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Bankenstrategie

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Bankenreports erstellen und Gespräche vorbereiten

Gastbeitrag Susanne Boll

Susanne Boll
Teil 2

Mit Kommunikation befasst sie sich von Berufs wegen: Susanne Boll berät Unternehmen, Verbände, öffentliche Einrichtungen und Start Ups in allen Fragen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (www.boll-kommunikation.de). Zusammen mit Ute Schröder hat sie für den Dashöfer-Verlag Seminare zur Vorbereitung von Bankengesprächen gegeben. Tipps zum Bankenreport hat sie bereits im ersten Teil Ihres Gastbeitrags vorgestellt.  Im heutigen Teil stellt sie eine Checkliste für den Report und Tipps zur Gesprächsvorbereitung vor.

Meine 7-Punkte-Checkliste für den Bankenreport

  1. Orientieren Sie den Report am Empfänger
    Immer daran denken: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Klären Sie deshalb vor Erstellung der Texte:

    • Welche Funktion hat der Empfänger?
    • Welche Vorkenntnisse hat der Empfänger?
    • Welche Fragen hat der Empfänger?
    • Was ist dem Empfänger bereits bekannt?
    • Wie viel Zeit steht dem Empfänger für den Text zur Verfügung?
  2. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Daten
    Fragen Sie sich vor Erstellung, welche Daten wichtig sind für den Report:
  • Die für die angestrebten Ziele des Bankengesprächs
  • Die für die Bank relevanten Informationen (siehe auch Beitrag von Ute Schröder)
  • Reduzieren Sie die Datenmenge, indem Sie Kernaussagen in Grafiken und Tabellen zusammenfassen.
  • Erläutern Sie Kernzusammenhänge und beschreiben Trends und Entwicklungen.
  • Orientieren am Turnus des Reports
  1. Verwenden Sie aussagefähige Zahlen und Grafiken
    Oft neigt man dazu. alles vorhandene Material zu verwenden. Das erhöht aber nicht die Verständlichkeit – und schon garnicht die Lesefreundlichkeit. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die aussagekräftigsten Daten.
  2. Nutzen Sie verständliche Fachbegriffe und Abkürzungen
    Was für Sie in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Beruf geläufig ist, das muss dem Bankmitarbeiter noch lange nicht geläufig sein. Erläutern Sie deshalb Fachbegriffe und Abkürzungen.
  3. Erläutern Sie Kennzahlen und ihre Zusammenhänge
    Stellen Sie sicher, dass Ihr Leser die Kennzahl und die dahinterstehende Aussage oder die Schlussfolgerungen erkennt.
  4. Verwenden Sie keine Zahl ohne Kommentar
    Stellen Sie für Ihren Leser immer einen Zusammenhang oder Vergleich zwischen Zahlen her. Denn was Sie wie selbstverständlich aus einer Zahl ableiten, das muss der Empfänger noch lange nicht so verstehen. Geben Sie deshalb Interpretation zu den Zahlen, damit Ihr Leser Orientierung erhält.
  5. Erläutern Sie Sachverhalte
    Die einfache Aussage, dass der Umsatz gestiegen ist, sagt dem Empfänger erst einmal noch nicht viel. Erläutern Sie deshalb für Ihren Empfänger die Sachverhalte. Beispiel: „Der Umsatz stieg gegenüber dem Vorjahr um 5 %, weil wir im August Projekt A im Wert von 1,5 Mio. in Rechnung stellen konnten.“
  6. Gewähren Sie Ihren Lesern einen Ausblick
    Wie geht es in der Zukunft weiter – das ist insbesondere für Banken eine wichtige Frage. Geben Sie also einen Ausblick in die Zukunft:
  • Angaben über die geplanten Produktions-, Umsatz-, und Ergebniszahlen der Folgeperiode
  • einer kurzfristigen Liquiditätsvorschau (falls angespannte Liquiditätssituation)
  • Einschätzungen über die kurzfristige Markt- und Branchenentwicklung
  • anstehenden Veränderungen im Unternehmen (z.B. Veränderungen in der strategischen Ausrichtung, wesentliche Mitarbeiterzugänge und -abgänge, Kurzarbeit etc.)
  • dem Abschluss wichtiger Verträge

