Personalcontrolling

Teil 3

Personalkennzahlen dienen nicht nur zur Budgetkontrolle, sie können auch auf Fehlentwicklungen aufmerksam machen, die Kostenentwicklungen exakt analysieren oder auf neue Bedürfnisse hinweisen. Ein zuverlässiges Personal-Kennzahlensystem ist deshalb unerlässlich. Im ersten und zweiten Teil meines Beitrags zum Personalcontrolling erfahren Sie, warum sich auch kleine und mittelständische Unternehmen mit Personalcontrolling befassen sollten und was es dabei zu beachten gilt. Im vorliegenden Beitrag möchte ich Ihnen weitere Kennzahlen vorstellen.

Kennzahlen zur Personalbeschaffung
Wie entwickeln sich Online und Offline Kanäle bei der Rekrutierung punkto Kosten, Bewerbungseingänge und Einstellungen? Man kann die Effizienz von Recruiting-Maßnahmen messen – hilfreich dabei nachfolgende Übersicht (Quelle: Roger Hafner, Andre Polanski – Kennzahlen-Handbuch Personalwesen, 2008):

Desweiteren finden im Bereich Recruiting folgende Kennzahlen Anwendung:

• Erfolgsmessung der Einstellung, z.B. Übernahme nach der Probezeit
• Kündigungen innerhalb der ersten zwei Jahre
• Anteil interne / externe Besetzungen
• Vakanz-Dauer bis Neubesetzung

Kennzahlen zur Personalentwicklung

Wie entwickeln sich Schlüsselqualifikationen in unserem Unternehmen? Wie groß ist die Führungsspanne unserer Führungskräfte? Investieren wir heute wirklich mehr in die Ausbildung als vor vier Jahren? Wo haben wir unsere Bildungsziele dieses Jahr verfehlt und wo erreicht? Bei der Beantwortung dieser Fragen helfen Kennzahlen zur Personalentwicklung:

• Weiterbildungskosten pro Tag/pro Teilnehmer
• Anteil der Personalentwicklungskosten an den Gesamtpersonalkosten
• Bildungsrendite
• Beanspruchung von Bildungsurlaubstagen
• Weiterbildungstage/Weiterbildungszeit pro Mitarbeiter
• Ausbildungsquote
• Übernahmequote

Kennzahlen zum Personaleinsatz

• Sollstunden-/Iststunden-Vergleich
• Fehlzeitenquote
• Krankheitsquote
• Überstundenquote,
• Jahresurlaubsverteilung
• Arbeitsproduktivität
• Leistungsgrad
• Altersteilzeitphasen
• Elternzeit
• Unfallquote
• Kosten der Ausfallzeiten
• Kosten Arbeitsunfälle
• effektive Arbeitszeit
• Ermittlung der Arbeitskräftereserve
• Entsendungsquote
• Rückkehrquote.

Kennzahlen zur Personalerhaltung

Gibt es in der Fluktuation Unterschiede zwischen den Abteilungen? Sind unsere Sozialleistungsangebote wirklich attraktiv?

• Fluktuationsrate, Fluktuationskosten
• Nutzungsgrad der freiwilligen betrieblichen Sozialleistungsangebote
• Aufwand für freiwillige betriebliche Sozialleistungen
• Entgeltgruppenstruktur
• Stellenbesetzungsquote mit internen Mitarbeitern
• Erfolgsbeteiligung je Mitarbeiter
• Prozentuale Zielerreichungsgrade
• Bonus- und Prämienzahlungen je Mitarbeiter
• Durchschnittlicher an Entgelt gekoppelter Leistungsbeurteilungsprozentsatz
• Altersversorgungsanspruch pro Mitarbeiter.

Tipp: Bei jeder Kennzahl muss systematisch nach den Kosten für die Erhebung und dem Nutzen bezogen auf das verfolgte Ziel gefragt werden. Um insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu vermeiden, dass „Datenfriedhöfe“ entstehen, sollten Sie prüfen, ob die Kennzahl von den Adressaten tatsächlich für Steuerungszwecke nutzbar ist und faktisch auch genutzt wird. Folgende Fragestellungen sollen Ihnen helfen:

• Passt diese Kennzahl zur Unternehmensstrategie und zu den Unternehmenszielen?
• Ist die Kennzahl eindeutig definierbar und sind Ziel und Nutzen geklärt?
• Welche Maßnahmen können aus dieser Kennzahl abgleitet werden?
• Ist die Datenbasis aktuell vorhanden und stehen Aufwand und Nutzen im Verhältnis?
• Passt die Kennzahl zum Empfängerkreis?

Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die verwendeten Kennzahlen die Anforderungen der Adressaten wirklich noch erfüllen.

Ein mittelständisches Unternehmen benötigt nicht mehr als 12-15 Personalkennzahlen. Weniger ist auch hier oft mehr! Schreiben Sie mir doch bitte einmal, welche Personalkennzahlen sich in Ihrem Unternehmen als effektiv erwiesen haben. Ich freue mich über Ihre Kommentare oder eine Email an u.schroeder@c4b-team.de.

Teil 2

Wir haben Führungskräfte aus Mittelstand und Konzernen unserer C4B Benchmarking Circle befragt, welche Kennzahlen sie für das Personalcontrolling verwenden. In erster Linie sind es die klassischen, ‚harten‘ Kennzahlen wie Belegschaftsstruktur und Personalkosten, die von den meisten Unternehmen erhoben und als steuerungsrelevant erachtet werden.

