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Monatsarchiv :

Juni 2015

Setzen Sie sich den Hut auf! 150 150 C4B

Setzen Sie sich den Hut auf!

Setzen Sie sich den Hut auf!

Einige relevante Kennzahlen für das Vertriebscontrolling habe ich Ihnen ja schon in den vergangenen Folgen vorgestellt. Die Kunst ist, Vertriebscontrolling bewusst als Instrument zu nutzen, das Management bei vertriebsrelevanten Entscheidungen zu unterstützen und natürlich auch den Vertrieb dabei, einen guten Job zu machen. Allerdings muss hierfür jemand den Hut aufhaben, das ist, so meine Beobachtung, in vielen Unternehmen immer noch schwierig. Setzen Sie sich doch den Hut auf!

straw hat cut out on white with Clipping-Pfad

Hier kommen noch weitere Kennzahlen sowie meine Top-Learnings.

Nachverfolgung Reklamationen
Die Reklamationsquote, auch Retourenquote genannt, beschreibt das Verhältnis der retournierten Ware zu der Gesamtanzahl der verkauften Ware und dient insbesondere als Frühindikator. Sie spiegelt den Zufriedenheitsgrad der Kunden sowie die Servicequalität wie Liefergeschwindigkeit, Beratungsqualität, etc. wider.

Formel:

Anzahl der Retouren                                      x 100%

Anzahl der Gesamtverkäufe

Reklamationsquote 2015

Als Steuerungsinstrument kann man die Reklamationsquote nutzen um festzulegen, dass beispielsweise nur 0,5 Prozent der Rechnungspositionen beanstandet werden dürfen.

Vertriebskostenentwicklung zum Umsatz
Die Vertriebskostenentwicklung zum Umsatz fragt danach, wie hoch der Anteil der Vertriebskosten am Deckungsbeitrag ist. Diese Kennzahl ist insbesondere im Zeitverlauf sehr aussagekräftig.
Kosten des Vertriebs  x  100
Umsatz

Zahlungsziele Kunden
Zahlungsziel Kunden = Ø Forderungen x 360 Tage / Umsatzerlöse

Das Zahlungsziel Kunden gibt Aufschluss darüber, wann die Kunden im Durchschnitt bezahlen, wie die Trends diesbezüglich sind. Wichtig ist hierbei, die Analysen nach Kundengruppen oder Regionen durchzuführen.

Top Learnings Vertriebscontrolling

  1. Vor dem Aufbau des Vertriebscontrollings aktiv den Vertrieb befragen und die Denkweise und Parameter des Vertriebs kennen.
  2. Maßnahmen festlegen, um Stärken aus- und Schwächen abzubauen.
  3. Weniger ist mehr – geeignete Top Ten Kennzahlen zur Vertriebssteuerung festhalten.
  4. Eingeleitete Maßnahmen quartalsweise monitoren und bei Bedarf weitere Maßnahmen definieren.
  5. Den aktiven Dialog mit dem Vertrieb suchen.
  6. Vertriebscontrolling sollte als Managementberatung und Coaching verstanden werden.

Welche Kennzahlen nutzen Sie im Vertriebscontrolling? Und wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Vertrieb? Ich freue mich auf Ihre Ergänzungen und Kommentare!

Rückblick zum 40. Congress der Controller 2015 in München 150 150 C4B

Rückblick zum 40. Congress der Controller 2015 in München

Voller Begeisterung blicken wir auf die spannenden Diskussionen und Vorträge des 40. Congress der Controller am 20. /21. April 2015 zurück. Vielen Dank für die lebhaften Diskussionen und interessanten Gespräche an unserem gemeinsamen C4B-Team & TreuenFels Informationsstand.

ICV Kongress 2015-2

Neben fachlichen Themen, kam auch der Spaß nicht zu kurz und Gewinner unserer Verlosung unseres IPad-Mini gab es natürlich auch!

ICV Kongress 2015-1ICV Kongress 2015-4

Bis zum nächsten Mal!

