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August 2015

Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen – Teil 2 150 150 C4B

Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen – Teil 2

Tipps & Tools

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In Teil eins unserer Tipps zur Erstellung von Dokumentationen und Handbüchern im Rechnungswesen habe ich die zentralen Learnings zu Kontierungsanweisungen und Unterschriftenregelungen dargestellt. Heute möchte ich auf Bilanzierungshandbücher, Transferpreisdokumentationen und Dienstreiseregelungen eingehen.

Bilanzierungshandbücher

Für die Erstellung von Konzernabschlüssen ist es erforderlich, dass konzerneinheitliche Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Verantwortlichkeiten im Unternehmen dokumentiert und festgelegt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch ein konzernweit verbindliches Bilanzierungshandbuch.

  • Organisatorische Themen ansprechen
  • Ansprechendes, strukturiertes Layout verwenden
  • Nicht nur rein rechtliche Hinweise geben
  • Auf betriebsspezifische Belange reduzieren – nicht zu allgemein formulieren
  • Auch für Nicht-Kaufläute verständlich schreiben
  • mit graphischer Unterstützung (Screenshots, Diagramme, organisatorische Strukturen) arbeiten
  • Aktuell halten, pflegen
  • Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner im jeweiligen Bilanzierungspunkt benennen (Namen oder Rolle)
  • Als Wissenspool, z.B. für Materialpreise nutzen
  • Schnittstelle zu Transferpreise muss geprüft werden
  • Aussagefähige Überschriften verwenden
  • Abgabetermine aufführen
  • mit Konsolidierungsvorgaben und Arbeitshilfen arbeiten
  • Soviel wie nötig so wenig wie möglich
  • Das Format sollte elektronisch mit Suchfunktionen sein

Transferpreisdokumentationen

  • Sind sehr firmenindividuell —  allgemeine Learnings entfallen deshalb

Dienstreiseregelungen

  • Klare Struktur – mit Einrückungen arbeiten
  • Detaillierte Kostenregelung (Trinkgeld, Unterkünfte, etc. vorgeben)
  • Aktuell halten

Haben Sie Ergänzungen oder Ihre persönlichen Praxis Favoriten? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

Im dritten Teil dieser kleinen Serie geht es um die Dienstwagenregelung und Controllinghandbücher sowie um die Frage, wie man Mitarbeiter motiviert, die bestehenden Dokumentationen aktiv zu nutzen.

Gastbeitrag von Prof. Dr. Nicole Jekel zu Gamification 150 150 C4B

Gastbeitrag von Prof. Dr. Nicole Jekel zu Gamification

Nicole Jekel

Prof. Dr. Nicole Jekel ist Professorin für BWL und Controlling an der Beuth Hochschule für Technik in Berlin. Mit Gamification lassen sich auch trockene Inhalte aus Controlling und Finanzabteilung unterhaltsam und verständlich darstellen, so Jekel. In ihrem Gastbeitrag stellt sie uns Gamification heute näher vor.

Was ist Gamification für Controller und Manager?

Den Begriff Gamification verbinden die meisten Menschen sicherlich direkt mit dem englischen Begriff Game. Vielleicht denkt auch jemand an den lateinischen Ausdruck Ludus. Beide Begriffe bedeuten Spielefizierung oder Spielizifierung. Dabei handelt es sich um eine „Übertragung von Prinzipien und Mechaniken von (Computer-) Spielen auf Gebiete, die klassischerweise nicht mit Spiel und Spaß in Verbindung gebracht werden.“ (Zichermann, Cunningham, 2011, S. XIV).

