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Oktober 2020

Routinejobs – dank Digital Finance bald Vergangenheit? – Ein Interview mit Carsten Schultz 1024 683 C4B

Routinejobs – dank Digital Finance bald Vergangenheit? – Ein Interview mit Carsten Schultz

Intelligente Technologien, die blitzschnell massenhaft Daten erfassen und auswerten, leiten auch einen tiefgreifenden Wandel für die Arbeit der Finanzfunktionen ein. Finanzexperten werden von Routinetätigkeiten entlastet und sie bekommen mehr Zeit für anspruchsvolle Management- und Strategie-Aufgaben, so das Versprechen. Doch auch der Weg zu „Digital Finance“ kann steinig sein, weiß Finance Manager Carsten Schultz.

 Herr Schultz, die digitale Weiterentwicklung des Finanz- und Rechnungswesens steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Warum ist das für den Finance-Bereich so wichtig?

Carsten Schultz: Man erreicht nur eine höhere operative Exzellenz, auch im Accounting, wenn man eine effiziente Plattform aufbaut, die auf modernste Technologien setzt. Das schafft man nicht mehr, indem man „nur“ T-Konten aufmalt und Rechenmaschinen benutzt.

Was beschäftigt Ihrer Erfahrung nach den Finance-Bereich häufig am meisten, wo liegen die Hürden auf dem Weg zur Digitalisierung?

Carsten Schultz: Mitarbeiter und Entscheider der Finanzfunktionen verbringen häufig viel Zeit damit, aussagefähige Daten auf verlässliche Weise verfügbar zu machen. Und kämpfen dabei aber vielfach noch mit inkompatiblen IT-Systemen, Abstimmungsbrücken zwischen internem und externem Rechnungswesen oder aufwändigen manuellen Verfahren. Vor allem im Accounting sind Routineaufgaben häufig ein Zeitfresser – und alle wären erleichtert, wenn diese automatisiert werden könnten. Doch um sich das Leben mit dem Einsatz moderner Technologien einfacher zu machen und bevor man sich auf Machine Learning und Co. stürzt, muss man zunächst die Fleißaufgaben lösen und seine Prozesse standardisieren.

Warum ist die Standardisierung so herausfordernd?

Carsten Schultz: Oftmals herrscht gar keine Transparenz darüber, wie viele Varianten es für einen Prozess im Unternehmen gibt. Deshalb steht zu Beginn eines Digitalisierungsprojekt zunächst die Aufgabe, den Ist-Zustand zu analysieren. Hilfreich ist aus meiner Erfahrung, für das Process-Mining externe Berater einzusetzen, damit man ein echtes Abbild aller vorhandenen Prozesse erhält. Hat man einen Überblick, wie viele Varianten es beispielsweise unternehmensweit für eine dreistufige Tätigkeit Rechnungseingang – Prüfung – Freigabe gibt, dann lässt sich im nächsten Schritt ein Standardprozess definieren, der Grundlage für den digitalen Workflow bildet.

Welche wesentlichen Erkenntnisse haben Sie aus dem Digital Finance Projekt in Ihrem Unternehmen mitgenommen?

Carsten Schultz: Zuerst kommt das Process-Mining, danach die Standardisierung. Für diese Schritte sollte man genug Zeit einplanen. Jedes intelligente Automatisierungsprogramm benötigt eine Basis, auf der es losmarschieren kann. Routinejobs werden erst dann der Vergangenheit angehören, wenn zuvor Prozesse standardisiert wurden. Schafft man diese Basis nicht, dann nützt auch die ausgefeilteste neue Technologie nichts.

Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen zudem noch schaffen, damit die Digitalisierung im Finance eine Chance hat?

Carsten Schultz: Wo wollen wir hin, warum machen wir das und wie wollen wir es machen – über diese Fragen muss im Unternehmen Transparenz herrschen. Dazu sollte man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unbedingt abholen. Auch bei ihnen löst das Stichwort Digitalisierung Ängste aus. Ich empfehle, die Mitarbeiter von Anfang an mit einzubinden. Zum einen kennen sie die Prozesse aus ihrer täglichen Arbeit und können so auch ihre Ideen mit einbringen. Zum anderen tragen sie so ein Projekt auch besser mit, wenn sie es selbst mitgestalten dürfen.

 

Carsten Schultz ist seit 2013 bei der Valora AG, einem internationalen Handelsunternehmen mit Sitz in Muttenz. Seit Oktober 2019 ist Schultz als Leiter SCC Accounting sowie als Senior Projekt Manager Accounting & Finance für die Ausrichtung der gesamten Retail Accounting Plattform der Valora Gruppe verantwortlich. Wesentliche Kernelemente des Projekts sind die Standortübergreifende Zusammenarbeit sowie die Optimierungen der Prozesse mit Hilfe von RPA und KI.

Carsten Schultz auf LinkedIn und Xing.

„Werden Sie Ihre analogen Gewohnheiten los“ – ein Interview mit Ute Schröder 1024 683 C4B

„Werden Sie Ihre analogen Gewohnheiten los“ – ein Interview mit Ute Schröder

Bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen ist noch viel Luft nach oben. Woran hapert es und welche Voraussetzungen müssen insbesondere Finance-Experten schaffen? Ute Schröder erläutert im Interview, welche Voraussetzungen Digital Finance benötigt und welche Rolle der Prozessdokumentation zukommt.

 

Die Digitalisierung macht auch im Finanz- und Rechnungswesen Fortschritte, aber offenbar ist noch deutlich Luft nach oben. Laut verschiedener Studien hat rund die Hälfte der Firmen ihre Daten und Prozesse noch nicht für die Digitalisierung fit gemacht. Was sind Ihre Erfahrungen?

 

Ute Schröder: Aus meinen Gesprächen mit Finance-Fachkräften kann ich das nur bestätigen. Viele Unternehmen buchen beispielsweise ihre Rechnungen noch papierhaft, dabei ist das papierlose Rechnungswesen heute nicht nur für große Konzerne, sondern auch für KMUs möglich. Moderne Software ermöglicht die Automatisierung der Buchhaltung. Trotzdem geht es bei manchen Firmen nur langsam voran.

 

Woran liegt das?

Ute Schröder: Wenn Sie widersprüchliche Daten aus vielen Quellen haben, ist das schlecht, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation brauchen Sie einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.

 

Was sind denn die Voraussetzungen, die zunächst erfüllt werden müssen?

Ute Schröder: Die Digitalisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Jedoch ist es eine Mammutaufgabe, alle Prozesse, die im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

 

Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Ute Schröder: Wir haben kürzlich in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens gehört. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie einmal den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund 3 Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.

 

Das Thema Sonderlösungen ist sicherlich jedem Finance-Experten bekannt.

Ute Schröder: Neue Technologien lassen sich erst einsetzen, wenn man standardisierte Prozesse hat. Das ist die Voraussetzung. Einer unserer Experten, Denis Glowicki – CFO bei den Wicke-Werken, hat in seinem Gastbeitrag einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem man die vor- und nachgelagerten Prozesse seiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennt. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So kann keine Verbesserung und Optimierung mehr im Ablauf eintreten. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen.

 

Wie geht man die Aufgabe der Prozessdokumentation am besten an?

Ute Schröder: Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.

 

Wie genau funktionieren die Manuals?

Ute Schröder: Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert! Nach Installation der Software kann direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung gearbeitet werden und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance.