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Mai 2017

Vertriebscontrolling: Setzen Sie sich den Hut auf! 150 150 C4B

Vertriebscontrolling: Setzen Sie sich den Hut auf!

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Teil 3 von 3

Einige relevante Kennzahlen für das Vertriebscontrolling habe ich Ihnen ja schon in der vorherigen Folge vorgestellt. Die Kunst ist, Vertriebscontrolling bewusst als Instrument zu nutzen, das Management bei vertriebsrelevanten Entscheidungen zu unterstützen und natürlich auch den Vertrieb dabei, einen guten Job zu machen. Allerdings muss hierfür jemand den Hut aufhaben, das ist, so meine Beobachtung, in vielen Unternehmen immer noch schwierig. Setzen Sie sich doch den Hut auf!

Hier kommen noch weitere Kennzahlen sowie meine Top-Learnings.

  • Nachverfolgung Reklamationen
    Die Reklamationsquote, auch Retourenquote genannt, beschreibt das Verhältnis der retournierten Ware zu der Gesamtanzahl der verkauften Ware und dient insbesondere als Frühindikator. Sie spiegelt den Zufriedenheitsgrad der Kunden sowie die Servicequalität wie Liefergeschwindigkeit, Beratungsqualität, etc. wider. Als Steuerungsinstrument kann man die Reklamationsquote nutzen um festzulegen, dass beispielsweise nur 0,5 Prozent der Rechnungspositionen beanstandet werden dürfen.
  • Vertriebskostenentwicklung zum Umsatz
    Die Vertriebskostenentwicklung zum Umsatz fragt danach, wie hoch der Anteil der Vertriebskosten am Deckungsbeitrag ist. Diese Kennzahl ist insbesondere im Zeitverlauf sehr aussagekräftig.
  • Zahlungsziele Kunden
    Das Zahlungsziel Kunden gibt Aufschluss darüber, wann die Kunden im Durchschnitt bezahlen, wie die Trends diesbezüglich sind. Wichtig ist hierbei, die Analysen nach Kundengruppen oder Regionen durchzuführen.

Top Learnings Vertriebscontrolling

  1. Vor dem Aufbau des Vertriebscontrollings aktiv den Vertrieb befragen und die Denkweise und Parameter des Vertriebs kennen.
  2. Maßnahmen festlegen, um Stärken aus- und Schwächen abzubauen.
  3. Weniger ist mehr – geeignete Top Ten Kennzahlen zur Vertriebssteuerung festhalten.
  4. Eingeleitete Maßnahmen quartalsweise monitoren und bei Bedarf weitere Maßnahmen definieren.
  5. Den aktiven Dialog mit dem Vertrieb suchen.
  6. Vertriebscontrolling sollte als Managementberatung und Coaching verstanden werden.

Welche Kennzahlen nutzen Sie im Vertriebscontrolling? Und wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Vertrieb? Ich freue mich auf Ihre Ergänzungen und Kommentare!

Vertriebscontrolling: Die „perfekt Kennzahl“ gibt es nicht 150 150 C4B

Vertriebscontrolling: Die „perfekt Kennzahl“ gibt es nicht

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Teil 2 von 3

Bekommen Controller den Auftrag, Kennzahlen zur Steuerung des Vertriebs bereitzustellen, so sind sich manche unsicher und fragen ihrerseits das Management, welche Kennzahlen denn benötigt werden. Ich möchte Ihnen eine Entscheidungshilfe an die Hand geben und Ihnen im Folgenden einige relevante Kennzahlen vorstellen, die sich zur Steuerung des Vertriebs eignen. Immer gemessen an dem Grundsatz: Die besten Kennzahlen nützen nichts, wenn der Vertrieb nicht damit arbeiten kann. Legen Sie erst gemeinsam Ihre Ziele für das Vertriebscontrolling fest, dann lässt sich recht schnell entscheiden, welche Kennzahlen sich zur Steuerung eignen.

Welche Kennzahlen für welches Unternehmen?
Beim Vertriebscontrolling ist es entscheidend, die Kennzahlen gemeinsam mit dem Vertrieb zu erarbeiten. Vertriebscontrolling ist kein Kontrollinstrument der Geschäftsführung, es dient vielmehr dazu, den Vertrieb zu unterstützen. Deshalb gilt es, durchgängige Instrumente zu finden, mit denen sowohl der Vertrieb als auch die Geschäftsleitung steuern und in einen Dialog treten können.

Tipp: Fragen Sie aktiv nach bei Ihrem Vertrieb, wie und wonach er steuert. Die beste Darstellung nützt nichts, wenn die Vertriebsmannschaft diese nicht versteht und die Zahlen und Auswertungen nicht nutzt, um ihr Geschäft zu monitoren und zu steuern.
Kennzahlen dürfen nicht als Instrument der Kontrolle, sondern als Mittel der Förderung, Früherkennung, Optimierung und Motivation gesehen werden. Um den Vertrieb optimal zu steuern, müssen organisationsweit Regeln, Prozesse, Verfahren sowie Kennzahlen definiert werden.

Steuerungsinformationen des Vertriebscontrollers sind:

  • Produkte und Produktgruppen
  • Kunden und Kundengruppen
  • Verantwortungsbereiche/Märkte
  • Sparten/Profitcenter
  • Vertriebswege/Kanäle
  • Marken.

Ausgewählte Kennzahlen zur Steuerung des Vertriebs

  • Eigenes Wachstum
  • Marktanteil
  • Angebotserfolgsrate (Responsequote)
    Die Responsequote untersucht, wie viel Prozent der Angebote erfolgreich waren und wie sich dies im Zeitablauf verändert. Die Angebotserfolgsrate dient der laufenden Kontrolle, ob Produkte und Leistungen oder das Preisniveau noch attraktiv sind und dient auch der Leistungskontrolle der Vertriebsmitarbeiter.
  • Auftragsgröße
    Auftragsgrößenrückgänge können unterschiedliche Ursachen haben:
  • Man hat eine Reihe von Neu-Kunden, die vorsichtig bestellen
  • Kunden stückeln größere Aufträge (Entlastung Lager)
  • Bestellverhalten hat sich verändert
  • Angebote pro Woche nach Größenklassen
    Das Angebot pro Woche nach Größenklassen kann als Frühwarnindikator dienen, wenn zum Beispiel die kleinen Aufträge zunehmen und große Aufträge abnehmen. Ursachen dafür können Trendänderungen oder beispielsweise Unsicherheiten im Markt sein, die sich zeitnah im Umsatz des eigenen Unternehmens niederschlagen.
  • Hitrate Aufträge
    Die Hitrate Aufträge, auch Angebotserfolg genannt, stellt den prozentualen Erfolg von abgegeben Angeboten dar.
  • Anteil Neukunden
    Diese Kennzahl kann Aufschluss über das Verhältnis zwischen Neukundengeschäft und Kundenentwicklung geben, sowie ein gewünschtes Wachstum in Umsatz, Kundenanzahl und Themen steuern. Außerdem können Aussagen zur Marktattraktivität des Angebots erarbeitet werden. Der Neukundenanteil gibt zudem Aufschluss darüber, wie gut der Vertrieb in der Akquise ist.

In meinem dritten Beitrag zum Vertriebscontrolling stelle ich Ihnen weitere Kennzahlen sowie zentrale Learnings zum Vertriebscontrolling vor.

Vertriebscontrolling: Den Vertrieb zielgerichtet steuern 150 150 C4B

Vertriebscontrolling: Den Vertrieb zielgerichtet steuern

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Teil 1 von 3

Erreichen Ihr Vertrieb die geplanten Vertriebsziele? Meiner Beobachtung nach ist im Vertrieb oft noch viel Luft nach oben, viele Unternehmen schöpfen ihr Vertriebspotenzial bei weitem nicht aus. Der Vertrieb hat es auch nicht leicht: Volatile Märkte, härterer Wettbewerb oder die zunehmend feinere Segmentierung der Kunden stellen ihn heute vor immer komplexere Herausforderungen. Das Controlling kann den Vertrieb gezielt dabei unterstützen, die Vertriebsprozesse zu optimieren und effizient zu steuern. Deshalb möchte ich Ihnen heute das Thema Vertriebscontrolling noch einmal vorstellen, welches ich zu Beginn unseres Blogs bereits einmal behandelt hatte.

Warum Vertriebscontrolling?
Als Instrument des operativen Controllings bietet ein klar strukturiertes Vertriebscontrolling signifikante Potenziale für Umsatzsteigerungen. Um gleich einmal eine Sorge vorweg zu nehmen: Das Vertriebscontrolling soll nicht nur aufzeigen, wie der Vertrieb gearbeitet hat. Auf keinen Fall dient das Vertriebscontrolling der reinen Kontrolle des Vertriebes. Das Vertriebscontrolling bietet die Chance, Strategien anzupassen und den Vertrieb den jeweiligen Marktprozessen schnell und flexibel anzupassen. Mit Vertriebscontrolling wird der Vertrieb operativ unterstützt und er erhält Steuerungsinstrumente an die Hand, mit denen er eine effektive und effiziente Selbstkontrolle hat.