Ein gut vor- und aufbereiteter Bankenreport mit prägnant geschrieben Texten und übersichtlichen Grafiken hilft Ihnen, Ihre Ziele im Bankengespräch zu erreichen. Haben Sie einmal die Zeit in die Vorbereitung investiert, so müssen Sie das Format im regelmäßigen Turnus nur noch entsprechend überarbeiten und aktualisieren. Ich habe für Sie noch eine Checkliste zur Vorbereitung auf Bankengespräche zusammengestellt, die Sie sich herunterladen können. Für das Gespräch selber sollten Sie nicht nur die Unterlagen aufbereiten, sondern auch das Gespräch inhaltlich vorbereiten. Abschließend dazu ein paar Impulse:

Fragen zur Gesprächsvorbereitung
Unternehmen und Bank haben in Finanzierungsfragen eines gemeinsam: Sie wollen miteinander ins Geschäft kommen. Die Verhandlungsweise der Bank ist dabei insbesondere geprägt durch deren Risikostrategie. Deshalb sollten Sie versuchen, im Gespräch Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten, um so eine Situation zu schaffen, von der beide profitieren können („Win-Win“). Dies bedeutet aber nicht, dass man sich mit seinem Gesprächspartner zwingend in der Mitte treffen muss. Praktikable Lösungen können durchaus rechts oder links vom Weg liegen. Das sollten Sie in der Vorbereitung berücksichtigen:

  • Welches Maximal- und welches Minimalziel gibt es?
  • Was weiß man über die Gesprächspartner auf der Bankenseite?
  • Was wissen diese bereits über das zu finanzierende Unternehmen?
  • Welche Erwartungen haben die Gesprächspartner?
  • Was kann man selbst anbieten?
  • Wo könnte es Differenzen geben?
  • Wie will man darauf reagieren?
  • Wo könnten Gemeinsamkeiten bestehen?
  • Welche Kompromissmöglichkeiten könnte es geben?
  • Wie könnte man die Gesprächspartner positiv überraschen?
  • Welche Vorschläge gibt es zum weiteren Vorgehen?

Unternehmer sollten ihre Kreditgeber als Partner begreifen. Wenn es Ihnen gelingt, die Informationsanforderungen der Bank optimal zu bedienen, bauen Sie Vertrauen auf. Eine solche Partnerschaft kann dazu beitragen, auch Krisen besser zu überstehen. Und die sind immer noch der Gradmesser für die Qualität der Bankbeziehung.

www.boll-kommunikation.de

Texte im Bankenreport – und was diese mit einem Wurm zu tun haben 150 150 C4B

Texte im Bankenreport – und was diese mit einem Wurm zu tun haben

Gastbeitrag Susanne BollSusanne Boll
Teil 1
Mit Kommunikation befasst sie sich von Berufs wegen: Susanne Boll berät Unternehmen, Verbände, öffentliche Einrichtungen und Start Ups in allen Fragen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (www.boll-kommunikation.de). Zusammen mit Ute Schröder hat sie für den Dashöfer-Verlag Seminare zur Vorbereitung von Bankengesprächen gegeben. Wie ein Bankenreport aufgebaut wird und was man beim Schreiben von Texten beachten sollte, verrät sie in ihrem Gastbeitrag. Praktische Tipps und Checklisten ergänzen den Beitrag.

Häufig bekomme ich die Frage gestellt, was eigentlich gute Texte ausmacht. Umgekehrt ist’s leichter: Wie schlechte Texte aussehen, weiß eigentlich jeder – spätestens dann, wenn er sie lesen muss. Wolf Schneider, Journalist und ehemaliger Leiter der Hamburger Journalistenschule, hat es einmal sehr zugespitzt ausgedrückt: „Der Texter soll sich quälen, nicht den Leser.“

Der Wurm und der Angler
Mein wichtigstes Motto bei allen Texten ist: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Egal ob für das interne Reporting oder für die Vorbereitung auf das Bankengespräch: Überlegen Sie zunächst, wer der Empfänger Ihres Textes ist. Je „appetitlicher“ Sie die Informationen für Ihren Fisch – Entschuldigung, ich meine natürlich Ihren Empfänger – aufbereiten, je besser Sie also die Bedürfnisse des Lesers treffen, umso größer ist die Bereitschaft, sich darauf einzulassen. Das betrifft vor allem die Textlänge. Reduzieren Sie sich auf das Wesentliche. Für den Bankenreport sind das:

  • schriftlich formulierten Unternehmensziele und – strategien
  • aktuellen Factsheets mit Controlling-Eckdaten
  • Soll/Ist Abweichungsanalyse
  • sowie einer langfristigen Liquiditätsplanung.

