und rechts wird eingeschränkt, das ist völlig normal. Schwierig wird es aber, wenn das eigene Wissen darüber nur noch begrenzt vorhanden ist, was die vor- und nachgelagerten Prozesse seiner eigenen Tätigkeiten sind. Das heißt anders ausgedrückt: Wo kommen meine Aufgaben her und was passiert mit meinen Arbeitsergebnissen? Und schon befinden wir uns im ersten Schnittstellen-Dilemma. Sind Herkunft und/oder Verwertung nicht bekannt, kann keine Verbesserung und Optimierung mehr im Ablauf eintreten. Im Einzelnen werden Tätigkeiten nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. Es fehlt hier die Rückkopplung des Empfängers: Ich brauche diese Information nicht mehr. So entsteht im Laufe der Zeit so genannte Blindarbeit. Der zweite Casus-Knacktus besteht darin, ob erstellte Informationen auch in der Form vorliegen, um sie optimal weiter zu verarbeiten. Schlimmstenfalls steckt der Sender Zeit und Gehirnschmalz in eine Informationsaufbereitung, von der nur ein Teil nutzbringend ist oder die der Empfänger auf seine Bedürfnisse wieder anpasst.
  2. Jenseits von SAP, Sage und Co. kommen in Unternehmen diverse Software-Systeme für unterschiedliche Zwecke zum Einsatz. Bei der Auswahl wird viel Wert auf Funktionalität und benutzerfreundliche User-Interfaces das so genannte Front-end gesetzt. Darüber hinaus finden meist nur die Systemanforderungen Berücksichtigung bei der Auswahl. Wie steht es aber mit solchen Fragen zum Back-end wie:
    Welche Import-/Export-Schnittstellen und Formate existieren?
    Gibt es neben einem Benutzerhandbuch auch eine Datenbankbeschreibung?
    Lassen sich Abfragen (Queries) selbst erstellen und zeitgesteuert generieren?
    Ohne diese Fragen des Back-end zu klären, begibt man sich in das nächste Schnittstellen-Dilemma. Dazu benötigt man einen Überblick aller Prozesse, die Informationen aus der Software beziehen oder übergeben. Für die Zukunftsfähigkeit sind die Fragen des Datenaustauschs, des Datenzugriffs und der Eigen-Administration essenziell, denn für eine stetige Verbesserung der Prozessabläufe in Form von Automatisierung werden viele Anpassungen notwendig sein. Außerdem werden durch die Berücksichtigung der obigen Fragen zum Back-end der Software die Datensilos durch Datenpools ersetzt und dieser Pool ist Basis von so ziemlich allem, was mit der ganzheitlichen Datenanalyse im Unternehmen zusammenhängt. Der eigenen Administration und Anpassung kommt besondere Bedeutung zu, denn Geschäftsprozesse ändern sich relativ häufig und jegliche Softwareveränderung abweichend vom Standard, lassen sich die Hersteller gut bezahlen.
  3. Es werden einheitliche unternehmensübergreifende Schnittstellen benötigt. Es fehlt an der Vorgabe einheitlicher Standards durch den Gesetzgeber. Nur branchenbezogen gibt es Lösungen wie z.B. EDI. Seit Jahren bastelt der Gesetzgeber an so etwas wie der elektronischen Rechnung mit seinem Projekt ZUGFeRD. Bis heute gibt es keine verpflichtende Anwendung oder einen Termin dafür. Der Fiat hat den Mercedes vor kurzem überholt, in Italien ist seit 1.1.2019 die elektronische Rechnung in Form eines Datensatzes für Inlandskunden verpflichtend. Die Rechnung ist aber nur ein Teil dessen was an B2B-Datentransfers notwendig ist. Was ist mit Bestellungen, Lieferscheinen usw. wie ich es im vorherigen Beispiel versucht habe zu erklären? Wie viele Menschen betätigen sich tagtäglich als Humanus data vecturas, also als Analog-Digital-Wandler? Immerhin gibt es einige Servicedienstleister, die Unternehmen den Austausch von strukturierten Daten ermöglichen indem sie diese in vielerlei Datenformaten annehmen und dann transformieren und das Gleiche auch wieder in umgekehrter Richtung. Regulierungen zu Schnittstellen würden diesen Umweg und auch die Kosten ersparen, denn dann wäre diese bereits durch die Software-Hersteller implementiert und das Schnittstellen-Dilemma wäre gelöst. So was gehört in der so genannte „digitale Strategie 2025“ ganz oben auf die To-do-Liste – ist dort aber mit keinem Wort erwähnt.

 

Schlusswort

Hoffnung besteht immer, so heißt es. Mir macht beispielsweise folgende Prognose Hoffnung, dass sich was ändern wird:

Bericht des BMAS zur Arbeitsmarktprognose 2030

Dabei streiten sich aber gerade noch die Gelehrten, was eintritt: Massenarbeitslosigkeit durch die Entwicklung von Künstlicher Intelligenz (KI) oder steigende Nachfrage nach Arbeitskräften und damit steigende Arbeitskosten. Die orangene Linie ist daher unsicher. Ziemlich feststehend ist dagegen die blaue Linie der verfügbaren Erwerbstätigen. Im zweiten Fall, sprich die KI-Entwicklung ist nicht so schnell, wird es darauf ankommen, die Arbeitszeit effizient zu nutzen und dann wird vielleicht der „Humanus data vecturas“ und das Unternehmen, das sich um diese Spezies kümmert und pflegt, vom Aussterben bedroht sein.

Abseits der Regulierung von Daten-Schnittstellen kann man sich aber auf das drohende Ende der humanoiden Datentransporteure vorbereiten, indem man seine ablaufenden Prozesse im Unternehmen und externe Dateneingänge und –ausgänge kennt, egal ob es sich noch um analoge oder schon  um digitale Schnittstellen handelt. Damit können Sie das Potential erkennen und heben das darin schlummert.

Mit dem C4B-Team und Berufskollegen aus anderen Unternehmen haben wir für einen großen Teil der administrativen Prozesse Musterbeschreibungen, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen, erstellt. Darin haben wir auch eine ganze Reihe von Tipps zur Digitalisierung aufgenommen, damit die Leser Beispiele haben, wie sie ihre analogen Gewohnheiten loswerden. Man kann für die Aufnahme der Prozesse und Lösungsvorschläge natürlich auch ein Beratungsunternehmen engagieren. Aber zumindest was die Prozessaufnahme betrifft: Wer kennt die Abläufe am besten? Richtig – die Mitarbeiter. Vergeuden Sie also nicht weiter wertvolle Arbeitszeit an humanoide Datentransporteure, sondern schaffen Sie sinnstiftende Arbeit und überlassen Sie die Datenverarbeitung, -prüfung und –auswertungen denen, die das unendlich viel schneller und fehlerfreier können, den Servern, Datenbanken und KI’s dieser Welt.