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Februar 2019

„Ich kann nur einfach“ – ein Interview mit Werner Brinkkötter 1024 660 C4B

„Ich kann nur einfach“ – ein Interview mit Werner Brinkkötter

Eigentlich wollte er ja Rennfahrer werden. Als Head of Accounting bei der August Storck KG ist Werner Brinkkötter nun scheinbar weit entfernt von diesem Berufswunsch aus Kindertagen.Wer den umtriebigen Manager kennenlernt, bemerkt jedoch schnell, dass die berufliche Laufbahn des Finance-Managers durchaus einige Gemeinsamkeiten mit dem Rennsport aufweist.

Stehenbleiben kam für Werner Brinkkötter nie in Frage. Wenn er im Mai 2019 in den Ruhestand geht, blickt er auf 38 Jahre bei der August Storck KG, einem der zehn größten Süßwarenhersteller der Welt, zurück. Es waren bewegte Jahre. In seiner Funktion als Head of Accounting steuert Brinkkötter heute die zentral organisierte Buchhaltung des Unternehmens mit seinen über 30 weltweit tätigen Tochtergesellschaften. 38 Jahre, in denen der gebürtige Niedersachse viel bewegt hat und den Finance-Bereich des Unternehmens erfolgreich ins digitale Zeitalter führte.

„Mach das, woran Du Spaß hast“
Dabei waren Finanzen nicht einmal seine erste Liebe, es dauerte noch ein wenig, bis er die Leidenschaft dafür entdeckte. Seine Ausbildung absolviert Werner Brinkkötter beim Verbrauchsgüter-Konzern Unilever und arbeitet dort zehn Jahre im Vertrieb. Nach einer weiteren Station, diesmal in der Vertriebsplanung und -steuerung für ein Unternehmen der Fleischwarenindustrie, fängt Brinkkötter 1981 schließlich bei der August Storck KG in Halle in Westfalen an. Das Unternehmen, das bis heute in Familienbesitz ist, startete 1903 als Bonbonfabrikant. Mittlerweile gehört Storck zu den zehn größten Süßwarenherstellern der Welt – mit bekannten Marken wie Toffifee, Merci, Werthers oder Nimm2. Über 100 Länder weltweit werden mit den Marken und Produkten beliefert, mehr als 6.000 Mitarbeiter arbeiten für das Unternehmen. Getragen wird Werner Brinkkötter von einem, wie er selbst sagt, einfachen Motto: „Mach das, woran Du Spaß hast. Du musst Spaß an der Aufgabe haben, der Rest kommt dann von allein.“ Dass das funktioniert, zeigt sein beruflicher Werdegang.

Steckenpferd Digitalisierung
Brinkkötter beginnt zunächst im Controlling von Storck, zehn Jahre lang ist er mit Kalkulationsaufgaben befasst. Anfang der 90er Jahre wechselt der heute 65-Jährige in den Bereich Finanzen und Buchhaltung. Er macht noch einen Abschluss zum Bilanzbuchhalter, vom Vice-Head wurde er zum Head of Accounting beim dem weltweit tätigen Zucker- und Süßwarenspezialisten. Stillstand scheint ein Fremdwort für Werner Brinkkötter zu sein. Er hat Visionen für das Unternehmen – und treibt diese energisch voran. „Den Weg in die Digitalisierung zu gehen, das war mein Steckenpferd“, sagt Brinkkötter. „Es begann damit, erst einmal das Papier abzuschaffen, Belege einzuscannen und digital aufzubewahren.“ Als die Technik Ende der 90iger Jahre soweit ist, beginnt der Manager in engem Zusammenschluss mit der IT des Unternehmens damit, die Tochtergesellschaften anzubinden. „Die Zentralisierung der Buchhaltung und des Treasury macht aber nur Sinn, wenn man sie auch in Prozessen begleitet. Deshalb habe ich die Geschäftsprozessoptimierung unter den Aspekten Digitalisierung und Compliance dann beim Invoicing, beim Banking, beim Creditmanagement und allen weiteren Facetten immer weiter nach vorne getrieben.“ Mit umfassenden Maßnahmen zur Integration und Automatisierung führt der Manager Storck in das digitale Zeitalter und stößt einen tiefgreifenden Wandel des Finanzbereichs bei dem Süßwarenhersteller an. Ob in Europa, Asien, Nordamerika oder Australien: Die Buchhaltung der Storck-Gesellschaften weltweit ist heute zentralisiert, es gibt kein Accounting in den Tochtergesellschaften mehr. Der Zahlungsverkehr des Unternehmens ist voll automatisiert und ebenfalls zentralisiert, und auch die Cashflow- und Finanzplanung hat Brinkkötter neu aufgestellt. Das Unternehmen profitiert heute von einer Transparenz sämtlicher Zahlungen, einem erheblichen und, wie Brinkkötter sagt, notwendigen Effizienzgewinn und einem deutlich reduzierten Risiko.