Weniger ist oft mehr 150 150 C4B

Weniger ist oft mehr

Die Aufgabe von Vertriebs-Kennzahlen ist die Abbildung entscheidungsrelevanter Sachverhalte in verdichteter Form. Gerade im Vertriebsbereich kann eine Vielzahl von Einzelkennzahlen gebildet werden, deren Aussagefähigkeit ist jedoch ohne einen weitgehenden Beurteilungszusammenhang stark begrenzt. Schnell hat man dann einen Kennzahlenfriedhof aufgebaut. Wegen der Vielzahl möglicher Kennzahlen geht es im Vertriebscontrolling daher vor allem darum, dass Sie aus dem Pool möglicher Kennzahlen diejenigen herausgreifen und zu einem Kennzahlensystem zu verdichten, die für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung sind. Gibt die Unternehmensstrategie Wachstum vor, stehen Umsatz und Marktanteil im Vordergrund. Liegt das Augenmerk auf Kostenführerschaft, sollte der Schwerpunkt auf Vertriebskosten und Pricing liegen. Grundsätzlich sollte jedoch das Kerngerüst folgende fünf Themenbereiche abdecken:

  • Umsatz
  • Markt
  • Kunden
  • Leistung
  • Effizienz.

Auftragsgröße
Umsatz
Anzahl Aufträge

Auftragsgrößenrückgänge können unterschiedliche Ursachen haben:

  • Man hat eine Reihe von Neu-Kunden, die vorsichtig bestellen
  • Kunden stückeln größere Aufträge (Entlastung Lager)
  • Bestellverhalten hat sich verändert

Angebote pro Woche nach Größenklassen

Das Angebot pro Woche nach Größenklassen kann als Frühwarnindikator dienen, wenn zum Beispiel die kleinen Aufträge zunehmen und große Aufträge abnehmen. Ursachen dafür können Trendänderungen oder beispielsweise Unsicherheiten im Markt sein, die sich zeitnah im Umsatz des eigenen Unternehmens niederschlagen.

Angebotsgrafik

Hitrate Aufträge

Die Hitrate Aufträge, auch Angebotserfolg genannt, stellt den prozentualen Erfolg von abgegeben Angeboten dar.

Angebotserfolg =

erteilte Aufträge                           x 100%

abgegebene Angebote

Anteil Neukunden
Diese Kennzahl kann Aufschluss über das Verhältnis zwischen Neukundengeschäft und Kundenentwicklung geben, sowie ein gewünschtes Wachstum in Umsatz, Kundenanzahl und Themen steuern. Außerdem können Aussagen zur Marktattraktivität des Angebots erarbeitet werden. Der Neukundenanteil gibt zudem Aufschluss darüber, wie gut der Vertrieb in der Akquise ist.

Formel:

Anteil Neukunden (letzte zwei Jahre)

Altkunden                in %
Anteil Neuprodukte

Anteil Umsatz mit Neuprodukte (letzte zwei Jahre) 

Gesamtumsatz            in %

Der Anteil an Neuprodukten gibt einen Hinweis darauf, wie innovativ das Unternehmen ist.

Kommende Woche geht es in meinem fünften und letzten Teil der Serie zum Vertriebscontrolling weiter mit Kennzahlen zu Reklamationen, Zahlungsziel und Vertriebskostenentwicklung.

Excel-Tipp: „Daten aus unterschiedlichen Excelmappen mit SVERWEIS anzeigen lassen“ 150 150 C4B

Excel-Tipp: „Daten aus unterschiedlichen Excelmappen mit SVERWEIS anzeigen lassen“

Möchten Sie sich spezifische Datensätze aus verschiedenen Excelblättern anzeigen lassen um damit weiter zuarbeiten? Wie das funktioniert, zeigt unser heutiger Excel-Tipp zur Formel SVERWEIS.

Leistung belohnen, Teamzusammenarbeit fördern – Das Provisionsmodell der TreuenFels GmbH 150 150 C4B

Leistung belohnen, Teamzusammenarbeit fördern – Das Provisionsmodell der TreuenFels GmbH

Gastbeitrag von Doris Mailänder, Geschäftsführerin der  TreuenFels GmbH, Hamburg (www.treuenfels.com)

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Mit Provisionsmodellen ist das so eine Sache. Zumeist will das Unternehmen durch Provisionen zu mehr Leistung anspornen, variable Vergütung wird hauptsächlich unter dem Blickwinkel der Motivation betrachtet. Als Personalberatungsgesellschaft sehen wir häufig die Tücken der unterschiedlichen Provisionsmodelle bei unseren Kunden: Was den einen Mitarbeiter anspornt, führt bei dem anderen vielleicht zu Frustration. Oft werden nur bestimmte Mitarbeitergruppen provisioniert, andere fallen quasi unter den Tisch. Will man als Unternehmen nicht nur kurzfristige, operative Ziele vergüten, sondern auch strategische, langfristige Ziele, und möchte man alle Mitarbeiter einbeziehen und mit im Boot behalten, so muss man sich als Unternehmen strategisch mit dem Thema leistungsgerechte Vergütung und Provision auseinandersetzen. Das haben wir bei der Firma TreuenFels 2011 intensiv getan. Als inhabergeführte Personalberatungsgesellschaft sind unser höchstes Gut unsere Mitarbeiter. Sie sind es, die den Erfolg unseres Geschäftes ausmachen und für unser Ziel – zufriedene Kunden und Kandidaten – arbeiten und verantwortlich sind. Und das sind nicht nur einzelne Köpfe, sondern das Team als Ganzes.
Deshalb war das Ziel unseres Provisionsmodells auch, dass auch alle, die zum Ergebnis beitragen, dazu motiviert, belohnt und gefördert werden. Wichtig war uns außerdem, dass unser Modell auf Nachhaltigkeit ausgerichtet ist und nicht ständig verändert werden muss. Wir haben über einen langen Zeitraum verschiedene Provisionsmodelle unter die Lupe genommen und gemeinsam mit unseren Mitarbeitern unser TreuenFels-Provisionsmodell ausgearbeitet. Ob es so funktioniert, wie wir uns und das Team es sich wünscht, überprüfen wir durch jährliche Mitarbeiterbefragungen.

Die Ziele unseres Provisionsmodells sind:

  1. Mitarbeitermotivation und –bindung durch eine gerechte Entlohnung und verbesserte Unternehmenskultur.
  2. Förderung der Teamarbeit innerhalb der Division und divisionsübergreifend.
  3. Erhöhung der Transparenz hinsichtlich der im Unternehmen erwirtschafteten Umsätze/Roherträge.
  4. Verbesserung Forderungsmanagement durch schnellere Rechnungsstellung und zügigere Bezahlung der offenen Forderungen durch die Kunden.

Wichtig ist uns, dass sowohl die Leistung jedes einzelnen Consultant gemessen wird als auch die Teamleistung. Das haben wir über folgendes Modell erreicht:

