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Monatsarchiv :

Juli 2016

Gastbeitrag von Joachim Schlange zur CSR-Berichtspflicht Worauf sich Unternehmen einstellen sollten 150 150 C4B

Gastbeitrag von Joachim Schlange zur CSR-Berichtspflicht Worauf sich Unternehmen einstellen sollten

Joachim Schlange

Joachim Schlange ist Geschäftsführender Gesellschafter der Schlange & Co. GmbH (S&C) sowie Präsident von S&C North America Inc.. Die auf Corporate Responsibility (CR) und Nachhaltigkeit spezialisierte Managementberatung begleitet Unternehmen bei der strategischen und organisatorischen Ausrichtung sowie bei der operativen Umsetzung von CR-Projekten.

Mit der im Dezember 2014 verabschiedeten CSR-Richtlinie („Richtlinie über die Offenlegung nichtfinanzieller und die Diversität betreffender Informationen durch bestimmte große Unternehmen und Gruppen“) hat die Europäische Kommission eine erweiterte Berichterstattung für Unternehmen öffentlichen Interesses verpflichtend gemacht. Die CSR-Richtlinie ergänzt die kapitalmarktorientierten Berichterstattungspflichten um nichtfinanzielle Belange, mit dem Ziel, das Vertrauen von Investoren wie Verbrauchern in Unternehmen zu stärken, die Transparenz bezüglich nachhaltigen und sozialverträglichen Handelns zu erhöhen und EU-weit vergleichbar zu machen. Seit März 2016 liegt nun der deutsche Gesetzesentwurf zur Umsetzung der CSR-Richtlinie der EU vor. Der Entwurf für das sogenannte „Gesetz zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten (CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz)“ entspricht dabei im Großen und Ganzen den Empfehlungen der EU-Richtlinie – auch in jenen Fragen, für die in der nationalen Umsetzung Mitgliedstaatenoptionen bestehen. Für die betroffenen Unternehmen bedeutet das, dass sie mit Beginn des Geschäftsjahres 2017 erstmals ihre Berichterstattung um nichtfinanzielle Informationen erweitern müssen.

Wer ist betroffen?
Bisher sind bereits große Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften sowie Konzerne verpflichtet, im Lagebericht in die Analyse des Geschäftsverlaufs und der Lage des Unternehmens beziehungsweise des Konzerns im Lagebericht nichtfinanzielle Leistungsindikatoren (beispielsweise zu Arbeitnehmer-und Umweltbelangen) einzubeziehen, soweit sie für das Verständnis des Geschäftsverlaufs und der Lage von Bedeutung sind. Die EU-Richtlinie adressiert nun alle großen kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften sowie Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen, die groß im Sinne des § 267 Abs. 3 HGB sind (eine Bilanzsumme von 20 Millionen Euro oder Umsatzerlöse von 40 Millionen Euro aufweisen) und im Jahresschnitt mindestens 500 Mitarbeiter beschäftigen.

Nichtfinanzielle Berichterstattung: Was heißt das?
Die erweiterten Berichtspflichten umfassen fünf zentrale Themen:

  • Umwelt
  • Arbeitnehmer
  • Soziales/Gesellschaft
  • Achtung der Menschenrechte
  • Bekämpfung von Korruption und Bestechung

Im Hinblick auf alle diese Themen müssen Unternehmen künftig ihr Geschäftsmodell sowie die verfolgte Unternehmensstrategie beziehungsweise die verfolgten Konzepte beschreiben, die erzielten Ergebnisse dieser Konzepte und die damit verbundenen Risiken sowie die wichtigsten relevanten Leistungsindikatoren angeben. Hinzu kommt das Thema Diversität. In der Erklärung zur Unternehmensführung, die börsennotierte Aktiengesellschaften bereits seit 2009 abgeben müssen, sollen die betroffenen Unternehmen nun auch über ihr Vielfaltskonzept, etwa in Bezug auf Alter, Geschlecht oder Bildungshintergrund, im Zusammenhang mit Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorganen Rechenschaft ablegen.

