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Vertriebscontrolling: Die „perfekt Kennzahl“ gibt es nicht 150 150 C4B

Vertriebscontrolling: Die „perfekt Kennzahl“ gibt es nicht

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Teil 2 von 3

Bekommen Controller den Auftrag, Kennzahlen zur Steuerung des Vertriebs bereitzustellen, so sind sich manche unsicher und fragen ihrerseits das Management, welche Kennzahlen denn benötigt werden. Ich möchte Ihnen eine Entscheidungshilfe an die Hand geben und Ihnen im Folgenden einige relevante Kennzahlen vorstellen, die sich zur Steuerung des Vertriebs eignen. Immer gemessen an dem Grundsatz: Die besten Kennzahlen nützen nichts, wenn der Vertrieb nicht damit arbeiten kann. Legen Sie erst gemeinsam Ihre Ziele für das Vertriebscontrolling fest, dann lässt sich recht schnell entscheiden, welche Kennzahlen sich zur Steuerung eignen.

Welche Kennzahlen für welches Unternehmen?
Beim Vertriebscontrolling ist es entscheidend, die Kennzahlen gemeinsam mit dem Vertrieb zu erarbeiten. Vertriebscontrolling ist kein Kontrollinstrument der Geschäftsführung, es dient vielmehr dazu, den Vertrieb zu unterstützen. Deshalb gilt es, durchgängige Instrumente zu finden, mit denen sowohl der Vertrieb als auch die Geschäftsleitung steuern und in einen Dialog treten können.

Tipp: Fragen Sie aktiv nach bei Ihrem Vertrieb, wie und wonach er steuert. Die beste Darstellung nützt nichts, wenn die Vertriebsmannschaft diese nicht versteht und die Zahlen und Auswertungen nicht nutzt, um ihr Geschäft zu monitoren und zu steuern.
Kennzahlen dürfen nicht als Instrument der Kontrolle, sondern als Mittel der Förderung, Früherkennung, Optimierung und Motivation gesehen werden. Um den Vertrieb optimal zu steuern, müssen organisationsweit Regeln, Prozesse, Verfahren sowie Kennzahlen definiert werden.

Steuerungsinformationen des Vertriebscontrollers sind:

  • Produkte und Produktgruppen
  • Kunden und Kundengruppen
  • Verantwortungsbereiche/Märkte
  • Sparten/Profitcenter
  • Vertriebswege/Kanäle
  • Marken.

Ausgewählte Kennzahlen zur Steuerung des Vertriebs

  • Eigenes Wachstum
  • Marktanteil
  • Angebotserfolgsrate (Responsequote)
    Die Responsequote untersucht, wie viel Prozent der Angebote erfolgreich waren und wie sich dies im Zeitablauf verändert. Die Angebotserfolgsrate dient der laufenden Kontrolle, ob Produkte und Leistungen oder das Preisniveau noch attraktiv sind und dient auch der Leistungskontrolle der Vertriebsmitarbeiter.
  • Auftragsgröße
    Auftragsgrößenrückgänge können unterschiedliche Ursachen haben:
  • Man hat eine Reihe von Neu-Kunden, die vorsichtig bestellen
  • Kunden stückeln größere Aufträge (Entlastung Lager)
  • Bestellverhalten hat sich verändert
  • Angebote pro Woche nach Größenklassen
    Das Angebot pro Woche nach Größenklassen kann als Frühwarnindikator dienen, wenn zum Beispiel die kleinen Aufträge zunehmen und große Aufträge abnehmen. Ursachen dafür können Trendänderungen oder beispielsweise Unsicherheiten im Markt sein, die sich zeitnah im Umsatz des eigenen Unternehmens niederschlagen.
  • Hitrate Aufträge
    Die Hitrate Aufträge, auch Angebotserfolg genannt, stellt den prozentualen Erfolg von abgegeben Angeboten dar.
  • Anteil Neukunden
    Diese Kennzahl kann Aufschluss über das Verhältnis zwischen Neukundengeschäft und Kundenentwicklung geben, sowie ein gewünschtes Wachstum in Umsatz, Kundenanzahl und Themen steuern. Außerdem können Aussagen zur Marktattraktivität des Angebots erarbeitet werden. Der Neukundenanteil gibt zudem Aufschluss darüber, wie gut der Vertrieb in der Akquise ist.

In meinem dritten Beitrag zum Vertriebscontrolling stelle ich Ihnen weitere Kennzahlen sowie zentrale Learnings zum Vertriebscontrolling vor.

Setzen Sie sich den Hut auf! 150 150 C4B

Setzen Sie sich den Hut auf!

Setzen Sie sich den Hut auf!

Einige relevante Kennzahlen für das Vertriebscontrolling habe ich Ihnen ja schon in den vergangenen Folgen vorgestellt. Die Kunst ist, Vertriebscontrolling bewusst als Instrument zu nutzen, das Management bei vertriebsrelevanten Entscheidungen zu unterstützen und natürlich auch den Vertrieb dabei, einen guten Job zu machen. Allerdings muss hierfür jemand den Hut aufhaben, das ist, so meine Beobachtung, in vielen Unternehmen immer noch schwierig. Setzen Sie sich doch den Hut auf!

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Hier kommen noch weitere Kennzahlen sowie meine Top-Learnings.

