„Es gibt keine App, die gleichzeitig beantwortet, wie das Wetter ist, wie Bayern München gespielt hat und wie die Aktienkurse sind“, sagt Oliver Ulbrich von reportingimpulse. Und erläutert im Interview, warum Dashboards dem Netflix-Beispiel folgen sollten. Worauf es bei der Einführung von BI-Dashboards im Unternehmen ankommt und wie man Visualisierungsfehler vermeidet, erklärt der Dashboard-Experte im heutigen Teil unseres Interviews. In Teil 1 des Interviews hat er vorgestellt, worauf es bei der Erstellung von Dashboards ankommt.
Herr Ulbrich, wie vermeidet man dann Visualisierungs-Fehler?
Oliver Ulbrich: Es ist wichtig, dass es nicht um besonders hübsche Darstellungen geht und nicht darüber diskutiert werden soll, dass das Sales-Team statt Säulen lieber Euromünzen-Stapel als Darstellung hätte. Visualisierungs-Fehler vermeidet man also zunächst darüber, dass man im ersten Schritt einen Standard festlegt. Ist dieser einmal definiert, dann wird es viel leichter, denn dann weiß ich immer, was ich zu tun habe. Wir haben eine Kachelübersicht, in der zweiten Ebene erklären wir die Zahl genauer und auf einer dritten Ebene finde ich eine visuelle Tabelle: Diesen Standard zu haben ist Gold wert.
Wie baut man denn ein Dashboard? Sie verwenden ja den Begriff Storytelling. Es geht doch um Daten? Müssen Controller jetzt noch Storytelling lernen?
Oliver Ulbrich: Der Storytelling-Gedanke hilft uns bei der Veranschaulichung, worum es bei der Erstellung von Dashboards geht. Wir nutzen das vorher schon einmal erwähnte Netflix-Beispiel, denn das veranschaulicht am ehesten, was Storytelling in diesem Zusammenhang bedeutet. Netflix ist nicht wie eine Excel-Liste aufgebaut. Diesen Aufbau, den wir für Dashboards nutzen, den nutzen Menschen auch auf dem Tablet oder Smartphone. Es gibt keine App, die gleichzeitig beantwortet, wie das Wetter ist, wie Bayern München gespielt hat und wie die Aktienkurse sind. Stattdessen habe ich eine Wetter App, dort erfahre ich, wie das Wetter ist – und ggf. heute Nachmittag wird. Und wenn ich die Fußballergebnisse sehen will, dann gehe ich in meine Fußball-App. Da sehe ich das Ergebnis. Und kann eine Ebene tiefer auch noch erfahren, wer das Tor geschossen hat und in welcher Spielminute. Dieses Prinzip gilt auch für Dashboards. Dieses Storytelling-Framework hilft ungemein beim Verständnis der Daten und führt durch das Dashboard und die Analyse.
Welche Dashboard-Typen gibt es, wonach unterscheidet man, welche man einsetzt?
Oliver Ulbrich: Wir unterscheiden zunächst zwischen den Kategorien geführte Dashboards und analytische Dashboards. Unter beiden findet man dann jeweils drei verschiedene Dashboard-Typen, die sich mit unterschiedlichen Fragestellungen beschäftigen. Bei den geführten Dashboards ist es beispielsweise das sogenannte Table-Dashboard, das ist eine visuelle Tabelle und damit gut geeignet für alle Ad-hoc Anfragen. Sie ist aber nichts für wiederkehrende Fragestellungen. Dazu eignen sich dann beispielsweise KPI- und Monitoring-Dashboards. Diese Unterscheidung zwischen den Dashboard-Typen hilft bei dem Erstellungs- bzw. Anforderungsprozess, so weiß man gleich genau, welches Dashboard sich für die jeweilige Fragestellung eignet.
Welche Hindernisse, Herausforderungen tun sich auf dem Weg zum Dashboard auf?
Oliver Ulbrich: Gewohnheiten und eingefahrene Abläufe können ein Hindernis sein. Mit der Einstellung „Das haben wir doch immer schon gemacht“ führt man keine neuen Tools ein. Es braucht die Bereitschaft, etwas Neues zu lernen, sich die entsprechenden Skills dafür anzueignen. Und dann löst die Transparenz, die erzeugt wird, womöglich auch Ängste aus. „Dann sehen ja alle meine Zahlen“ – und womöglich sind diese auch noch schlecht? Diese Ängste und der Umgang damit ist dann eher eine Frage der Unternehmens- und Fehlerkultur.
Wenn man ein Self-Service BI-Tool einsetzen möchte – wen muss man intern abholen?
Oliver Ulbrich: Eine Grundvoraussetzung ist zunächst die Unterstützung aus dem Management und den klaren Auftrag an alle, dass das gewünscht und gefordert ist. Und dann ist internes Marketing ganz wichtig. Darüber erzählen, laut sein, Workshops anbieten, im Intranet berichten. Was man unbedingt mitbringen sollte ist Toleranz gegen Widerstände. Man kann sicher nicht alle überzeugen. Man sollte sich auf die konzentrieren, die Business Intelligence-Dashboards positiv gegenüberstehen. Diese wählt man als Key-Partner, die ihre Begeisterung weiterkommunizieren.
Fotos: Oliver Ulbrich, Canva, Pexels
Über Oliver Ulbrich
Oliver Ulbrich ist bei reportingimpulse Head of Consulting und verantwortet dort die Consulting Sparte. Daneben ist er Host und Co-Host verschiedener Live Stream Formate, außerdem Dashboard Experte, Sparringspartner des Managements und Enabler der Fachabteilungen sowie Spezialist für Dashboard Prototyping.
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