Vertriebscontrolling

  • macht Erlöse und Vertriebskosten transparent
  • analysiert Vertriebsprozesse
  • analysiert Ressourceneinsatz sowie
  • das Kundenmanagement.

Ziele des Vertriebscontrollings

Das Vertriebscontrolling hat zum Ziel

  • eindeutige Zielvorgaben für die Verantwortlichen transparent zu gestalten,
  • einen kontinuierlichen und zeitnahen Abgleich zwischen diesen Zielvorgaben und den bisher erreichten Ergebnissen als institutionalisierter Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen, sowie
  • den Vertrieb bei der Maßnahmeneinleitung aufgrund der Abweichungsanalysen zur bestmöglichen Erreichung der Zielvorgaben zu unterstützen.

Um eine exakte Zielformulierung vornehmen zu können, müssen die Ziele hinsichtlich folgender Parameter spezifiziert werden:

  • Was soll gemessen werden?
  • Wie soll gemessen werden?
  • Wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Welcher Wert wird konkret vorgegeben?

Steuerung durch Kennzahlen
Vertriebskennzahlen bilden die Zielvorgaben für die einzelnen Vertriebsprozesse und steuern somit die Organisation als Ganzes als auch den einzelnen Vertriebsbeauftragten. Für eine erfolgreiche Vertriebssteuerung ist es daher wichtig, relevante Kennzahlen auszuwählen und zeitnah zur Verfügung zu stellen.

In den nächsten Folgen möchte ich Ihnen dazu eine Auswahl der wichtigsten Kennzahlen vorstellen.

Unternehmensführung, Digitalisierung und Innovation 150 150 C4B

Unternehmensführung, Digitalisierung und Innovation

Was macht die Digitalisierung mit uns, unseren Unternehmen und mit unseren Kunden? Wie verändert sich das Kundenverhalten? Welche Auswirkungen hat sie auf die Wettbewerbssituation? Die Digitale Transformation und der technologische Fortschritt verändern sowohl Wertschöpfungsprozesse, als auch unsere Arbeitswelt zunehmend. In der Industrie 4.0 spielt der Einsatz von hochkomplexer Technologie zur Prozessautomatisierung, in der Qualitätssicherung und nicht zuletzt im Zusammenhang mit einer Reduktion der variablen Produktionskosten eine große Rolle. Ziel ist es, mit immer geringeren finanziellen Mitteln mehr erreichen zu können. Hohe Investitionen in neue Technologien sollen zu sinkenden Kosten im laufenden Betrieb führen. Insbesondere von Menschen ausgeführte Arbeitsschritte, welche ein hohes Maß an Routinen enthalten, werden im Rahmen der Digitalisierung oftmals durch Technologie ersetzt.

Auch immer mehr digitale Technologien werden zur Unterstützung in der Entscheidungsfindung eingesetzt. Auf die Orientierung an datenbasierten Entscheidungen wird oft ein Schwerpunkt gelegt. Wo früher bereits Quartalszahlen betrachtet wurden, finden heute tiefgehende und hochautomatisierte Erhebungen von Kennzahlen (KPIs) statt. So steht dem Management eine völlig neue Qualität an Informationen zur Verfügung.

Was bedeutet diese Entwicklung jetzt für die Unternehmen, sowohl technologisch und kulturell als auch für die Geschäftsmodelle? Wo müssen Geschäftsmodelle adaptiert, wo vielleicht komplett auf den Kopf gestellt werden? Das sind die aktuellen Fragestellungen, mit denen Unternehmen sich auseinandersetzen müssen.

Gelegenheit dazu bietet das Finanz -und Wirtschaftsforum in Zürich, welches ich in diesem Jahr wieder moderieren darf. Das Forum, das sich insbesondere an Controller und Geschäftsführer richtet, findet am 31. Mai 2017 zum Thema „UNTERNEHMENSSTEUERUNG 2017: MEHR WETTBEWERBSFÄHIGKEIT DURCH INNOVATION“ statt. Praxisnahe Business Cases, Podiumsdiskussionen und Parallelsessions bietet den Teilnehmenden zahlreiche Gelegenheiten zum Benchmarking und informellen Erfahrungsaustausch.

Das genaue Programm finden Sie hier: http://www.fuw-forum.ch/unternehmenssteuerung/

Unter dem Link finden Sie ein Video-Interview mit Martin Schwab – CFO der Axpo Holding AG und Referent am Finanz und Wirtschaft Forum „Unternehmenssteuerung 2017“. https://youtu.be/Aiz8qvtXh1M