Kollegiale Beratung: Richtig entscheiden in 45 Minuten
Gastbeitrag von Thomas Landwehr
Vor welchen Herausforderungen Führungskräfte tagtäglich stehen, weiß Thomas Landwehr aus langjähriger eigener Erfahrung als Führungskraft und Geschäftsführer in Konzernen und Mittelstand. Seit über 14 Jahren coacht und berät er Führungskräfte aus dem mittleren und gehobenen Management dabei, ihre berufliche Entwicklung erfolgreich zu gestalten. Dabei bewegt er sich im Spannungsfeld zwischen Karriere, Führung und Persönlichkeitsentwicklung. In seinem Gastbeitrag stellt Thomas Landwehr das Instrument der kollegialen Beratung vor.
Die Arbeitswelt wird immer komplexer, Entscheidungen müssen schneller und häufiger getroffen werden. Manchmal sind Situationen im Arbeitsalltag festgefahren man fühlt sich im Dilemma: Sei es der Konflikt mit einem Mitarbeiter, Vorgesetzen oder Kollegen oder ein Projekt, das einfach nicht rund laufen will. Führungskräfte machen diese Fragen gerne mit sich selber aus – schließlich sehen sie es als ihre Aufgabe, wesentliche Entscheidungen zu treffen. Doch gerade in verfahrenen, komplexen Situationen kann es hilfreich sein, unterschiedliche Perspektiven, Wissen und Erfahrungen in Entscheidungsprozesse einzuspeisen. Eine Möglichkeit, diese Impulse zu bekommen, ist die Kollegiale Beratung. Diese Beratungsform ist nicht neu, sondern eine sehr effiziente, praxiserprobte Methode. Doch obwohl sie nachweislich hervorragende Resultate liefert, ist sie in der Breite nach wie vor eher unbekannt.
Wenn wir wüssten, was wir alles wissen: Die Kompetenz der Kollegen nutzen
Es findet sich eine sogenannte Peergroup zusammen, also Mitarbeiter aus dem Unternehmen, die an gleichen Themen arbeiten, um einen Kollegen bei einem für ihn wichtigen Thema zu beraten. Hilfreich ist es, wenn Vertreter aus unterschiedlichen Bereichen teilnehmen. Das geschieht aber nicht nebenbei beim gemeinsamen Mittagessen oder in der Kaffeeküche, sondern in einem eigenen Setting, nach geregelter Struktur und vorgegebenem Ablauf. Das Bestechende an der Methode: In nur 45 Minuten können entscheidende Impulse zur Lösung eines Problems gesammelt werden. Es bietet sich an ein solches Setting zum Beispiel im Anschluss an einen ohnehin bestehenden Jourfixe-Termin zu hängen.
Wie läuft die Kollegiale Beratung ab?
Der IT-Projektleiter verantwortet ein bedeutsames Projekt zum Beispiel die Einführung einer CRM-Software. Das Projekt steht an einer schwierigen Stelle, es droht zu scheitern. Schnell müssen Entscheidungen getroffen werden. Fast alle Unternehmensbereiche sind betroffen. Der IT-Projektleiter ist der sogenannte „Fallgeber“, dessen Problem in der heutigen Sitzung geklärt werden soll. Der Fallgeber erläutert der Gruppe das Projekt und die Problematik, die sich für ihn gerade ergibt. Das Team hört zu, nach fünf Minuten dürfen die Teilnehmer Informations- und Verständnisfragen stellen. Dann erbittet der Moderator die Schlüsselfrage des Fallgebers. „Meine Kernfrage lautet: Trenne ich mich von dem aktuellen externen IT-Dienstleister?
Das oben geschilderte Beispiel schildert den Einstieg in einen kollegialen Beratungsprozess. Das Verfahren ist sehr wirksam und dabei einfach in der Anwendung: Alles, was es braucht, ist eine Gruppe von vier bis neun Teilnehmern, die bereit sind, sich in die Themen der anderen einzudenken, ein Moderator, Schreibzeug und eine Uhr. Folgende Rollen werden verteilt:
- Fallgeber: Er schildert sein Anliegen bzw. Praxisfall an die Gruppe. Wichtig ist es, konkrete Beratungsziele zu formulieren, damit die Beratergruppe weiß, was für den Fallgeber hilfreich sein könnte. Der Fallgeber rechtfertigt sich nicht, sondern ist offen für Anregungen aus der Gruppe.
- (Berater-)Gruppe: Die Gruppe hört sich den Fall an und stellt Fragen bei Unklarheiten, um die Situation und das Ziel des Fallgebers zu verstehen. Die Problemanalyse und die Entwicklung von Lösungsvorschlägen liegt in der Verantwortung der Beratergruppe.
- Moderator: Ist der Wächter über den Prozess bzw. Ablauf der kollegialen Beratung. Achtet auf die Einhaltung der Rollen und hat einen Blick auf die Uhr.
Wichtig sind für alle Beteiligten eine Grundhaltung der Offenheit, Wertschätzung gegenüber dem Fallgeber und den Kollegen sowie eine angebrachte Vertraulichkeit. Da die Teilnehmer der Gruppe aus ganz verschiedenen Unternehmensbereichen kommen, profitieren nicht nur die Fallgeber und Fallgeberinnen, sondern alle Teilnehmer von dem intensiven Erfahrungsaustausch und dem Blick „über den Tellerrand“. Es geht darum, die Erfahrungen und Kompetenzen der Kollegen zu nutzen. Von einander und miteinander lernen heißt das Motto. Es hat sich bewährt diese Methode die ersten Male durch einen externen Experten moderieren zu lassen. Aber sehr schnell schon kann das Verfahrung dann von der Peergroup selbst organisiert und durchgeführt werden.
Wir alle kennen ausufernde und ergebnislose Diskussionen in Meetings, die sehr anstrengend sind. Genau das wird durch diese Methode ausgeschaltet. Weil der Ablauf und das Zeitfenster genau vorgegeben sind, wird ein Thema auf den Punkt gebracht, statt es zu zerreden. Lösungsvorschläge des Teams kann der Fallgeber nutzen, um seinen Handlungsplan zu erstellen. Und das alles funktioniert innerhalb von 45 Minuten.
Der zeitliche Ablauf
Wissensvermittlung mit neuen Perspektiven
Die kollegiale Beratung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Die Fallbeschreibung vor der Gruppe zwingt den Fallgeber zur Konzentration aufs Wesentliche und darauf, seine Kernfrage – die richtige Frage – zu finden und das Ziel im Blick zu behalten. Berufliche Herausforderungen können besser und schneller bewältigt werden, da auf die Erfahrungen von Fachkollegen zurückgegriffen wird. Die Lösungen werden innerhalb der „eigenen Reihen“ von Personen gefunden, die direkt mit dem Unternehmen zu tun haben und die internen Strukturen kennen. Das Verständnis für die Situation der Kollegen steigt. Kollegiale Beratung hat, wird sie professionell und kontinuierlich eingesetzt, das Potenzial, Wertschätzung und wertschätzenden Umgang in Teams zu steigern. Damit hat der Beratungsprozess nicht nur Einfluss auf eine einzelne Person, sondern kann entscheidenden Einfluss auf die Unternehmenskultur haben.
Auch im Austausch mit erfahrenen Experten anderer Unternehmen funktioniert ein kollegialer Beratungsprozess. Die Einbeziehung Externer kann dabei helfen, Problemstellungen umfassender zu beurteilen und im Endeffekt bessere Entscheidungen zu treffen. Damit können auch solide Grundlagen zur Kooperation zwischen Führungskräften und Unternehmen entwickelt werden.