Seit 2018 sind die GoBD stärker in den Fokus der Finanzämter und Prüfer gerückt. Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden. Doch viele Unternehmen haben bei der Umsetzung der GoBD immer noch eine offene Flanke. Höchste Zeit also, die internen Prozesse auf GoBD-Kompatibilität zu prüfen. Wir haben für Sie noch einmal die zentralen Aspekte zusammengefasst.

Was bedeutet die GoBD?

GoBD steht für:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten erfolgen muss – z.B.:

• Wann muss gebucht werden?
• Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
• Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
• Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?

Belege GoBD konform archivieren

GoBD Verantwortlicher

Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege im vorgeschriebenen Format vorlegen zu können.

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor.

Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc.) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.

Formelle GoBD Anforderungen

Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung wird die Konformität Ihrer Buchhaltung mit den Vorgaben der GoBD abgeglichen.

Anforderungen

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zeitnahe Erfassung und Ordnung
• Unveränderbarkeit

 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.

Voraussetzungen:

• Belegprinzip eingehalten
• Ein Sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können
• Verfahrensdokumentation

 Vollständigkeit und Richtigkeit

Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig, lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.

Voraussetzungen:

• Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden
• Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
• Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden
• Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein
• Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalles

 Zeitnahe Erfassung und Ordnung

Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.

Voraussetzungen:

• Laufende Verbuchung (innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich)
• Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden
• Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)
• Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen
• Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften

Unveränderbarkeit

Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden.

Voraussetzungen:

• Protokollierung von Änderungen und Löschungen
• Durchgehende Protokollkette vom Beleg bis zur Buchung
• Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel erforderlich
• Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.

Papierbeleg oder elektronischer Beleg?

Aufbewahrung elektronischer Belege

Je nach Erstellung gelten die Belege als Papierbelege oder elektronische Belege. Für elektronische Belege gilt: eine Aufbewahrung von Rechnungen nur in Papierform ist nicht mehr zulässig!

Einsatz von Word und Excel

Nicht GoBD konform

Für Unternehmen, die ihre Ausgangsbelege mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen besteht Handlungsdarf!

Achtung:

• Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Sie erfüllen die GoBD Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht
• Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) entsprechen nicht Ordnungsmäßigkeitskriterien sind regelmäßig nicht GoBD-konform.

Maßnahmen zur Weiternutzung

Werden Belege (z. B. eine Rechnung) mit Word und Excel erstellt, werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden.

Folgen bei Nichtbeachtung

Negative Folgen

Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden.

2019 steht eine Neufassung der GoBD in den Startlöchern. Lesen Sie dazu den dritten Teil unseres Blogbeitrags.