Bankenreports erstellen und Gespräche vorbereiten
Gastbeitrag Susanne Boll
Teil 2
Mit Kommunikation befasst sie sich von Berufs wegen: Susanne Boll berät Unternehmen, Verbände, öffentliche Einrichtungen und Start Ups in allen Fragen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (www.boll-kommunikation.de). Zusammen mit Ute Schröder hat sie für den Dashöfer-Verlag Seminare zur Vorbereitung von Bankengesprächen gegeben. Tipps zum Bankenreport hat sie bereits im ersten Teil Ihres Gastbeitrags vorgestellt. Im heutigen Teil stellt sie eine Checkliste für den Report und Tipps zur Gesprächsvorbereitung vor.
Meine 7-Punkte-Checkliste für den Bankenreport
- Orientieren Sie den Report am Empfänger
Immer daran denken: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Klären Sie deshalb vor Erstellung der Texte:- Welche Funktion hat der Empfänger?
- Welche Vorkenntnisse hat der Empfänger?
- Welche Fragen hat der Empfänger?
- Was ist dem Empfänger bereits bekannt?
- Wie viel Zeit steht dem Empfänger für den Text zur Verfügung?
- Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Daten
Fragen Sie sich vor Erstellung, welche Daten wichtig sind für den Report:
- Die für die angestrebten Ziele des Bankengesprächs
- Die für die Bank relevanten Informationen (siehe auch Beitrag von Ute Schröder)
- Reduzieren Sie die Datenmenge, indem Sie Kernaussagen in Grafiken und Tabellen zusammenfassen.
- Erläutern Sie Kernzusammenhänge und beschreiben Trends und Entwicklungen.
- Orientieren am Turnus des Reports
- Verwenden Sie aussagefähige Zahlen und Grafiken
Oft neigt man dazu. alles vorhandene Material zu verwenden. Das erhöht aber nicht die Verständlichkeit – und schon garnicht die Lesefreundlichkeit. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die aussagekräftigsten Daten. - Nutzen Sie verständliche Fachbegriffe und Abkürzungen
Was für Sie in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Beruf geläufig ist, das muss dem Bankmitarbeiter noch lange nicht geläufig sein. Erläutern Sie deshalb Fachbegriffe und Abkürzungen. - Erläutern Sie Kennzahlen und ihre Zusammenhänge
Stellen Sie sicher, dass Ihr Leser die Kennzahl und die dahinterstehende Aussage oder die Schlussfolgerungen erkennt. - Verwenden Sie keine Zahl ohne Kommentar
Stellen Sie für Ihren Leser immer einen Zusammenhang oder Vergleich zwischen Zahlen her. Denn was Sie wie selbstverständlich aus einer Zahl ableiten, das muss der Empfänger noch lange nicht so verstehen. Geben Sie deshalb Interpretation zu den Zahlen, damit Ihr Leser Orientierung erhält. - Erläutern Sie Sachverhalte
Die einfache Aussage, dass der Umsatz gestiegen ist, sagt dem Empfänger erst einmal noch nicht viel. Erläutern Sie deshalb für Ihren Empfänger die Sachverhalte. Beispiel: „Der Umsatz stieg gegenüber dem Vorjahr um 5 %, weil wir im August Projekt A im Wert von 1,5 Mio. in Rechnung stellen konnten.“ - Gewähren Sie Ihren Lesern einen Ausblick
Wie geht es in der Zukunft weiter – das ist insbesondere für Banken eine wichtige Frage. Geben Sie also einen Ausblick in die Zukunft:
- Angaben über die geplanten Produktions-, Umsatz-, und Ergebniszahlen der Folgeperiode
- einer kurzfristigen Liquiditätsvorschau (falls angespannte Liquiditätssituation)
- Einschätzungen über die kurzfristige Markt- und Branchenentwicklung
- anstehenden Veränderungen im Unternehmen (z.B. Veränderungen in der strategischen Ausrichtung, wesentliche Mitarbeiterzugänge und -abgänge, Kurzarbeit etc.)
- dem Abschluss wichtiger Verträge
Ein gut vor- und aufbereiteter Bankenreport mit prägnant geschrieben Texten und übersichtlichen Grafiken hilft Ihnen, Ihre Ziele im Bankengespräch zu erreichen. Haben Sie einmal die Zeit in die Vorbereitung investiert, so müssen Sie das Format im regelmäßigen Turnus nur noch entsprechend überarbeiten und aktualisieren. Ich habe für Sie noch eine Checkliste zur Vorbereitung auf Bankengespräche zusammengestellt, die Sie sich herunterladen können. Für das Gespräch selber sollten Sie nicht nur die Unterlagen aufbereiten, sondern auch das Gespräch inhaltlich vorbereiten. Abschließend dazu ein paar Impulse:
Fragen zur Gesprächsvorbereitung
Unternehmen und Bank haben in Finanzierungsfragen eines gemeinsam: Sie wollen miteinander ins Geschäft kommen. Die Verhandlungsweise der Bank ist dabei insbesondere geprägt durch deren Risikostrategie. Deshalb sollten Sie versuchen, im Gespräch Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten, um so eine Situation zu schaffen, von der beide profitieren können („Win-Win“). Dies bedeutet aber nicht, dass man sich mit seinem Gesprächspartner zwingend in der Mitte treffen muss. Praktikable Lösungen können durchaus rechts oder links vom Weg liegen. Das sollten Sie in der Vorbereitung berücksichtigen:
- Welches Maximal- und welches Minimalziel gibt es?
- Was weiß man über die Gesprächspartner auf der Bankenseite?
- Was wissen diese bereits über das zu finanzierende Unternehmen?
- Welche Erwartungen haben die Gesprächspartner?
- Was kann man selbst anbieten?
- Wo könnte es Differenzen geben?
- Wie will man darauf reagieren?
- Wo könnten Gemeinsamkeiten bestehen?
- Welche Kompromissmöglichkeiten könnte es geben?
- Wie könnte man die Gesprächspartner positiv überraschen?
- Welche Vorschläge gibt es zum weiteren Vorgehen?
Unternehmer sollten ihre Kreditgeber als Partner begreifen. Wenn es Ihnen gelingt, die Informationsanforderungen der Bank optimal zu bedienen, bauen Sie Vertrauen auf. Eine solche Partnerschaft kann dazu beitragen, auch Krisen besser zu überstehen. Und die sind immer noch der Gradmesser für die Qualität der Bankbeziehung.
