Aus der Toolbox
Digitalisierung trifft Automatisierung
Teil 2: Stammdaten erfassen
Mit unserer Serie “Aus der Toolbox” erhalten Sie Impulse zu den Themen Digitalisierung und Automatisierung – kurz und prägnant – aus der Praxis für die Praxis. Diese Woche geben wir Ihnen für den Kreditorenprozess Tipps zum Thema Stammdaten erfassen.
DIGITALISIERUNGSTIPPS:
- Stammdaten zentral pflegen
- Klären Sie, wo die Daten initial gepflegt werden: ERP oder Finanzbuchhaltung?
- Definieren Sie das führende System für die Stammdaten. Alle anderen Systeme erhalten die Daten über Schnittstellenübergabe.
- Definieren Sie Ihren Datenflussplan.
- Bestätigen Sie in einem netten Begrüßungsanschreiben dem Lieferanten alle gespeicherten Stammdaten, z.B. vereinbarte Zahlungsbedingung, Bankverbindung, Adresse. Nennen Sie auch die unternehmenseigenen Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Abteilung.
- Arbeiten Sie eventuell mit einem extra Lieferantenanlage-Workflow.
- Nutzen Sie die Möglichkeiten zum automatisierten Einlesen von Stammdaten mit Hilfe der OCR-Erkennung