Beispielsweise gibt es in Schweden eine Geschwindigkeitslotterie (schwedisch: Hastighets-Lotteriet, vgl. Schaffstein, 2014, https://www.youtube.com/watch?v=ecCXLsGzspo. In einer Ortschaft sollen die Autofahrer 30 km/h fahren. Leider fuhren einige Autofahrer extrem schnell, andere extrem langsam – die Durchschnittsgeschwindigkeit lag bei 32 km/h. Dann wurde die Geschwindigkeitslotterie eingeführt. Jetzt wurde jeder Autofahrer geblitzt. Diejenigen, die zu schnell gefahren sind, mussten eine Geldstrafe bezahlen. Von dieser Geldstrafe wurde ein Prozentteil in eine spezielle Lotterie ausgeschüttet. Diejenigen, die sich an die eher „langweilige“ Richtlinie gehalten haben, also die den Anweisungen folgten und 30 km/h oder langsamer fuhren, erhielten am Monatsende über ein Lotterie-System das Bonus-Geld. Nach Einführung der Geschwindigkeitslotterie fuhren die Autofahrer durchschnittlich 25 km/h. Das macht eine Reduktion um 7 km/h, folglich um 22 Prozent. Diese Idee kann sicherlich auch in ein Unternehmen übertragen werden. Ziel einer Gamification ist es, eine zielgerichtete Verhaltensbeeinflussung von Menschen durch Bindung wie Kauffrequenzsteigerung, Arbeitsmotivation, Lernengagement oder einfach das Befolgen von Regeln zu fördern.

Die Grundelemente eines Spiels sind wie folgt:

  1. Es gibt ein klares Ziel,
  2. klare Regeln,
  3. eine Rückmeldung und
  4. eine freiwillige Teilnahme.

Die ersten drei Aspekte sind meist recht eindeutig. Bei dem vierten Punkt, der freiwilligen Teilnahme, stellt sich häufig die Frage, ob der soziale Druck die Freiwilligkeit unterwandert. Eine Frage ist in diesem Zusammenhang relevant – sind wir eher intrinsisch oder extrinsisch motiviert, um an Spielen teilzunehmen? Zu den intrinsischen Aspekten gehört, dass wir beim Spielen leichter in einen Flow kommen als beim Arbeiten. Daher ist es auch eine besondere Herausforderung, das Thema Gamification und Beruf miteinander zu verbinden. Flow bedeutet, dass wir unsere Fähigkeiten und Anforderungen immer weiter steigern, ohne dass wir uns langweilen und ohne dass es uns überfordert (vgl. Csíkszentmiháli, 2014).

Neben dem Flow ist die Gruppenzugehörigkeit von Relevanz, der Fortschritt und dass das Thema eine Bedeutung für uns hat. Zu den extrinsischen Aspekten zählen der Status, der Zugang, die Macht oder auch Sach- und Geldprämien. Diese wirken eher kurzfristig und haben eine geringere Nachwirkung.

Ein nächster Schritt ist jetzt, Gamification für Unternehmen zu entwickeln. Die ersten Unternehmen spielen bereits mit Ideen und Konzepten. Seien Sie auch dabei!

Handbücher im Intranet besser nutzen 150 150 C4B

Handbücher im Intranet besser nutzen

Gamification – Teil 4 unserer Serie
Die Bandbreite für den Einsatz von Gamification ist groß: Mancherorts werden lediglich Assessment-Center durch Onlinespiele ersetzt, oder aus Weiterbildungsunterlagen wird ein interaktives E-Learning-Portal. Ein paar weitere Beispiele habe ich Ihnen schon hier vorgestellt. Heute, in dem 4. und letzten Teil unserer Serie möchte ich Ihnen ein paar weitere Praxisbeispiele vorstellen.

BEISPIEL 1: Bilanzierungshandbücher

Gamification Bilanzierungshandbuch 1

Wer kennt das nicht. Das Bilanzierungshandbuch ist im Intranet und keiner liest es. Im Jahresabschluss fallen die gleichen Fehler wieder auf. Was könnte die Unternehmen hier tun?

Gemeinsam haben wir mit den C4B Benchmarking-Teilnehmern die Idee entwickelt, Fragen zu stellen, die sich durch gezielte Suche im Bilanzierungshandbuch beantworten lassen. Hier könnte man Tagesfragen stellen, z.B. über einen Zeitraum von vier Wochen. So wird der Fokus kurzfristig und intensiv auf das Bilanzierungshandbuch gelenkt. Die Struktur und der Inhalt wird von den Mitarbeiter spielerisch erfasst und kennengelernt. Eventuell kann man an einem Wochentag auch den Speiseplan im Bilanzierungshandbuch verstecken, denn der wird ja bekanntlich am meisten angeklickt.