Nachverfolgung Reklamationen
Die Reklamationsquote, auch Retourenquote genannt, beschreibt das Verhältnis der retournierten Ware zu der Gesamtanzahl der verkauften Ware und dient insbesondere als Frühindikator. Sie spiegelt den Zufriedenheitsgrad der Kunden sowie die Servicequalität wie Liefergeschwindigkeit, Beratungsqualität, etc. wider.

Formel:

Anzahl der Retouren                                      x 100%

Anzahl der Gesamtverkäufe

Reklamationsquote 2015

Als Steuerungsinstrument kann man die Reklamationsquote nutzen um festzulegen, dass beispielsweise nur 0,5 Prozent der Rechnungspositionen beanstandet werden dürfen.

Vertriebskostenentwicklung zum Umsatz
Die Vertriebskostenentwicklung zum Umsatz fragt danach, wie hoch der Anteil der Vertriebskosten am Deckungsbeitrag ist. Diese Kennzahl ist insbesondere im Zeitverlauf sehr aussagekräftig.
Kosten des Vertriebs  x  100
Umsatz

Zahlungsziele Kunden
Zahlungsziel Kunden = Ø Forderungen x 360 Tage / Umsatzerlöse

Das Zahlungsziel Kunden gibt Aufschluss darüber, wann die Kunden im Durchschnitt bezahlen, wie die Trends diesbezüglich sind. Wichtig ist hierbei, die Analysen nach Kundengruppen oder Regionen durchzuführen.

Top Learnings Vertriebscontrolling

  1. Vor dem Aufbau des Vertriebscontrollings aktiv den Vertrieb befragen und die Denkweise und Parameter des Vertriebs kennen.
  2. Maßnahmen festlegen, um Stärken aus- und Schwächen abzubauen.
  3. Weniger ist mehr – geeignete Top Ten Kennzahlen zur Vertriebssteuerung festhalten.
  4. Eingeleitete Maßnahmen quartalsweise monitoren und bei Bedarf weitere Maßnahmen definieren.
  5. Den aktiven Dialog mit dem Vertrieb suchen.
  6. Vertriebscontrolling sollte als Managementberatung und Coaching verstanden werden.

Welche Kennzahlen nutzen Sie im Vertriebscontrolling? Und wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Vertrieb? Ich freue mich auf Ihre Ergänzungen und Kommentare!

Weniger ist oft mehr 150 150 C4B

Weniger ist oft mehr

Die Aufgabe von Vertriebs-Kennzahlen ist die Abbildung entscheidungsrelevanter Sachverhalte in verdichteter Form. Gerade im Vertriebsbereich kann eine Vielzahl von Einzelkennzahlen gebildet werden, deren Aussagefähigkeit ist jedoch ohne einen weitgehenden Beurteilungszusammenhang stark begrenzt. Schnell hat man dann einen Kennzahlenfriedhof aufgebaut. Wegen der Vielzahl möglicher Kennzahlen geht es im Vertriebscontrolling daher vor allem darum, dass Sie aus dem Pool möglicher Kennzahlen diejenigen herausgreifen und zu einem Kennzahlensystem zu verdichten, die für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung sind. Gibt die Unternehmensstrategie Wachstum vor, stehen Umsatz und Marktanteil im Vordergrund. Liegt das Augenmerk auf Kostenführerschaft, sollte der Schwerpunkt auf Vertriebskosten und Pricing liegen. Grundsätzlich sollte jedoch das Kerngerüst folgende fünf Themenbereiche abdecken:

  • Umsatz
  • Markt
  • Kunden
  • Leistung
  • Effizienz.

Auftragsgröße
Umsatz
Anzahl Aufträge

Auftragsgrößenrückgänge können unterschiedliche Ursachen haben:

  • Man hat eine Reihe von Neu-Kunden, die vorsichtig bestellen
  • Kunden stückeln größere Aufträge (Entlastung Lager)
  • Bestellverhalten hat sich verändert

Angebote pro Woche nach Größenklassen

Das Angebot pro Woche nach Größenklassen kann als Frühwarnindikator dienen, wenn zum Beispiel die kleinen Aufträge zunehmen und große Aufträge abnehmen. Ursachen dafür können Trendänderungen oder beispielsweise Unsicherheiten im Markt sein, die sich zeitnah im Umsatz des eigenen Unternehmens niederschlagen.

Angebotsgrafik

Hitrate Aufträge

Die Hitrate Aufträge, auch Angebotserfolg genannt, stellt den prozentualen Erfolg von abgegeben Angeboten dar.

Angebotserfolg =

erteilte Aufträge                           x 100%

abgegebene Angebote

Anteil Neukunden
Diese Kennzahl kann Aufschluss über das Verhältnis zwischen Neukundengeschäft und Kundenentwicklung geben, sowie ein gewünschtes Wachstum in Umsatz, Kundenanzahl und Themen steuern. Außerdem können Aussagen zur Marktattraktivität des Angebots erarbeitet werden. Der Neukundenanteil gibt zudem Aufschluss darüber, wie gut der Vertrieb in der Akquise ist.

Formel:

Anteil Neukunden (letzte zwei Jahre)

Altkunden                in %
Anteil Neuprodukte

Anteil Umsatz mit Neuprodukte (letzte zwei Jahre) 

Gesamtumsatz            in %

Der Anteil an Neuprodukten gibt einen Hinweis darauf, wie innovativ das Unternehmen ist.

Kommende Woche geht es in meinem fünften und letzten Teil der Serie zum Vertriebscontrolling weiter mit Kennzahlen zu Reklamationen, Zahlungsziel und Vertriebskostenentwicklung.