Juni 2015

Gastbeitrag von Doris Mailänder, Geschäftsführerin der  TreuenFels GmbH, Hamburg (www.treuenfels.com)

Mit Provisionsmodellen ist das so eine Sache. Zumeist will das Unternehmen durch Provisionen zu mehr Leistung anspornen, variable Vergütung wird hauptsächlich unter dem Blickwinkel der Motivation betrachtet. Als Personalberatungsgesellschaft sehen wir häufig die Tücken der unterschiedlichen Provisionsmodelle bei unseren Kunden: Was den einen Mitarbeiter anspornt, führt bei dem anderen vielleicht zu Frustration. Oft werden nur bestimmte Mitarbeitergruppen provisioniert, andere fallen quasi unter den Tisch. Will man als Unternehmen nicht nur kurzfristige, operative Ziele vergüten, sondern auch strategische, langfristige Ziele, und möchte man alle Mitarbeiter einbeziehen und mit im Boot behalten, so muss man sich als Unternehmen strategisch mit dem Thema leistungsgerechte Vergütung und Provision auseinandersetzen. Das haben wir bei der Firma TreuenFels 2011 intensiv getan. Als inhabergeführte Personalberatungsgesellschaft sind unser höchstes Gut unsere Mitarbeiter. Sie sind es, die den Erfolg unseres Geschäftes ausmachen und für unser Ziel – zufriedene Kunden und Kandidaten – arbeiten und verantwortlich sind. Und das sind nicht nur einzelne Köpfe, sondern das Team als Ganzes.
Deshalb war das Ziel unseres Provisionsmodells auch, dass auch alle, die zum Ergebnis beitragen, dazu motiviert, belohnt und gefördert werden. Wichtig war uns außerdem, dass unser Modell auf Nachhaltigkeit ausgerichtet ist und nicht ständig verändert werden muss. Wir haben über einen langen Zeitraum verschiedene Provisionsmodelle unter die Lupe genommen und gemeinsam mit unseren Mitarbeitern unser TreuenFels-Provisionsmodell ausgearbeitet. Ob es so funktioniert, wie wir uns und das Team es sich wünscht, überprüfen wir durch jährliche Mitarbeiterbefragungen.

Die Ziele unseres Provisionsmodells sind:

1. Mitarbeitermotivation und –bindung durch eine gerechte Entlohnung und verbesserte Unternehmenskultur.
2. Förderung der Teamarbeit innerhalb der Division und divisionsübergreifend.
3. Erhöhung der Transparenz hinsichtlich der im Unternehmen erwirtschafteten Umsätze/Roherträge.
4. Verbesserung Forderungsmanagement durch schnellere Rechnungsstellung und zügigere Bezahlung der offenen Forderungen durch die Kunden.

Wichtig ist uns, dass sowohl die Leistung jedes einzelnen Consultant gemessen wird als auch die Teamleistung. Das haben wir über folgendes Modell erreicht:

1. Spielregeln
   Für unser Provisionsmodell haben wir Spielregeln vereinbart. Dazu zählen beispielsweise das Teamverständnis („Wir statt ich“), ein gemeinsames Qualitätsverständnis (oberstes Ziel ist die Kunden- und Kandidatenzufriedenheit) sowie Regeln die Umsetzung betreffend. Damit sich alle an die Spielregeln halten, führen wir einen offenen Dialog, auch bei Konflikten.
2. Zielvereinbarung je Mitarbeiter (Jahreszielvereinbarung)
   Mit jedem Mitarbeiter wird eine Jahreszielvereinbarung getroffen. Bei uns basiert diese auf dem Rohertrag. Da unser Geschäft über das Jahr hinweg saisonalen Schwankungen unterworfen ist, gibt es neben dem Jahresziel auch noch vier Quartalsziele. Das ermöglicht den einzelnen Mitarbeitern, nach einem vielleicht schlechteren Quartal immer noch ihr Jahresziel zu erreichen. Die Provision wird, damit alle beteiligten Mitarbeiter auch honoriert werden, anteilig berechnet. So können bis zu vier Personen zu je 25 Prozent an einem Erfolg beteiligt werden: wer den Auftrag akquiriert, wer den Auftrag selbst abschließt, wer den Kandidaten akquiriert und wer den Kandidaten vermittelt.
3. Wöchentlicher Forecast Auftragsentwicklung in Excel „Faktorenliste“
   Eine für alle einsehbare Liste mit dem Forecast dokumentiert, wer für welchen Kunden und Kandidaten arbeitet. Die Excel-Liste wird von allen Vertriebsmitarbeitern Der Zusatzeffekt ist eine bessere Kommunikation mit der Buchhaltung. Die Liste dient zur Kontrolle für Consultants und die Buchhaltungsmitarbeiter was die Rechnungsschreiben, Umsatzhöhe und Kostenstellenprüfung betrifft. Diese Forecast-Liste macht es nach Abschluß eines Geschäftes auch möglich nachzuvollziehen, wer zu welchem Anteil an dem Erfolg beteiligt war.
4. Quartalsweise Zielbetrachtungen, Provisionsermittlungen und Teilausschüttungen
   Jeder Mitarbeiter kann zwei Provisionen erhalten. Eine Provision wird aufgrund eines Quartalsziels errechnet, eine auf Basis eines Jahresziels. Das Quartalsergebnis zweigt die volle Transparenz beim Umsatz: Welches Geschäft wurde abgeschlossen, welcher Kunde hat wann und wie (voll- oder teilweise) bezahlt. Zur Provisionsermittlung haben wir ein Exceltemplate, welches die Einsichtnahme des Mitarbeiters erlaubt. Die Quartalsumsätze werden mit dem Forecast abgeglichen, etwaige Unstimmigkeiten oder Konflikte werden zwischen den Mitarbeitern geklärt.
5. Quartalsweise Mitarbeitergespräche
   In den quartalsweise stattfindenden Gesprächen werden bei uns das abgelaufene Quartal (Auftragslage/Umsetzung etc.), das kommendes Quartal (Auftragslage („Pipeline“) sowie die Strategie zur Umsatzverbesserung besprochen. Zudem wird nach Besprechung des Quartalsergebnisses die Teilausschüttung der Provision vorgenommen.
6. Jahresendgespräch und Zielvereinbarung Folgejahr
   Im Jahresendgespräch werden die avisierten Ziele überprüft und es wird eine Zielvereinbarung für das Folgejahr getroffen.

Voraussetzung für das erfolgreiche Funktionieren unseres Provisionsmodells ist die schon angesprochene Offenheit. Die Mitarbeiter führen miteinander einen offenen Dialog, auch bei Konflikten. Nur mit Offenheit und einer konstruktiven Auseinandersetzung funktioniert unser Modell. Dazu zählt auch die erreichte volle Transparenz der im Unternehmen erwirtschafteten Umsätze/Roherträge. Ein durchaus angenehmer Nebeneffekt ist ein deutlich verbessertes Forderungsmanagement: Vertrieb und Buchhaltung arbeiten wesentlich enger zusammen, denn Provisionen fließen nicht bei Abschluß des Geschäfts, sondern erst nach Begleichung der Forderung durch den Kunden. Unser Provisionsmodell hat sich bewährt – das können wir vier Jahren nach Einführung sagen. Die Teamzusammenarbeit funktioniert ausgezeichnet, die Mitarbeiter arbeiten sich gegenseitig zu und bringen ihre Stärken ein. Wir können auch Mehrleistung belohnen, was den Mitarbeitern einen zusätzlichen Anreiz bietet. Jeder nach seinen Stärken, Offenheit und Transparenz – das macht sicherlich den Erfolg aus. Unser Provisionsmodell macht TreuenFels auch für neue Mitarbeiter als Arbeitgeber attraktiv.