Gastbeitrag von Rolf Reihing, Controller bei der Maschinenbau Kitz GmbH

Rolf Reihing, 50 Jahre, ist seit 1996 Controller bei der Maschinenbau Kitz GmbH in Troisdorf. Der diplomierte Betriebswirt war nach dem Studium zunächst in Köln bei einem mittelständischen Unternehmen der Meßtechnik tätig. Seine Leidenschaft gilt Excel und Automatisierungen sowie dem Motorradfahren und seinem neuen Strandkorb.

Projekt-Monitoring mit gestapelten Säulen- und Balkendiagrammen in Excel

Damit interne Projekte und Entwicklungsprojekte nicht unbemerkt aus dem Ruder laufen, haben wir in Excel ein Projekt-Cockpit entwickelt, wo auf einer Seite (einem Tabellenblatt) bis zu 3 Projekte nebeneinander betrachtet werden können. Dafür stellen wir jeweils ein dominantes Säulendiagramm für die bisher aufgelaufenen Kosten, sowie 3 kleinere Balkendiagramme für das verbrauchte Budget, die aufgelaufene Zeit und den Erfüllungsfortschritt in Prozent dar.

Wenn diese Tabelle einmal aufgebaut ist, ist die eigentliche Datenerfassung blitzschnell erledigt. Es müssen lediglich einmal die Rahmendaten des Projektes erfasst werden (Projektnummer, Bezeichnung, Start, Ende und Budget) und dann dazu regelmäßig die aufgelaufenen Kosten aus der mitlaufenden Kalkulation sowie von dem Projektleiter die Abschätzung des Erfüllungsfortschritts.

Diese Daten sind in einem separaten Excel-Blatt enthalten, welches nur als Input dient.

In einem weiteren Tabellenblatt werden mit diesen Daten und einigen Konstanten nur Berechnungen ausgeführt, mit denen für jedes Projekt die Länge der einzelnen Säulen und Balken berechnet werden (z.B. verbrauchtes Budget bis 70% der erste Balken (grün), für die nächsten 15 % der zweite Balken (gelb) und so weiter.

Beispielberechnung für das verbrauchte Budget von Projekt 1 (die roten Felder sind die festgelegten Konstanten):

Das Tabellenblatt mit dem Cockpit ist dann nur noch für die Darstellung (Output) da. Momentan sind dafür 3 Tabellenblätter mit jeweils bis zu 3 Projekten vorgesehen. Dies lässt sich aber beliebig reduzieren bzw. erweitern.

Dieses Projektcockpit fand bei allen Mitarbeitern und Führungskräften großen Anklang, so dass aus einem globalen Projektcockpit einfach durch Kopieren spezielle Projektcockpits für Entwicklungsprojekte, Marketingprojekte oder IT-Projekte entstanden sind.