Klar und gut geschriebene Texte sind hilfreich in der Kommunikation, ebenso wie übersichtlich aufgebaute Reports. Ein paar Grundregeln und Tipps für Texte habe ich für Sie zum Download zusammengefasst. Wer noch mehr Lust hat, sich mit guten Texten zu beschäftigen, dem empfehle ich das Buch von Wolf Schneider „Deutsch! Das Handbuch für perfekte Texte.“

Was zeichnet nun einen übersichtlichen Bankenreport aus?

  • Erstellen Sie eine klare Gliederung.
  • Beginnen Sie mit einem einheitlichen Deckblatt.
  • Nennen Sie Autor, Empfängerliste, Agenda/Inhaltsverzeichnis.
  • Fügen Sie Seitenzahlen ein (siehe Inhaltsverzeichnis).
  • Schreiben Sie eine aussagekräftige Zusammenfassung an den Anfang = Management Summary (dazu später mehr).
  • Beginnen Sie jedes Kapitel/jeden Abschnitt mit einem kurzen Summary.

Besteht Ihr Report den „Elevator Check“?
Sie haben alle relevanten Informationen zusammengetragen, den Bankenreport gut gegliedert, aussagefähige Grafiken erstellt. Jetzt müssen Sie einen fulminanten Auftakt hinlegen und den „Elevator Check“ bestehen. Was meint der Elevator Check? Der Angestellte trifft im Fahrstuhl den Chef und hat nun realistisch geschätzte 20 Sekunden Zeit, um sein Anliegen bei ihm interessant zu machen. Genau diesen Check muss auch das Management Summary am Anfang des Bankenreports bestehen. Welche Funktion erfüllt ein Management Summary – auch Abstract genannt? Mit dem Management Summary holen Sie den Leser ab. Stellen Sie sich folgende Situation vor:

Der für Sie zuständige Bankenmitarbeiter kommt gerade aus einer stressigen Sitzung. In einer halben Stunde hat er den Termin mit Ihnen. Auf seinem Schreibtisch stapeln sich die Vorgänge, unter anderem liegt dort der von Ihnen vorbereitete Bankenreport mit dem einleitenden Management Summary bereit.
Er nimmt sich fünf Minuten Zeit für Ihren Report, mehr ist einfach nicht drin. Zwischendrin unterbricht noch ein wichtiger Anruf seine Konzentration. Zeit für die kompletten Unterlagen hat er nicht, aber er überfliegt das Summary…“

Nutzen Sie deshalb die Chance und verdichten die wesentlichen Informationen im Management Summary Ihres Reports und stellen folgende vier Aspekte dar:

  1. Produkt oder Dienstleistung
    • Stellen Sie Ihr Produkt/ Angebot kurz vor und erklären Sie, wer Ihre Kunden sind, wo der Kundennutzen liegt.
  2. Markt
    • Halten Sie fest, was den Markt derzeit kennzeichnet, welche Entwicklungen zu erwarten sind, ggf. welche wichtigen Eigenschaften die Branche aufweist.
  3. Ziele & Strategie
    • Zeigen Sie auf, welche Ziele Sie kurz- und mittelfristig erreichen möchten. Ggf. welche Marketinginstrumente Sie dabei nutzen.
  4. Finanzen
    • Zeigen Sie die finanzielle Entwicklung auf und erwähnen Sie die wichtigsten Kennzahlen.

 Im zweiten Teil Ihres Gastbeitrags stellt Susanne Boll eine Checkliste für den Bankenreport vor und gibt Tipps zur Gesprächsvorbereitung.