Bei Personalkennzahlen kann man qualitative und quantitative Kennzahlen unterscheiden. Die quantitativen Kennzahlen nutzen als Basis messbare Werte wie Umsatz, Mitarbeiteranzahl oder Kündigungen. Die qualitativen dagegen verwenden schwer messbare Größen, wie zum Beispiel die Zufriedenheit oder die Motivation von Mitarbeitern. Überwiegend finden quantitative Kennzahlen Verwendung:

• Anzahl Mitarbeiter gesamt
• Anzahl Mitarbeiter nach Bereichen
• Auszubildende, Gewerbliche Angestellte
• Fluktuation
• Krankenstand
• Urlaubsabbau (Resturlaub pro Mitarbeiter zu Vorjahr)
• Durchschnittsalter
• Altersbedingter Abgang
• Schulungsplan
• Personalkosten
  • pro Einheit
  • pro FTE (Fulltime Äquivalent)
  • Personalkosten pro Bereich/KST
  • Überstunden pro MA & ᴓ Einheit
• Gleitzeit pro MA & ᴓ Einheit
• Kranktage pro MA & ᴓ Einheit kurzfristig / dauerhaft

Tipp: Analysieren Sie im ersten Schritt, wer im Unternehmen welche Kennzahlen braucht: Geschäftsführung, Abteilungsleiter, das Team benötigen unterschiedliche Kennzahlen. Für die Unternehmensleitung sind vor allem generelle, strategisch bedeutsame Zahlen interessant, beispielsweise über die Höhe der gesamten Personalkosten oder die demografische Struktur der Belegschaft (Frauen/Männer, Alter, Herkunft)? Hier stehen auch Fragen wie die allgemeine Stimmung im Unternehmen ist oder wie engagiert die Mitarbeiter sind im Fokus. Abteilungs- und Teamleiter wiederum brauchen spezifischere Kennzahlen, beispielsweise für die Koordination von Dienstplänen und Teamzusammenstellungen. Sie müssen vor allem Bescheid wissen über die Qualifizierung und den Kenntnisstand von Mitarbeitern, Abwesenheits- und Krankheitsrate, Fluktuationsrate in der Abteilung sowie konkrete Personalkosten und Einsparmöglichkeiten.

Herausforderung: Einige wichtige, personalwirtschaftliche Faktoren lassen sich nur schwer oder indirekt messen. Dazu zählt etwa die Motivation der Mitarbeiter, die Eigeninitiative oder die Stimmung in der Abteilung. Solche qualitativen Faktoren können in der Regel besser über Umfragen oder persönliche Gespräche sichtbar gemacht werden.

Im nächsten Beitrag möchte ich Ihnen weitere steuerungsrelevante Kennzahlen im Einzelnen vorstellen.

Teil 1

Personalkosten können bis zu 50 Prozent der Gesamtkosten in einem Unternehmen ausmachen, bei Dienstleistern haben sie häufig einen noch größeren Anteil an den Gesamtkosten. Doch Mitarbeiter sind mehr als nur Kostenfaktor und Personalcontrolling ermöglicht weit mehr als eine verlässliche Budgetkontrolle. Personalcontrolling dient auch dem Ziel einer effektiven Personalplanung und letztlich einer Steigerung der Produktivität. Während das Personalcontrolling in Großunternehmen zumeist fest etabliert ist, findet dieses Instrument in kleinen und mittelständischen Unternehmen bisher weniger systematische Anwendung. Das bestätigt aktuell auch eine Studie des Haufe Verlags: Ende 2015 befragte Haufe zusammen mit der Hochschule Rhein-Main in Wiesbaden 159 Personaler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, inwiefern sie Personalkennzahlen systematisch erfassen und auswerten. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass Personalcontrolling zwar als wichtige Disziplin wahrgenommen, jedoch im Alltag kaum entsprechend umgesetzt wird. Häufig genug, das zeigt die Studie ebenfalls, wird die Funktion des Personalcontrollings weitläufig missverstanden: Personaler nehmen das Controlling derzeit noch stark als Instrument der Kontrolle wahr, obwohl es vielmehr eine steuernde Funktion einnehmen sollte.

Deshalb befasse ich mich in einer kleineren Serie mit dem Personalcontrolling. Ich möchte Ihnen wichtige Personalkennzahlen vorstellen und Learnings aus der Praxis weitergeben. Besonders freue ich mich, Ihnen einen Gastbeitrag zu den Erfolgsfaktoren des Personalmanagements ankündigen zu können.

Zukunftsorientierte Ermittlung und Darstellung von Steuerungsinformationen
Sind Sie personell gut für die Zukunft aufgestellt? Frühzeitig zu wissen, wo personelle Engpässe drohen, welche Kompetenzen kurz-, mittel- und langfristig verloren gehen, kann entscheidend für die Unternehmensentwicklung sein. Personalcontrolling kann hier die Rolle eines Frühwarnsystems einnehmen. Für das Personalcontrolling werden im Allgemeinen folgende vier Funktionen beziehungsweise Aufgabenbereiche genannt:

1. Planung und Definition von Leistungsmaßstäben:
   Festlegung der Zielgrößen, Prognosen und Vorgaben
2. Datenermittlung und Analyse:
   Regelmäßige Erhebung der IST-Daten
3. Controlling:
   Abweichungsanalyse (Soll-Ist-Vergleich), Ursachenanalyse
4. Steuerung bzw. Navigation:
   Einleiten von personalwirtschaftlichen Aktivitäten (Einsatz der geeigneten Mittel zur Zielerreichung, Effektivität der Personalarbeit)

Aussagekräftige Kennzahlen können Personalressourcen transparent darstellen und sie ermöglichen, Einsatz der Personalressourcen und Weiterentwicklung sinnvoll zu steuern. Welche Personalkennzahlen sich zur Planung und Steuerung eignen, möchte ich Ihnen im nächsten Beitrag vorstellen.

Ich freue mich über Ihre Kommentare oder eine Email an u.schroeder@c4b-team.de.