Was für ein Aufwand kommt auf Unternehmen zu?
Betroffene Unternehmen haben zwei Optionen: Erfüllung der Mindestanforderungen oder ausführliche CR-Berichterstattung. Aufgrund fehlender Angaben seitens des Bundesministeriums für Justiz und Verbraucherschutz (BMJV) zum „Erfüllungsaufwand“, hat Schlange & Co. eine grobe Schätzung der Implementierungskosten für Unternehmen vorgenommen. Die Kostenkalkulation wurde für zwei verschiedene Szenarien durchgeführt:

  • Für eine Berichterstattung, mit der lediglich die Mindestanforderungen der EU-Berichtspflicht hinreichend erfüllt werden, wird ein Aufwand von 26 -51 Arbeitstagen, d.h. zwischen ca. 9.000€-18.000€geschätzt.
  • Für eine ausführliche und eigenständige Berichterstattung, die über die Mindestanforderungen der EU-Berichtspflicht hinausgeht und nach einem etablierten CSR-Berichtsstandard (z.B. GRI) erfolgt, ist über einen Zeitraum von ca. 10 Monaten mit einem Aufwand von 140 -183 Arbeitstagen, d.h. zwischen ca. 49.000 €- 65.000 €zu planen.

Die Aufwandsschätzungen basieren auf der Annahme, dass in beiden Szenarien noch keine CR-Berichterstattung in der Vergangenheit stattgefunden hat. In beiden Szenarien können die Kosten stark variieren, je nach Branche, Unternehmensart und –größe, sowie der Anzahl an Unternehmensstandorten.

Welche Kosten im Detail auf Unternehmen zukommen können und welche Arbeitsschritte zu bedenken sind, können Sie in beigefügter Präsentation nachlesen. Dort stelle ich Ihnen auch einen exemplarischen Zeitplan sowie Praxisbeispiele vor.

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Bankenreports erstellen und Gespräche vorbereiten 150 150 C4B

Bankenreports erstellen und Gespräche vorbereiten

Gastbeitrag Susanne Boll

Susanne Boll
Teil 2

Mit Kommunikation befasst sie sich von Berufs wegen: Susanne Boll berät Unternehmen, Verbände, öffentliche Einrichtungen und Start Ups in allen Fragen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (www.boll-kommunikation.de). Zusammen mit Ute Schröder hat sie für den Dashöfer-Verlag Seminare zur Vorbereitung von Bankengesprächen gegeben. Tipps zum Bankenreport hat sie bereits im ersten Teil Ihres Gastbeitrags vorgestellt.  Im heutigen Teil stellt sie eine Checkliste für den Report und Tipps zur Gesprächsvorbereitung vor.

Meine 7-Punkte-Checkliste für den Bankenreport

  1. Orientieren Sie den Report am Empfänger
    Immer daran denken: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Klären Sie deshalb vor Erstellung der Texte:

    • Welche Funktion hat der Empfänger?
    • Welche Vorkenntnisse hat der Empfänger?
    • Welche Fragen hat der Empfänger?
    • Was ist dem Empfänger bereits bekannt?
    • Wie viel Zeit steht dem Empfänger für den Text zur Verfügung?
  2. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Daten
    Fragen Sie sich vor Erstellung, welche Daten wichtig sind für den Report:
  • Die für die angestrebten Ziele des Bankengesprächs
  • Die für die Bank relevanten Informationen (siehe auch Beitrag von Ute Schröder)
  • Reduzieren Sie die Datenmenge, indem Sie Kernaussagen in Grafiken und Tabellen zusammenfassen.
  • Erläutern Sie Kernzusammenhänge und beschreiben Trends und Entwicklungen.
  • Orientieren am Turnus des Reports
  1. Verwenden Sie aussagefähige Zahlen und Grafiken
    Oft neigt man dazu. alles vorhandene Material zu verwenden. Das erhöht aber nicht die Verständlichkeit – und schon garnicht die Lesefreundlichkeit. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die aussagekräftigsten Daten.
  2. Nutzen Sie verständliche Fachbegriffe und Abkürzungen
    Was für Sie in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Beruf geläufig ist, das muss dem Bankmitarbeiter noch lange nicht geläufig sein. Erläutern Sie deshalb Fachbegriffe und Abkürzungen.
  3. Erläutern Sie Kennzahlen und ihre Zusammenhänge
    Stellen Sie sicher, dass Ihr Leser die Kennzahl und die dahinterstehende Aussage oder die Schlussfolgerungen erkennt.
  4. Verwenden Sie keine Zahl ohne Kommentar
    Stellen Sie für Ihren Leser immer einen Zusammenhang oder Vergleich zwischen Zahlen her. Denn was Sie wie selbstverständlich aus einer Zahl ableiten, das muss der Empfänger noch lange nicht so verstehen. Geben Sie deshalb Interpretation zu den Zahlen, damit Ihr Leser Orientierung erhält.
  5. Erläutern Sie Sachverhalte
    Die einfache Aussage, dass der Umsatz gestiegen ist, sagt dem Empfänger erst einmal noch nicht viel. Erläutern Sie deshalb für Ihren Empfänger die Sachverhalte. Beispiel: „Der Umsatz stieg gegenüber dem Vorjahr um 5 %, weil wir im August Projekt A im Wert von 1,5 Mio. in Rechnung stellen konnten.“
  6. Gewähren Sie Ihren Lesern einen Ausblick
    Wie geht es in der Zukunft weiter – das ist insbesondere für Banken eine wichtige Frage. Geben Sie also einen Ausblick in die Zukunft:
  • Angaben über die geplanten Produktions-, Umsatz-, und Ergebniszahlen der Folgeperiode
  • einer kurzfristigen Liquiditätsvorschau (falls angespannte Liquiditätssituation)
  • Einschätzungen über die kurzfristige Markt- und Branchenentwicklung
  • anstehenden Veränderungen im Unternehmen (z.B. Veränderungen in der strategischen Ausrichtung, wesentliche Mitarbeiterzugänge und -abgänge, Kurzarbeit etc.)
  • dem Abschluss wichtiger Verträge

Ein gut vor- und aufbereiteter Bankenreport mit prägnant geschrieben Texten und übersichtlichen Grafiken hilft Ihnen, Ihre Ziele im Bankengespräch zu erreichen. Haben Sie einmal die Zeit in die Vorbereitung investiert, so müssen Sie das Format im regelmäßigen Turnus nur noch entsprechend überarbeiten und aktualisieren. Ich habe für Sie noch eine Checkliste zur Vorbereitung auf Bankengespräche zusammengestellt, die Sie sich herunterladen können. Für das Gespräch selber sollten Sie nicht nur die Unterlagen aufbereiten, sondern auch das Gespräch inhaltlich vorbereiten. Abschließend dazu ein paar Impulse:

Fragen zur Gesprächsvorbereitung
Unternehmen und Bank haben in Finanzierungsfragen eines gemeinsam: Sie wollen miteinander ins Geschäft kommen. Die Verhandlungsweise der Bank ist dabei insbesondere geprägt durch deren Risikostrategie. Deshalb sollten Sie versuchen, im Gespräch Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten, um so eine Situation zu schaffen, von der beide profitieren können („Win-Win“). Dies bedeutet aber nicht, dass man sich mit seinem Gesprächspartner zwingend in der Mitte treffen muss. Praktikable Lösungen können durchaus rechts oder links vom Weg liegen. Das sollten Sie in der Vorbereitung berücksichtigen:

  • Welches Maximal- und welches Minimalziel gibt es?
  • Was weiß man über die Gesprächspartner auf der Bankenseite?
  • Was wissen diese bereits über das zu finanzierende Unternehmen?
  • Welche Erwartungen haben die Gesprächspartner?
  • Was kann man selbst anbieten?
  • Wo könnte es Differenzen geben?
  • Wie will man darauf reagieren?
  • Wo könnten Gemeinsamkeiten bestehen?
  • Welche Kompromissmöglichkeiten könnte es geben?
  • Wie könnte man die Gesprächspartner positiv überraschen?
  • Welche Vorschläge gibt es zum weiteren Vorgehen?

Unternehmer sollten ihre Kreditgeber als Partner begreifen. Wenn es Ihnen gelingt, die Informationsanforderungen der Bank optimal zu bedienen, bauen Sie Vertrauen auf. Eine solche Partnerschaft kann dazu beitragen, auch Krisen besser zu überstehen. Und die sind immer noch der Gradmesser für die Qualität der Bankbeziehung.

www.boll-kommunikation.de

Texte im Bankenreport – und was diese mit einem Wurm zu tun haben 150 150 C4B

Texte im Bankenreport – und was diese mit einem Wurm zu tun haben

Gastbeitrag Susanne BollSusanne Boll
Teil 1
Mit Kommunikation befasst sie sich von Berufs wegen: Susanne Boll berät Unternehmen, Verbände, öffentliche Einrichtungen und Start Ups in allen Fragen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (www.boll-kommunikation.de). Zusammen mit Ute Schröder hat sie für den Dashöfer-Verlag Seminare zur Vorbereitung von Bankengesprächen gegeben. Wie ein Bankenreport aufgebaut wird und was man beim Schreiben von Texten beachten sollte, verrät sie in ihrem Gastbeitrag. Praktische Tipps und Checklisten ergänzen den Beitrag.

Häufig bekomme ich die Frage gestellt, was eigentlich gute Texte ausmacht. Umgekehrt ist’s leichter: Wie schlechte Texte aussehen, weiß eigentlich jeder – spätestens dann, wenn er sie lesen muss. Wolf Schneider, Journalist und ehemaliger Leiter der Hamburger Journalistenschule, hat es einmal sehr zugespitzt ausgedrückt: „Der Texter soll sich quälen, nicht den Leser.“

Der Wurm und der Angler
Mein wichtigstes Motto bei allen Texten ist: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Egal ob für das interne Reporting oder für die Vorbereitung auf das Bankengespräch: Überlegen Sie zunächst, wer der Empfänger Ihres Textes ist. Je „appetitlicher“ Sie die Informationen für Ihren Fisch – Entschuldigung, ich meine natürlich Ihren Empfänger – aufbereiten, je besser Sie also die Bedürfnisse des Lesers treffen, umso größer ist die Bereitschaft, sich darauf einzulassen. Das betrifft vor allem die Textlänge. Reduzieren Sie sich auf das Wesentliche. Für den Bankenreport sind das:

  • schriftlich formulierten Unternehmensziele und – strategien
  • aktuellen Factsheets mit Controlling-Eckdaten
  • Soll/Ist Abweichungsanalyse
  • sowie einer langfristigen Liquiditätsplanung.

Klar und gut geschriebene Texte sind hilfreich in der Kommunikation, ebenso wie übersichtlich aufgebaute Reports. Ein paar Grundregeln und Tipps für Texte habe ich für Sie zum Download zusammengefasst. Wer noch mehr Lust hat, sich mit guten Texten zu beschäftigen, dem empfehle ich das Buch von Wolf Schneider „Deutsch! Das Handbuch für perfekte Texte.“

Was zeichnet nun einen übersichtlichen Bankenreport aus?

  • Erstellen Sie eine klare Gliederung.
  • Beginnen Sie mit einem einheitlichen Deckblatt.
  • Nennen Sie Autor, Empfängerliste, Agenda/Inhaltsverzeichnis.
  • Fügen Sie Seitenzahlen ein (siehe Inhaltsverzeichnis).
  • Schreiben Sie eine aussagekräftige Zusammenfassung an den Anfang = Management Summary (dazu später mehr).
  • Beginnen Sie jedes Kapitel/jeden Abschnitt mit einem kurzen Summary.

Besteht Ihr Report den „Elevator Check“?
Sie haben alle relevanten Informationen zusammengetragen, den Bankenreport gut gegliedert, aussagefähige Grafiken erstellt. Jetzt müssen Sie einen fulminanten Auftakt hinlegen und den „Elevator Check“ bestehen. Was meint der Elevator Check? Der Angestellte trifft im Fahrstuhl den Chef und hat nun realistisch geschätzte 20 Sekunden Zeit, um sein Anliegen bei ihm interessant zu machen. Genau diesen Check muss auch das Management Summary am Anfang des Bankenreports bestehen. Welche Funktion erfüllt ein Management Summary – auch Abstract genannt? Mit dem Management Summary holen Sie den Leser ab. Stellen Sie sich folgende Situation vor:

Der für Sie zuständige Bankenmitarbeiter kommt gerade aus einer stressigen Sitzung. In einer halben Stunde hat er den Termin mit Ihnen. Auf seinem Schreibtisch stapeln sich die Vorgänge, unter anderem liegt dort der von Ihnen vorbereitete Bankenreport mit dem einleitenden Management Summary bereit.
Er nimmt sich fünf Minuten Zeit für Ihren Report, mehr ist einfach nicht drin. Zwischendrin unterbricht noch ein wichtiger Anruf seine Konzentration. Zeit für die kompletten Unterlagen hat er nicht, aber er überfliegt das Summary…“

Nutzen Sie deshalb die Chance und verdichten die wesentlichen Informationen im Management Summary Ihres Reports und stellen folgende vier Aspekte dar:

  1. Produkt oder Dienstleistung
    • Stellen Sie Ihr Produkt/ Angebot kurz vor und erklären Sie, wer Ihre Kunden sind, wo der Kundennutzen liegt.
  2. Markt
    • Halten Sie fest, was den Markt derzeit kennzeichnet, welche Entwicklungen zu erwarten sind, ggf. welche wichtigen Eigenschaften die Branche aufweist.
  3. Ziele & Strategie
    • Zeigen Sie auf, welche Ziele Sie kurz- und mittelfristig erreichen möchten. Ggf. welche Marketinginstrumente Sie dabei nutzen.
  4. Finanzen
    • Zeigen Sie die finanzielle Entwicklung auf und erwähnen Sie die wichtigsten Kennzahlen.