„Es hat gemenschelt“
Dieser Prozess, der Weg in die Digitalisierung, stieß nicht in allen Unternehmensbereichen sofort auf positive Zustimmung, drückt der Manager vorsichtig aus. „Es hat gewaltig gemenschelt“, erinnert sich Brinkkötter. „Das ist ein Kulturwandel, man muss auch auf die kulturellen Gegebenheiten in den einzelnen Ländern Rücksicht nehmen.“ Es sei einiges an Überzeugungsarbeit notwendig gewesen. „Die überzeugenden Argumente waren letztlich die positiven Ertragsmomente und die Sicherheit.“ So konnten beispielsweise sechsstellige Bankgebühren auf vierstellige Summen reduziert werden. Geholfen hat in diesen Zeiten sicherlich, dass Werner Brinkkötter so gar nicht dem Klischee vom trockenen, eher schweigsamen Zahlenmenschen entspricht. Im Gespräch merkt man ihm an, dass er das gut kann – mit Menschen sprechen, überzeugen, ein Team motivieren. Er bleibt dabei ganz bescheiden. „Ich kann nur einfach“ sagt er. Das mag man kaum glauben, wenn man hört, welche Anstrengungen er unternommen hat, um Storck ins digitale Zeitalter zu führen. In der Finance-Welt hat er damit ein beachtliches Renommee erworben, 2017 wurde er sogar zum Treasurer des Jahres nominiert.

Geschäftsprozessoptimierung ist eine Leidenschaft
Das Thema Geschäftsprozessgestaltung ist eine besondere Leidenschaft von Werner Brinkkötter. „Man muss mit der Zeit gehen, darf sich Neuerungen nicht verschließen – und muss dann einfach Stück für Stück, Schritt für Schritt vorangehen“, beschreibt Brinkkötter seine Learnings aus der Zeit bei Storck. Unternehmen kommen heute ohne Prozessbeschreibungen nicht mehr aus. „Eine Prozessbeschreibung, eine Prozessdokumentation ist heute unverzichtbar, denn die Prozesse werden immer komplexer. Ob produziert wird, ob Maschinen gekauft werden, ob Ware das Lager verlässt, ob es die Mitarbeiter sind, die ihren Lohn bekommen – es gibt kaum einen Prozess im Unternehmen, in dem nicht die Buchhaltung die Finger im Spiel hat.“ In Zeiten der Digitalisierung müsse auch die Buchhaltung automatisiert und digitalisiert werden. Nicht zuletzt, weil auch durch die gesetzlichen Anforderungen Verfahrensdokumentationen vorgelegt werden müssen. „Ohne wirtschaftliche, sichere und effiziente Prozesse wird es auch in kleineren Unternehmen dauerhaft nicht funktionieren“, ist sich Brinkkötter sicher. Als Experte ist Werner Brinkkötter an der Entwicklung des C4B Manuals, einer Arbeitshilfe für eine schematische Prozessdokumentation beteiligt. Sie ermöglicht Unternehmen, Ihre IST-Prozesse mit den vorgelegten Musterprozessen zu vergleichen und einfach auf die Situation im Unternehmen zu übertragen. „Diese Vorlage hätte uns damals sehr geholfen, denn mit dem Manual kann man sich hohe Beratungshonorare sparen und stattdessen das Wissen der eigenen Mitarbeiter, Dienstleister und die Programmabläufe der eingesetzten Software selbst zusammentragen.“

Es deutet sich schon an, sein Ruhestand wird nicht wirklich ein Ruhestand. „Na ja, Rasen mähen wird mich sicher nicht ausfüllen.“ Allein als zweifacher Opa wird er schon gefordert, doch das Finance-Thema treibt ihn weiterhin um und sein Terminkalender ist schon jetzt prall gefüllt. Er ist als Experte an der Entwicklung der C4B Manuals beteiligt, zudem seit über 25 Jahren ehrenamtlicher Vorsitzender des Prüfungsausschusses für Industriekaufleute in Halle/Gütersloh. Und er wird für zahlreiche Vorträge gebucht. Auch da ist sein Anspruch kein geringer. „Ich möchte immer so gut sein, dass ich das Buffet schlage.“ Wer einmal mit Werner Brinkkötter gesprochen hat weiß: Das gelingt ihm sicher.

C4B Manuals zur Prozessdokumentation – Prozesse langfristig sicher, wirtschaftlicher und effizienter gestalten 600 367 C4B

C4B Manuals zur Prozessdokumentation – Prozesse langfristig sicher, wirtschaftlicher und effizienter gestalten

Das betriebliche Rechnungswesen steht vor großen Herausforderungen. Die Rahmenbedingungen ändern sich: Kosten- und Zeitdruck nehmen zu, und auch die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsschritten macht vor dem Rechnungswesen nicht Halt. Häufig erweise sich jedoch eine unzureichende Datenqualität und die Dokumentation von Daten aus Vorsystemen sowie fehlende oder nicht ausreichende Abstimmungsregelungen als Schwachpunkte. Oft sind auch die bereits vorhandenen internen Kontrollsysteme nicht auf dem aktuellen Stand. Alle Prozesse, die im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge im Rechnungswesen zu erstellen, ist häufig aus eigener Kraft und ohne externe Beratung nicht möglich.