Werden die Fragen richtig beantwortet, so winken dem Sieger virtuell oder tatsächlich Preise, z.B. ein Kantinenessen oder ein freier Cappuccino. Die Hoffnung ist natürlich, dass im Anschluss häufiger in das Bilanzierungshandbuch geklickt wird und dauerhaft die Fehlerquote in der Buchhaltung gesenkt werden kann. Es gibt dazu erst die ersten Ansätze in den Unternehmen, so dass hier noch keine Erfahrungswerte vorliegen.

BEISPIEL 2

Gamification Bilanzierungshandbuch 2

Eine weitere Variante zu dem oben erwähnten Spiel ist, dass statt Fragen zu beantworten ein Puzzleteil im Handbuch gesucht werden muss. Jeden Tag über einen kurzen Zeitraum muss ein Puzzleteil im Handbuch gefunden werden und die richtige Seitenzahl angegeben werden.

BEISPIEL 3:

Gamification Basketballkörbe

Oder Sie gestalten Ihren Pausenraum. An der Wand hängen drei Basketballkörbe. Per Beamer werden in regelmäßigen Abständen Fragen eingeblendet. Die Mitarbeiter müssen dann in den Richtigen Korb werfen. In unserem Beispiel natürlich Korb 1. So verbinden Sie eine aktive Pausengestaltung mit Wissensvermittlung und Spaß.

Wenn Sie weitere Spielideen oder Varianten für Ihren Unternehmensalltag zur Wissensvermittlung im Einsatz haben, freue ich mich über ein Feed back.

Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen – Teil 1 150 150 C4B

Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen – Teil 1

Tipps & Tools

Dokumentationen & Handbücher

Die Erstellung von Dokumentationen und Handbüchern im Rechnungswesen bindet Ressourcen, kostet Geld und Zeit. Dennoch sind Dokumentationen, Richtlinien und Handbücher wichtig:

  • Gesetzliche Anforderungen, wie interne Kontrollsysteme und Compliance Themen
  • Internationale Vereinheitlichung, d.h. alle Tochtergesellschaften haben die gleichen Strukturen und Abläufe
  • Wenn Mitarbeiter wechseln, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden – möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss

Ich möchte Ihnen in einer kleinen Serie einige Tipps zu Dokumentationen und Handbücher weitergeben. Profitieren Sie dabei auch von den Learnings aus unseren C4B-Benchmarking Circles.

In welchen Bereichen ist Dokumentation besonders wichtig?

  1. Kontierungsanweisungen
  2. Unterschriftenregelungen
  3. Bilanzierungshandbücher
  4. Transferpreisdokumentationen
  5. Dienstreiseregelungen
  6. Dienstwagenregelungen
  7. Controllinghandbuch

Die wichtigsten Learnings aus unseren C4B-Benchmarking-Circles

  1. Kontierungsanweisungen
  • Kontierungshandbücher in Excel anlegen, da die Sortier- und Filterfunktion hilfreich eingesetzt werden kann
  • Erläuterungen kurz halten
  • Definieren Sie ebenfalls, was nicht in den Konten enthalten/gebucht sein sollte
  1. Unterschriftenregelungen
  • Kein Fließtext
  • Tabellarischer Aufbau / Matrixorganisation
  • Geltungsbereich beschreiben
  • Hierarchie-Ebenen verdeutlichen
  • Thema / Ziel, Betragshöhe, verantwortliche Vertreter festlegen
  • Eskalation (Befugnisse in Vertretungssituationen) definieren

Im nächsten Teil unserer Tipps gehe ich auf Bilanzierungshandbücher, Transferpreisdokumentationen und Dienstreiseregelungen ein.