  1. Spielregeln
    Für unser Provisionsmodell haben wir Spielregeln vereinbart. Dazu zählen beispielsweise das Teamverständnis („Wir statt ich“), ein gemeinsames Qualitätsverständnis (oberstes Ziel ist die Kunden- und Kandidatenzufriedenheit) sowie Regeln die Umsetzung betreffend. Damit sich alle an die Spielregeln halten, führen wir einen offenen Dialog, auch bei Konflikten.
  2. Zielvereinbarung je Mitarbeiter (Jahreszielvereinbarung)
    Mit jedem Mitarbeiter wird eine Jahreszielvereinbarung getroffen. Bei uns basiert diese auf dem Rohertrag. Da unser Geschäft über das Jahr hinweg saisonalen Schwankungen unterworfen ist, gibt es neben dem Jahresziel auch noch vier Quartalsziele. Das ermöglicht den einzelnen Mitarbeitern, nach einem vielleicht schlechteren Quartal immer noch ihr Jahresziel zu erreichen. Die Provision wird, damit alle beteiligten Mitarbeiter auch honoriert werden, anteilig berechnet. So können bis zu vier Personen zu je 25 Prozent an einem Erfolg beteiligt werden: wer den Auftrag akquiriert, wer den Auftrag selbst abschließt, wer den Kandidaten akquiriert und wer den Kandidaten vermittelt.
  3. Wöchentlicher Forecast Auftragsentwicklung in Excel „Faktorenliste“
    Eine für alle einsehbare Liste mit dem Forecast dokumentiert, wer für welchen Kunden und Kandidaten arbeitet. Die Excel-Liste wird von allen Vertriebsmitarbeitern Der Zusatzeffekt ist eine bessere Kommunikation mit der Buchhaltung. Die Liste dient zur Kontrolle für Consultants und die Buchhaltungsmitarbeiter was die Rechnungsschreiben, Umsatzhöhe und Kostenstellenprüfung betrifft. Diese Forecast-Liste macht es nach Abschluß eines Geschäftes auch möglich nachzuvollziehen, wer zu welchem Anteil an dem Erfolg beteiligt war.
  4. Quartalsweise Zielbetrachtungen, Provisionsermittlungen und Teilausschüttungen
    Jeder Mitarbeiter kann zwei Provisionen erhalten. Eine Provision wird aufgrund eines Quartalsziels errechnet, eine auf Basis eines Jahresziels. Das Quartalsergebnis zweigt die volle Transparenz beim Umsatz: Welches Geschäft wurde abgeschlossen, welcher Kunde hat wann und wie (voll- oder teilweise) bezahlt. Zur Provisionsermittlung haben wir ein Exceltemplate, welches die Einsichtnahme des Mitarbeiters erlaubt. Die Quartalsumsätze werden mit dem Forecast abgeglichen, etwaige Unstimmigkeiten oder Konflikte werden zwischen den Mitarbeitern geklärt.
  5. Quartalsweise Mitarbeitergespräche
    In den quartalsweise stattfindenden Gesprächen werden bei uns das abgelaufene Quartal (Auftragslage/Umsetzung etc.), das kommendes Quartal (Auftragslage („Pipeline“) sowie die Strategie zur Umsatzverbesserung besprochen. Zudem wird nach Besprechung des Quartalsergebnisses die Teilausschüttung der Provision vorgenommen.
  6. Jahresendgespräch und Zielvereinbarung Folgejahr
    Im Jahresendgespräch werden die avisierten Ziele überprüft und es wird eine Zielvereinbarung für das Folgejahr getroffen.

Voraussetzung für das erfolgreiche Funktionieren unseres Provisionsmodells ist die schon angesprochene Offenheit. Die Mitarbeiter führen miteinander einen offenen Dialog, auch bei Konflikten. Nur mit Offenheit und einer konstruktiven Auseinandersetzung funktioniert unser Modell. Dazu zählt auch die erreichte volle Transparenz der im Unternehmen erwirtschafteten Umsätze/Roherträge. Ein durchaus angenehmer Nebeneffekt ist ein deutlich verbessertes Forderungsmanagement: Vertrieb und Buchhaltung arbeiten wesentlich enger zusammen, denn Provisionen fließen nicht bei Abschluß des Geschäfts, sondern erst nach Begleichung der Forderung durch den Kunden. Unser Provisionsmodell hat sich bewährt – das können wir vier Jahren nach Einführung sagen. Die Teamzusammenarbeit funktioniert ausgezeichnet, die Mitarbeiter arbeiten sich gegenseitig zu und bringen ihre Stärken ein. Wir können auch Mehrleistung belohnen, was den Mitarbeitern einen zusätzlichen Anreiz bietet. Jeder nach seinen Stärken, Offenheit und Transparenz – das macht sicherlich den Erfolg aus. Unser Provisionsmodell macht TreuenFels auch für neue Mitarbeiter als Arbeitgeber attraktiv.