 Im zweiten Teil Ihres Gastbeitrags stellt Susanne Boll eine Checkliste für den Bankenreport vor und gibt Tipps zur Gesprächsvorbereitung.

Vorbereitung von Bankengesprächen: Die grafische Darstellung. 150 150 C4B

Vorbereitung von Bankengesprächen: Die grafische Darstellung.

Teil 4 von 4

Bankengesprächsgrafiken

Klare Botschaften, konsequente Standardisierung und Reduzierung auf das Wesentliche: Was für sämtliche Geschäftskommunikation gilt, gilt auch für die Unterlagen zum Bankengespräch. Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:

  • Was braucht der Empfänger?
    Was ist für den Empfänger wichtig, aber auch: Was wollen wir aussagen?
    Es sollen klare Botschaften mit einer Tabelle / Graphik transportiert werden.
  • Botschaften vermitteln, die eine Bedeutung für den Empfänger haben.
  • Beachten Sie die Form der Kommunikation
    Kommunizieren Sie ausschließlich schriftlich oder auch einmal mündlich? Soll es kurz oder lang werden? Muss formell oder informell kommuniziert werden? Sie– der Sender –entscheiden.
  • Weniger ist mehr – mit aussagekräftigen und einfachen Darstellungen arbeiten.
  • Analyse:
    Untersuchen Sie Sachverhalte mit geeigneten Methoden.
  • Thesenbildung:
    Bilden Sie sich eine Meinung und formulieren Sie diese in kurzen, aber treffenden Aussagen.

Fünf Allgemeine Tipps für die graphische Darstellung

  1. Zielgruppenorientierte Aufbereitung
    Ermitteln Sie den Informationsbedarf Ihrer Empfänger, bereiten Sie die Darstellung genau passend für die Zielgruppe vor.
  2. Auf das Wesentliche reduzieren
    Berücksichtigen Sie bei der Aufbereitung: „Need to have“ statt „Nice to have“
  3. Empfängerorientierte Berichterstattung
    Prüfen Sie, ob die gewählten Informationen für Ihre Empfänger nachvollziehbar aufbereitet wurden.
  4. Ansprechende Darstellungsform
    Sind Farben und Graphiken ansprechend gewählt? Gute Tipps findet man auch bei Rolf Hichert, hier sehen Sie einen Beitrag dazu
  5. Corporate Design nutzen
    Wann immer Sie etwas aufbereiten – nutzen Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens. Das sieht professionell aus – schließlich wurde es einmal genau aus dem Grund entworfen. Und es hat auch für den Empfänger einen Wiedererkennungswert.

Tipps für den Aufbau von Graphiken

  • Für Aussagen zu Trends und Entwicklungen mit Mehrjahresvergleichen arbeiten, Verläufe aufzeigen.
  • Einfache Balkendiagramme sind aussagefähiger – die Botschaft ist entscheidend.
  • Überschriften enthalten im Idealfall bereits eine Botschaft.
  • Verzichten Sie auf Gitternetzlinien.
  • Verzichten Sie falls möglich auf Achsenbeschriftungen und Legenden.
  • Durchschnittswerte bei Bedarf mit angeben.
  • Nicht zu viele Farben verwenden.
  • Das eigene Corporate Design nutzen.
  • Standardgraphiken entwickeln.
  • Plan und Vorjahr abheben.
  • Den Plan eventuell leicht versetzt und nur umrandet zum Ist darstellen.
  • Abweichungen zum Plan mit roten und grünen Balken aufzeigen.

Tipps zum Aufbau von Tabellen

  • Restjahr mit angeben: Das erleichtert die Analyse und Prognosefindung
  • Nicht zu viele Informationen in einer Tabelle
  • Abweichungen farbig darstellen, z.B. rot und grün

Schlüsselkennzahlen

Und was ist mit dem Gegenargument „Das kostet aber alles viel Zeit…“?
Zeitersparnis hilft nicht, wenn die Wirkung nicht erzielt wird! Diese Zeit in die Vorbereitung zu investieren lohnt sich, denn gutes Reporting bedeutet letztendlich auch Marketing und hilft Ihnen, ein gutes Rating zu bekommen.

Was alles in den Bankenreport gehört und wie Sie Texte so formulieren, dass Sie vom Empfängern gern gelesen werden – dies erläutert Ihnen Kommunikationsexpertin Susanne Boll in Ihrem Gastbeitrag.