Fünf Tipps zur Optimierung des Forderungsmanagements – Wirksam Working Capital reduzieren

Durch ein erfolgreiches Working Capital Management können Unternehmen aus eigener Kraft erhebliche Liquiditätsreserven freisetzen. Nebenbei erreichen sie einen schlanken und effizienten Wertschöpfungsprozess. Deshalb widme ich mich in meiner Serie zum Working Capital praktischen Tipps zur Optimierung des Working Capitals. Ein wichtiger Ansatzpunkt für das Working Capital Management sind das Management der Forderungen gegenüber Kunden und der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. In diesem Beitrag geht es um das Management von Forderungen, im Folgebeitrag nehme ich das Verbindlichkeiten-Management unter die Lupe.

Ein aktives Forderungsmanagement trägt dazu bei, dass das Forderungsausfallrisiko sinkt. Mein Tipp: Stellen Sie konsequent Spielregeln auf und überprüfen Sie die von Ihnen gesetzten Standards im Schnitt alle zwei Jahre. Oft wird das Forderungsmanagement verwässert, Verantwortlichkeiten nicht wirklich verteilt. Die Verantwortung sollte komplett in der Buchhaltung liegen. Nachfolgend meine fünf wichtigsten Praxistipps zum Forderungsmanagement:

1. Bonitätsprüfung bei Neukunden

Die Bonität von Neukunden sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden. Achten Sie auch auf die Gesellschafterverzahnung von Kunden, um Ausfallrisiken zu minimieren.

2. Frühe Rechnungsstellung

Es ist kein neuer Tipp, aber man kann nicht oft genug darauf hinweisen, dass Rechnungen möglichst zeitnah zur Auftragserledigung erstellt und versandt werden sollten. Bei größeren Aufträgen können Sie versuchen, Teilleistungen einzeln abzurechnen. Lässt sich ein größerer Auftrag nicht sinnvoll in Teilleistungen unterteilen, kommen gegebenenfalls auch regelmäßige Abschlagszahlungen in Betracht.

3. Stringenter Mahnprozess

Versenden Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen zum jeweils frühestmöglichen Zeitpunkt. Auch hier helfen automatisierte, regelmäßige Prozesse. Am effektivsten ist nur eine schriftliche Mahnung nach ca. 10 Tagen und dann die telefonische Bearbeitung, beziehungsweise Mahnung nach weiteren 10 Tagen. Hilft das auch nicht weiter, sollte ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden. Wichtig beim Mahnprozess sind klare Regelungen.

Diese sollte u.a. folgende Themen umfassen:

• In welchem Rhythmus soll gemahnt werden?
• Wer hat die Verantwortung (Buchhaltung oder Vertrieb)? Es lohnt sich hier eine klare Aufgabenteilung zu vereinbaren, z.B. die Buchhaltung geht nach den gesetzten Regeln strikt vor und der Vertrieb darf in Ausnahmefällen davon abweichen, wenn z.B. Kunden verärgert sind oder besondere Gegebenheiten vorliegen. Dieses sollte allerdings in Absprache mit der Buchhaltung sein.
• Wer darf die Mahnung aussetzen?
• Wann werden Lieferstopps gesetzt?

Erfolgreich ist der Mahnprozess und das Forderungsmanagement, wenn im Durchschnitt die Zahlungen innerhalb von zehn Tagen nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen eintreffen. Dieses haben unsere Benchmarking-Kennzahlen immer wieder gezeigt.

4. Zahlungsverzögerungen ausmerzen

Ursachen für Zahlungsverzögerungen können in fehlerhaften Lieferungen oder falschen Rechnungen liegen. Deshalb lohnt sich ein intensiver Blick auf die internen Prozesse.

5. Warnsignale beachten

Achten Sie insbesondere bei Ihren wichtigen Kunden auf Warnsignale in Sachen Liquidität – etwa einen unangekündigten Wechsel der Bankverbindung, plötzliche Schwankungen beim Auftragsvolumen oder ungewohntes Ausreizen von Zahlungszielen.

Im meinem nächsten Beitrag zur Optimierung des Working Capital gehe ich auf das Management von Verbindlichkeiten und alternative Finanzierungsmodelle ein.

(Hinweis: Dieser Beitrag wurde in ähnlicher Form bereits 2015 auf dem C4B Blog veröffentlicht).