Mit den C4B Manuals bieten wir Ihnen leicht verständliche Prozessdokumentationen und Best Practice-Tipps zu Digitalisierung und Automatisierung. Wir haben in Zusammenarbeit mit Experten aus der Praxis eine leicht verständliche schematische Prozessdokumentation erstellt. Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Sie können Ihre IST-Prozesse mit unseren Musterprozessen vergleichen. Alle Unterlagen erhalten Sie in Power Point und Word, diese können Sie ohne großen Aufwand auf Ihr Unternehmen übertragen. Die Prozesslandkarte geht dabei teilweise weit über das eigentliche Rechnungswesen hinaus. Weiterhin geben wir Ihnen mit unserem C4B Manual konkrete Möglichkeiten und Tipps zur Digitalisierung und Automatisierung, die auf unserer Best Practice-Erfahrung basieren.

Wenn Sie nur eine der unten stehenden Fragen verneinen, dann lohnt sich für Sie bereits der Einsatz des C4B Manuals:

  • Ist Ihre Buchhaltung größtenteils automatisiert und digitalisiert?
  • Können Sie gemäß Gesetz Ihre Verfahrensdokumentation für Externe sofort vorlegen?
  • Ist für Sie Compliance kein Thema?
  • Ist Ihr IKS-System rund und nicht zu verbessern?
  • Schützen Sie Ihre Prozesse vollumfänglich vor Fraud, Fake und sonstigen wirtschaftlichen Angriffen?
  • Sind Ihre Abläufe wirtschaftlich, sicher und effizient?
  • Erhalten Sie Ihr Wissen von Experten aus der Wirtschaft und nicht aus den Medien?

Machen Sie Ihre Prozesse langfristig sicher, wirtschaftlicher und effizienter. Die schematische Darstellung unserer Prozessdokumentation hilft jedem Mitarbeiter, seine Rolle im Unternehmen einzuordnen. Wissen über die weitere Verwertung der Arbeitsergebnisse führt zu sinnstiftender Arbeit, Schnittstellenoptimierung, Vermeidung von unnötigen Redundanzen undverhindert unnötige Arbeitsgänge. So optimieren Sie auch das Onboarding.

Sie sind neugierig geworden und möchten mehr erfahren? In unserem Flyer und auf unserer Website erfahren Sie mehr. Wir beantworten Ihnen auch gerne persönliche Ihre Fragen: u.schroeder@c4b-team.de

Offene Flanke GoBD: Warum Unternehmen dringend handeln sollten (Teil 2 von 3) 1024 624 C4B

Offene Flanke GoBD: Warum Unternehmen dringend handeln sollten (Teil 2 von 3)

Seit 2018 sind die GoBD stärker in den Fokus der Finanzämter und Prüfer gerückt. Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden. Doch viele Unternehmen haben bei der Umsetzung der GoBD immer noch eine offene Flanke. Höchste Zeit also, die internen Prozesse auf GoBD-Kompatibilität zu prüfen. Wir haben für Sie noch einmal die zentralen Aspekte zusammengefasst.

 

Was bedeutet die GoBD?

GoBD steht für:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten erfolgen muss – z.B.:

  • Wann muss gebucht werden?
  • Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
  • Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
  • Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?

 

Belege GoBD konform archivieren

GoBD Verantwortlicher

Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege im vorgeschriebenen Format vorlegen zu können.

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor.

Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc.) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.

 

Formelle GoBD Anforderungen

Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung wird die Konformität Ihrer Buchhaltung mit den Vorgaben der GoBD abgeglichen.

Anforderungen

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Zeitnahe Erfassung und Ordnung
  • Unveränderbarkeit

 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.

Voraussetzungen:

  • Belegprinzip eingehalten
  • Ein Sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können
  • Verfahrensdokumentation

 Vollständigkeit und Richtigkeit

Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig, lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.

Voraussetzungen:

  • Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden
  • Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
  • Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden
  • Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein
  • Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalles

 Zeitnahe Erfassung und Ordnung

Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.

Voraussetzungen:

  • Laufende Verbuchung (innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich)
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden
  • Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)
  • Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen
  • Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften

Unveränderbarkeit

Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden.

Voraussetzungen:

  • Protokollierung von Änderungen und Löschungen
  • Durchgehende Protokollkette vom Beleg bis zur Buchung
  • Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel erforderlich
  • Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.

 

Papierbeleg oder elektronischer Beleg?

Aufbewahrung elektronischer Belege

Je nach Erstellung gelten die Belege als Papierbelege oder elektronische Belege. Für elektronische Belege gilt: eine Aufbewahrung von Rechnungen nur in Papierform ist nicht mehr zulässig!

 

 

Einsatz von Word und Excel

Nicht GoBD konform

Für Unternehmen, die ihre Ausgangsbelege mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen besteht Handlungsdarf!

Achtung:

  • Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Sie erfüllen die GoBD Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht
  • Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) entsprechen nicht Ordnungsmäßigkeitskriterien sind regelmäßig nicht GoBD-konform.

 

Maßnahmen zur Weiternutzung

Werden Belege (z. B. eine Rechnung) mit Word und Excel erstellt, werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden.