Strategisches Versicherungsmanagement- Teil 5 unserer Serie
„Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum – und aus Irrtum kann man lernen“, so hat es einst Albert Einstein gesagt. Ist ein Schadensfall eingetreten, kommt auf die mit Versicherungsmanagement betreuten Mitarbeiter häufig eine Flut neuer Aufgaben hinzu, die von vornherein gut geplant werden sollten. Erik Schröder von der Firma Dornbracht hat es in seinem Gastbeitrag schon anschaulich beschrieben. Damit im Schadensfall möglichst viel Zufall durch Planung (und möglichst wenig Irrtum) ersetzt wird, möchte ich im Folgenden einige Aspekte herausgreifen, auf die Sie sich im Schadensfall einstellen sollten:
Verantwortungsbereiche definieren
Für die Abwicklung des Schadens empfiehlt sich die klare Festlegung von Verantwortungsbereichen. Flache Hierarchien erleichtern die zügige Abwicklung des Schadensfalls.
Sachverständige hinzuziehen
Bei Großschäden mit sehr komplexen Zusammenhängen und Überschneidungen zwischen Sach- und Betriebsunterbrechungsschaden, sollten Sie eigene Sachverständige hinzuziehen und ein Sachverständigenverfahren aufsetzen. Der bei jedem Schaden agierende Sachverständige wird von den Versicherungen häufig als neutraler Dritter präsentiert, der im Sinne von Versicherer und Versicherungsnehmer die Schadenberechnung vornimmt. Im eigenen Interesse sollte das Unternehmen eigene Sachverständige hinzuholen. Sie können bei der Ursachenermittlung mitarbeiten, bei der Erfassung der zum Schadensnachweis benötigten Unterlagen und Aufbereitung der entsprechenden Dokumentationen mitwirken sowie bei der vorläufigen Schadenschätzungen zur Begründung angemessener Abschlagszahlungen unterstützen. Insbesondere im Zusammenspiel von Sach- und Betriebsunterbrechungsversicherung bedarf es der kompetenten Unterstützung. Externe Sachverständige können bei der Sicherstellung einer vollständigen Erfassung aller Ansprüche aus betroffenen Versicherungsverträgen unterstützen. Auch die Beweissicherung zur Schadendokumentation gegenüber sonstigen Anspruchsgegnern, zum Beispiel dem Schadenverursacher, zählt zu den Tätigkeiten von Sachverständigen. Das Honorar für die Tätigkeit ist in modernen Versicherungsverträgen in der Regel mitversichert. Für das betroffene Unternehmen fallen für die zusätzlichen, der eigenen Entscheidungssicherheit dienenden Fremdarbeiten insofern keine oder zumindest keine nennenswerten Kosten an.
Mitarbeiter und Stakeholder informieren
Im Schadensfall gehört der rechtzeitige und umfassende Dialog mit den Betroffenen, hier vor allem den Mitarbeitern, sowie den Stakeholdern wie Kunden, Lieferanten, Banken, Behörden, Feuerwehr und Finanzamt, zum Krisenmanagement. Eine offene Kommunikation macht das vom Unternehmen gewählte Vorgehen transparent und beugt Spekulationen und Ängsten vor. Mitarbeiter sollten regelmäßig über Betriebsversammlungen informiert werden. Bei den nach einem Schadensfall beispielsweise anstehenden komplexen behördlichen Genehmigungsverfahren oder bei Bankengesprächen zu Überbrückungsfinanzierungen profitieren Unternehmen auch von einer rechtzeitigen und offenen Kommunikation über den Gesamtprozess. Beispielsweise sehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in den Jahren nach einem Schadensfall ganz anders aus als zu normalen Zeiten. Dies müssen Kapitalgeber verstehen, sie sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden.
Handelspartner/Lieferanten absichern
Steht in Folge eines Schadensfalls der Betrieb still, so werden auch Lieferanten und Handelspartner temporär nicht benötigt. Vorausschauend sollten Regelungen und Absprachen getroffen werden, um sich mittel- und langfristig die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Handelspartnern und dem Vertriebsnetzwerk zu sichern. Die kann auch mit Hilfe von Ausfallentschädigungen geschehen, die über die Betriebsunterbrechungsversicherung mit dem Versicherer verhandelt werden können.
Separate Buchführung
Für den gesamten Schadensregulierungszeitraum ist eine separate Kontenführung empfehlenswert. Somit kann eine klare Trennung zwischen operativen, nicht entschädigungsrelevanten Aufwendungen und schadensbedingten und somit erstattungsfähigen Aufwendungen sichergestellt werden. Darüber hinaus erleichtert dies die Nachweis- und Dokumentationsverpflichtungen des Versicherungsnehmers gegenüber der Versicherung. Solange der Schaden nicht abschließend festgestellt ist und noch kein finales Gutachten vorliegt, zahlt der Versicherer lediglich Abschlagszahlungen. Das Managen von Abschlagszahlungen ist nicht nur zeitraubend, sondern erfordert eine besondere Sorgfalt. Der für den Schadensfall Verantwortliche sollte sehr genau darauf achten, dass alle geplanten Aktivitäten wie Neuinvestitionen etc. auch von den Sachverständigen genehmigt sind. Ansonsten wird sehr schnell Geld ausgegeben, was so nicht vorhanden ist beziehungsweise was nicht erstattet wird. Zudem hat ein Schaden auch steuerrechtliche Auswirkungen, die im Vorfeld genau geprüft werden müssen. Dies betrifft unter anderem die Aufdeckung stiller Reserven bei der Anschaffung neuer Maschinen.
Tipp: Vorsicht ist bei Vergleichsangeboten geboten. Insbesondere bei der Betriebsunterbrechungsversicherung, bei der sich die mittel- und längerfristig aus der Betriebsunterbrechung ergebenden Kosten nur sehr schwer abschätzen lassen, ist ein solches Angebot genau zu prüfen. Ein voreiliger Abschluss kann bei Licht betrachtet gern mehrere Millionen Euro unter dem liegen, was der Versicherer bei normaler Beendigung des Regulierungsschadens zu zahlen hätte. Daher ist die Schadensregulierung bis zum Ende der Versicherungszeit vor allem bei der Betriebsunterbrechung empfehlenswert.
Zahlreiche Tipps dieser Serie entstanden in Zusammenarbeit mit Erik Schröder von Dornbracht, der uns an der Fülle seiner Erfahrung aus dem Großschaden teilhaben ließ. Dank seiner Unterstützung konnte diese Artikelserie zum strategischen Versicherungsmanagement erst entstehen, dafür möchte ich mich noch einmal herzlich bedanken!
Was haben Sie an Erlebnissen zum Thema Versicherungsschäden? Gibt es vielleicht noch den ein oder anderen praktischen Tipp oder Hinweis, die Sie den anderen Lesern mitgeben könnten? Ich würde mich sehr über Ihre Beiträge freuen!