Teil 4 von 4
Klare Botschaften, konsequente Standardisierung und Reduzierung auf das Wesentliche: Was für sämtliche Geschäftskommunikation gilt, gilt auch für die Unterlagen zum Bankengespräch. Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:
- Was braucht der Empfänger?
Was ist für den Empfänger wichtig, aber auch: Was wollen wir aussagen?
Es sollen klare Botschaften mit einer Tabelle / Graphik transportiert werden. - Botschaften vermitteln, die eine Bedeutung für den Empfänger haben.
- Beachten Sie die Form der Kommunikation
Kommunizieren Sie ausschließlich schriftlich oder auch einmal mündlich? Soll es kurz oder lang werden? Muss formell oder informell kommuniziert werden? Sie– der Sender –entscheiden. - Weniger ist mehr – mit aussagekräftigen und einfachen Darstellungen arbeiten.
- Analyse:
Untersuchen Sie Sachverhalte mit geeigneten Methoden. - Thesenbildung:
Bilden Sie sich eine Meinung und formulieren Sie diese in kurzen, aber treffenden Aussagen.
Fünf Allgemeine Tipps für die graphische Darstellung
- Zielgruppenorientierte Aufbereitung
Ermitteln Sie den Informationsbedarf Ihrer Empfänger, bereiten Sie die Darstellung genau passend für die Zielgruppe vor. - Auf das Wesentliche reduzieren
Berücksichtigen Sie bei der Aufbereitung: „Need to have“ statt „Nice to have“ - Empfängerorientierte Berichterstattung
Prüfen Sie, ob die gewählten Informationen für Ihre Empfänger nachvollziehbar aufbereitet wurden. - Ansprechende Darstellungsform
Sind Farben und Graphiken ansprechend gewählt? Gute Tipps findet man auch bei Rolf Hichert, hier sehen Sie einen Beitrag dazu - Corporate Design nutzen
Wann immer Sie etwas aufbereiten – nutzen Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens. Das sieht professionell aus – schließlich wurde es einmal genau aus dem Grund entworfen. Und es hat auch für den Empfänger einen Wiedererkennungswert.
Tipps für den Aufbau von Graphiken
- Für Aussagen zu Trends und Entwicklungen mit Mehrjahresvergleichen arbeiten, Verläufe aufzeigen.
- Einfache Balkendiagramme sind aussagefähiger – die Botschaft ist entscheidend.
- Überschriften enthalten im Idealfall bereits eine Botschaft.
- Verzichten Sie auf Gitternetzlinien.
- Verzichten Sie falls möglich auf Achsenbeschriftungen und Legenden.
- Durchschnittswerte bei Bedarf mit angeben.
- Nicht zu viele Farben verwenden.
- Das eigene Corporate Design nutzen.
- Standardgraphiken entwickeln.
- Plan und Vorjahr abheben.
- Den Plan eventuell leicht versetzt und nur umrandet zum Ist darstellen.
- Abweichungen zum Plan mit roten und grünen Balken aufzeigen.
Tipps zum Aufbau von Tabellen
- Restjahr mit angeben: Das erleichtert die Analyse und Prognosefindung
- Nicht zu viele Informationen in einer Tabelle
- Abweichungen farbig darstellen, z.B. rot und grün
Schlüsselkennzahlen
- Die Aufbereitung von 10 – 20 Schlüsselkennzahlen reicht meist aus. Siehe dazu auch meinen 3. Beitrag zu den Bankengesprächen, in dem ich Kennzahlen vorgestellt habe.
- Entwickeln Sie ein Deckblatt mit den wichtigsten Kennzahlen.
Und was ist mit dem Gegenargument „Das kostet aber alles viel Zeit…“?
Zeitersparnis hilft nicht, wenn die Wirkung nicht erzielt wird! Diese Zeit in die Vorbereitung zu investieren lohnt sich, denn gutes Reporting bedeutet letztendlich auch Marketing und hilft Ihnen, ein gutes Rating zu bekommen.
Was alles in den Bankenreport gehört und wie Sie Texte so formulieren, dass Sie vom Empfängern gern gelesen werden – dies erläutert Ihnen Kommunikationsexpertin Susanne Boll in Ihrem Gastbeitrag.